L’integrazione di soluzioni ECM con dispositivi di stampa smart permette di migliorare l’efficienza operativa, garantire la sicurezza dei dati, implementare strategie di sostenibilità e sfruttare le potenzialità dell’AI per automatizzare e migliorare i flussi di lavoro
Smart printing ed Enterprise content management (ECM) sono elementi complementari nella vita aziendale. L’integrazione non solo rafforza la sicurezza dei dati e implementa strategie di sostenibilità, ma sfrutta l’intelligenza artificiale per automatizzare e ottimizzare i flussi di lavoro. Non si tratta solo di una tendenza, ma di una necessità per le aziende che puntano a migliorare la gestione delle informazioni e dei documenti, riducendo costi e sprechi, promuovendo maggiore produttività e una gestione delle risorse più dinamica e adattabile alle mutevoli esigenze.
Quando si parla di Smart printing ci si riferisce a una modalità intelligente per gestire la stampa d’ufficio. Le soluzioni smart, infatti, sono in grado di ottimizzare il processo di stampa grazie a funzionalità innovative e alla capacità di connettersi a reti e dispositivi, anche in modalità wireless. Una stampante smart può dialogare con PC, tablet e smartphone, consentendo di gestire la stampa direttamente da questi dispositivi. Inoltre, dispone di funzionalità aggiuntive che la trasformano in uno strumento utile a svolgere anche attività come la gestione di documenti riservati. Le soluzioni più avanzate di smart printing dispongono di protocolli di sicurezza di ultima generazione per la protezione dei dati più sensibili. Supportano le funzioni di autenticazione da parte degli utenti, creano report e sono in grado di crittografare i dati, consentono la riduzione del tempo di esecuzione delle operazioni richieste e favoriscono l’aumento della produttività.
Lo Smart printing aiuta a migliorare l’esperienza di stampa anche grazie alla creazione di documenti elettronici in più formati, rendendo più semplice la gestione dei documenti e la protezione dei dati. Le soluzioni più avanzate permettono di ottimizzare, attraverso il monitoraggio del parco macchine installato, l’attività di stampa anche in termini di costi e consumi e di risparmio energetico. Parlando di numeri, secondo la piattaforma di ricerca Statista, il fatturato relativo al mercato di stampanti e fotocopiatrici, in Europa, ammonterà a 1,9 miliardi di dollari entro fine 2024. Il tasso annuo di crescita composto (CAGR), previsto per il periodo 2024 – 2028, salirà annualmente dello 0,64%.
Entro il 2028, il volume del mercato globale delle stampanti toccherà i 16,5 milioni di unità vendute, anche se per il 2025 si prevede un calo dei volumi dello 0,2% rispetto all’anno precedente. Tra le nazioni europee, la Germania si distingue per una crescita della domanda di stampanti ecologiche, perché la sostenibilità è ritenuta un obiettivo chiave per le aziende. Uscendo dall’Europa, il paese che genera i ricavi più ampi nel settore stampanti e fotocopiatrici è la Cina: il fatturato previsto da Statista per la fine del 2024, supera i due miliardi di dollari. Se tradizionalmente lo Smart printing si riferisce alla stampa d’ufficio, l’approccio smart è scelto anche da quanti propongono servizi di stampa a livello professionale. Secondo l’European union commercial online printing market forecast 2023-2027, che si riferisce al mercato della stampa commerciale online nell’Unione europea, questo settore crescerà di 2,3 miliardi di dollari, con un CAGR del 6,63% tra il 2022 e il 2027. In quest’area, giocheranno un ruolo significativo i servizi di print-on-demand mentre saranno sempre più apprezzate le tecnologie di stampa digitale e i servizi a valore aggiunto che consentono un maggior numero di opzioni per soddisfare differenti esigenze di stampa. I servizi web-to-print garantiscono la flessibilità necessaria per rispondere a esigenze in continua evoluzione, garantendo tempi di consegna più rapidi e contenimento dei costi.
PIÙ VALORE AI CONTENUTI AZIENDALI
Quando si parla di Enterprise content management, si intendono funzionalità pensate per acquisire, memorizzare, attivare, analizzare e automatizzare i contenuti aziendali, ricavando nuovo valore da dati in precedenza non strutturati e non disponibili. Se gestiti in modo efficace, i contenuti si trasformano in informazioni utili da impiegare per coinvolgere i clienti, favorire la collaborazione, migliorare le performance e i processi aziendali. Secondo IDC, più le organizzazioni comprendono il valore del passaggio ad applicazioni modulari e architetture cloud e di servizi, più ricorrono a content services application evolute. In una recente indagine condotta da IDC in Europa occidentale, un intervistato su cinque ha dichiarato che la propria azienda sta sperimentando programmi per fornire l’accesso remoto alla gestione dei contenuti, inclusi hardware e software approvati. Circa il 16% dei rispondenti ha affermato che grazie alla tecnologia hardware e software della propria organizzazione, supportata da personale competente, è possibile l’accesso remoto all’ecosistema dei contenuti aziendali. Inoltre, circa il 7% degli intervistati ha dichiarato che l’accesso ai sistemi di gestione dei contenuti è indipendente dalla posizione geografica e che l’esperienza è comparabile tra le varie sedi. L’intelligenza artificiale è sempre più valorizzata, poiché aiuta a personalizzare l’esperienza, rendendola predittiva e in costante miglioramento.
MERCATO IN CRESCITA
Nel 2023, IDC ha fatto convergere le aree ECM e CSC (Content sharing and collaboration) in un unico mercato funzionale, ora denominato applicazioni di servizi di contenuto, di cui ECM e CSC sono sottomercati. Secondo IDC, il mercato delle applicazioni per i servizi di contenuti dell’Europa occidentale crescerà a un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 9,0% per il periodo 2022-2027, da 3,4 miliardi di dollari nel 2022 a 4,9 miliardi di dollari nel 2027. Il sottomercato ECM dell’Europa occidentale vedrà un CAGR in aumento del 7,8% per il 2022-2027, da 1,2 miliardi di dollari nel 2022 a 1,7 miliardi di dollari nel 2027. Il sottomercato CSC dell’Europa occidentale, per lo stesso periodo, salirà a un CAGR del 9,7%, passando da due miliardi di dollari nel 2022 a 3,1 miliardi di dollari nel 2027.
Oggi, le organizzazioni vogliono aumentare l’efficienza operativa, supportando anche modelli di lavoro flessibile e fornendo una customer experience di qualità. Di conseguenza in ambito ECM e CSC, le soluzioni evolveranno passando a modelli sempre più flessibili e personalizzabili, che valorizzano l’intelligenza artificiale. L’AI generativa creerà valore aggiunto ai contenuti. Le imprese che non se ne renderanno conto resteranno indietro. Oltre che per generare nuovi testi, l’intelligenza artificiale generativa potrà riassumere documenti lunghi ed evidenziare temi chiave, estrarre informazioni importanti da note e trascrizioni di riunioni e contrassegnare informazioni personali o altri argomenti sensibili. Potrà anche migliorare le capacità di ricerca e condivisione delle conoscenze.
Strategiche, le architetture modulari abilitate per il cloud, in quanto garantiscono l’interoperabilità necessaria per capitalizzare l’attenzione su efficienza e modernizzazione. Gli ultimi progressi nell’infrastruttura, nei container e nei microservizi cloud-native offrono agli acquirenti agilità, portabilità scalabilità, senza dimenticare la riduzione dei costi. Particolarmente significativa, anche l’aggiunta di servizi per supportare una porzione della catena di fornitura dei contenuti. Infine, con la natura più distribuita del lavoro e l’aumento delle normative sulla protezione dei dati a livello regionale e aziendale, i fornitori di servizi di contenuti devono mantenere la sicurezza e la conformità dei dati secondo gli standard di governance. Man mano che il lavoro si diffonde nel mondo, è importante fornire un framework di contenuti dinamico e agile, in grado di supportare carichi di lavoro “geoportabili” nel cloud, inclusa la gestione dell’accesso degli utenti, delle autorizzazioni, delle localizzazioni e delle attività a livello di metadati.
ESIGENZE IN TRASFORMAZIONE
Anche i vendor attivi in area ECM e Smart printing confermano che le esigenze delle aziende sono in evoluzione. Secondo Luca Motta, head of sales Office Print di Epson Italia, il mondo del lavoro ha subito una significativa trasformazione verso modelli ibridi dinamici, che necessitano di strumenti capaci di adattarsi a situazioni in continuo divenire. «La tecnologia – dichiara Motta – ha un ruolo chiave abilitante. Le aziende più attente alla rimodulazione del workplace hanno compreso come sia necessario integrare iniziative di digital transformation, basate sul cloud, anche per la parte di printing, con la stampa da dispositivi mobile e la stampa da remoto, e un incremento del livello di sicurezza».
Antonino Migliore, product business developer DP&S di Canon Italia spiega che, in tema di Smart printing ed ECM, le soluzioni Canon per il mondo del workspace rientrano nella Easy Experience, ovvero un’esperienza di gestione della stampa e dell’informazione semplice e funzionale. «I Managed Print Services di Canon – continua Migliore – combinano tecnologie hardware e servizi per gestire in modo facile e sicuro l’infrastruttura di stampa e scansione sia negli uffici sia negli ambienti domestici. Canon dispone di servizi su misura per soddisfare le esigenze di ogni azienda, indipendentemente dalla dimensione o dal mercato di riferimento». Si va dai servizi di base come la gestione del parco dispositivi, l’ottimizzazione della stampa, il monitoraggio da remoto e il customer reporting fino ai servizi avanzati per la gestione multivendor e l’assistenza, il supporto di livello enterprise per favorire la collaborazione e la creazione di processi adeguati attraverso casi d’uso specifici con le SmartAPP.
Inoltre, Canon dispone di una suite di soluzioni completa, scalabile e flessibile per l’ottimizzazione dei contenuti e la gestione dei documenti, che semplifica i processi aziendali e l’automazione dei processi standard». Oggi, le soluzioni più interessanti sul versante dello Smart printing – spiega Motta di Epson – «permettono di ottimizzare efficienza e produttività in ambienti di lavoro distribuiti, garantendo la sicurezza – come autenticazione utente e crittografia dei dati – e misurando l’efficacia del processo di stampa in un’ottica di sostenibilità. Epson offre ai collaboratori la possibilità di stampare da casa in sicurezza senza uscire dalla VPN aziendale, anche quando usano la stampante personale».
TRE ELEMENTI STRATEGICI
Sicurezza, intelligenza artificiale e cloud sono elementi sempre più strategici per le imprese che desiderano valorizzare l’ECM e lo Smart printing. In base a una recente indagine di Canon, che ha coinvolto 1709 IT manager provenienti da sette paesi europei, la sicurezza delle informazioni è la sfida più grande da affrontare. «Canon progetta dispositivi hardware e software secure by design» – spiega Migliore. «La sicurezza parte da lontano, da macchine ingegnerizzate in modo da adeguarsi alle esigenze del cliente, grazie alle operazioni di hardening, e da una costante manutenzione degli elementi che compongono l’infrastruttura tecnologica di documenti e informazioni. Grazie a questo approccio, Quocirca ha riconosciuto Canon come leader del settore nella sicurezza della stampa e dei documenti, qualificandoci come partner di fiducia per ottimizzare la configurazione del lavoro ibrido».
La sicurezza è una componente critica delle soluzioni di stampa. «Le stampanti connesse alla rete aziendale, da cui passa la gestione documenti, possono essere vulnerabili agli attacchi informatici» – spiega Luca Dongiovanni, product manager Office Solutions di Konica Minolta. «Per questo Konica Minolta usa misure rigorose per proteggere i dati aziendali, quali crittografia dei dati, autenticazione utente, monitoraggio e audit. Garantiamo la protezione dei dati sensibili attraverso l’uso di protocolli di crittografia avanzati, sia durante la trasmissione sia nell’archiviazione. Inoltre i nostri dispositivi supportano sistemi di autenticazione robusti, come badge e PIN, per assicurare che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai documenti. Infine, le nostre soluzioni includono strumenti di monitoraggio che tracciano le attività delle stampanti, permettendo di rilevare e rispondere rapidamente a comportamenti sospetti».
Sul versante dell’implementazione di soluzioni di intelligenza artificiale – secondo Migliore di Canon – nell’ultimo anno si è verificata una rapida crescita, destinata a continuare. Nel mondo del printing vale la pena menzionare la Robotic process automation. «Questa tecnologia software consente di automatizzare le attività umane manuali, ripetitive e basate su regole. Funziona replicando le azioni di una persona, interagendo con una o più applicazioni software per eseguire attività come l’inserimento dei dati, l’elaborazione delle normali transazioni o la risposta a semplici domande del servizio clienti».
Anche il cloud è fondamentale. «È uno strumento inalienabile per ogni azienda che voglia gestire documenti in modalità di lavoro ibrido» – afferma Migliore. «La cosiddetta “nuvola” consente di lavorare da ogni luogo e disporre di informazioni in modo collaborativo e immediato nella rete aziendale. La connettività cloud, nativa nei dispositivi Canon, permette di avviare lavori di stampa e inviare scansioni a provider di archiviazione cloud come OneDrive, Dropbox o Google Drive». Per Canon alla base di questi processi c’è il software uniFLOW Online, che per il sesto anno consecutivo ha vinto il premio Buyers Lab (BLI) 2024 nella categoria Outstanding Cloud Output Management Solution.
Sull’importanza del cloud concorda anche Motta di Epson: «Il cloud è un potente alleato dello Smart printing, nel processo completo, dal documento alla stampa. I sistemi di acquisizione e stampa per l’ufficio che consentono un dialogo continuo fra fisico e digitale, permettono di popolare e accedere a piattaforme di condivisione e di lavoro in modo flessibile, produttivo e sicuro, restituendo, dove necessario, con la stampa, il documento alla sua fisicità».
L’IMPERATIVO DELLA SOSTENIBILITÀ
La sostenibilità sta diventando un criterio cruciale nelle decisioni aziendali riguardanti la gestione dei documenti e la stampa, non solo per i benefici economici e operativi, ma anche per rispondere alle aspettative sociali e normative sempre più stringenti. Secondo il sondaggio Global ESG Practitioner Survey 2023, condotto da Workiva, il 97% delle aziende intervistate concorda sul fatto che l’accesso alla tecnologia e ai dati sarà essenziale per raggiungere gli obiettivi ESG. «Una solida infrastruttura digitale – spiega Migliore di Canon – può fornire informazioni dettagliate su parametri importanti, come la quantità di anidride carbonica emessa, e offrire una panoramica della tecnologia relativa all’identità, alla posizione e allo stato dei componenti. E comprende strumenti in grado di valutare il marchio, l’età, i volumi di stampa, la sicurezza e il comportamento di stampa e scansione, consentendo di misurare l’impatto ambientale dell’intero parco hardware».
L’introduzione dello Smart printing comporta una trasformazione significativa in termini di efficienza e monitoraggio continuo, riducendo gli sprechi, ottimizzando i processi e gestendo le risorse in modo ottimale, favorendo così una maggiore sostenibilità. «Se a questi processi – precisa Motta di Epson – aggiungiamo la scelta di tecnologie di stampa a basso impatto ambientale, come la tecnologia inkjet – ed Epson va oltre con la esclusiva tecnologia di stampa a freddo Heat-Free – la sostenibilità del sistema diventa concreta e misurabile». Il concetto di “ufficio digitale”, introdotto da Konica Minolta già da diversi anni, comprende dispositivi di stampa, soluzioni per la gestione dei documenti e software per l’ottimizzazione dei processi aziendali. Questi strumenti aiutano le imprese a lavorare in modo sempre più connesso e flessibile, adattandosi alle esigenze dell’ambiente di lavoro distribuito.
«Oggi, Konica Minolta sviluppa soluzioni di Smart printing e document management che permettono alle aziende di lavorare in modo più sostenibile» – spiega Dongiovanni. «La sostenibilità è una priorità. Konica Minolta si impegna a trasformare questa sfida in opportunità, con soluzioni innovative che riducono l’impatto ambientale e migliorano efficienza e sicurezza dei processi aziendali».
L’offerta ECM e Smart printing di Konica Minolta – secondo il product manager – mette a sistema efficienza e produttività, riduzione dei costi e impatto ambientale, con soluzioni progettate per ottimizzare i flussi di lavoro aziendali. «Tramite la digitalizzazione e l’automazione dei processi documentali, aiutiamo le aziende a ridurre il tempo speso nella gestione dei documenti e a migliorare la produttività. Le piattaforme come Dispatcher Phoenix automatizzano i processi ripetitivi, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività a valore aggiunto. Dal momento che per le aziende è importante controllare i costi operativi, le nostre stampanti multifunzione utilizzano tecnologie avanzate che riducono il consumo di carta e inchiostro. Inoltre, l’implementazione di sistemi di gestione energetica garantisce un uso efficiente dell’energia, riducendo le spese operative. Le soluzioni di manutenzione predittiva aiutano a evitare guasti e a ridurre i tempi di inattività, migliorando la continuità operativa».
Sul versante dell’impatto ambientale, la sostenibilità è al centro della strategia di Konica Minolta. «Usiamo inchiostri a basso impatto, materiali riciclati e riciclabili. Inoltre le nostre soluzioni sono progettate per minimizzare il consumo energetico. Konica Minolta supporta le aziende nel raggiungere gli obiettivi di sostenibilità, promuovendo pratiche ecologiche in tutti gli aspetti della gestione documentale».
PAROLE CHIAVE PER IL FUTURO
In conclusione, quale sarà il futuro dello Smart printing e dell’ECM? Intelligenza artificiale, efficienza, sicurezza e sostenibilità ambientale saranno le parole chiave che guideranno questi mercati. «Il futuro dello Smart printing si svilupperà con funzionalità di intelligenza artificiale in molte aree del processo di stampa, dalla gestione proattiva delle risorse alla personalizzazione dinamica delle impostazioni e delle esperienze di stampa» – come commenta Motta di Epson e come conferma l’associazione di categoria ASSOIT.
Konica Minolta prevede un futuro in cui le soluzioni di ECM e Smart printing saranno sempre più interconnesse. «Con soluzioni che rispondono alle esigenze in evoluzione delle aziende, vogliamo creare un futuro dove efficienza, sicurezza e rispetto per l’ambiente siano integrati» – spiega Dongiovanni. «Siamo pronti a supportare le imprese nella transizione verso pratiche più sostenibili, mantenendo alta la produttività e riducendo i costi operativi». La missione di Konica Minolta è chiara: «Vogliamo trasformare le sfide di sostenibilità e sicurezza in opportunità di crescita e miglioramento per i clienti, attraverso soluzioni di stampa e gestione documentale intelligenti, sicure ed eco-friendly».
