La piattaforma Docsweb di SB Italia ha un modulo verticale dedicato al procurement con cui semplificare le operazioni e la gestione dei processi
In un mondo aziendale sempre più competitivo, il ruolo del direttore acquisti diventa cruciale. Gestire processi complessi che coinvolgono diversi dipartimenti è una sfida quotidiana. Qui entra in gioco la digitalizzazione dei processi di procurement, che trasformano una necessità in un’opportunità strategica. Ed è l’idea alla base di Docsweb Digital Procurement, una soluzione che si pone come piattaforma unica per la gestione digitale delle relazioni con i fornitori, dalla qualifica, alla richiesta di offerta, fino alla gestione delle richieste di acquisto e alla conferma d’ordine.
Docsweb di SB Italia nasce per gestire tutti i principali processi digitali di un’azienda. Nelle imprese, questi processi si distinguono in strutturati e non strutturati. “I primi sono già coperti da software tradizionali, come gli ERP mentre i secondi vengono ancora gestiti in maniera classica, spesso con documenti di carta o file singoli, non incrociati con altre soluzioni” spiega Pablo Pellegrini, Business Unit Manager Process and Document Automation & BPO di SB Italia. In tale ambito, assume una valenza fondamentale l’integrazione di tutte le attività di un’organizzazione in sistemi informativi aziendali, tramite un “cervello” centrale, che nell’ottica di SB Italia, è rappresentato da Docsweb. Sui processi strutturati, Docsweb completa e aiuta i sistemi nelle fasi di processo non ancora coperte dalla tecnologia. Un esempio è nella tecnologia “push”, integrata a Docsweb, che, con la semplicità di un messaggio email o sms, automatizza le operazioni di ogni reparto, non lasciando nulla indietro. Nei processi non strutturati invece, Docsweb interviene non tanto per digitalizzare i flussi ma per farli “parlare” tra di loro, metterli in concerto, e trarre maggiore vantaggio dalle informazioni che provengono dall’interno o dall’esterno.
“Tutto ciò è possibile grazie alle varie componenti tecnologiche di SB Italia. Si va dalla collaborazione in smart working alla firma elettronica e grafometrica, i BPM, il document&content management e la conservazione digitale. Non manca la fatturazione elettronica e l’automazione dei processi RPA”. Si tratta di mattoncini che si basano su tre pillar condivisi: il primo è l’integrazione sui sistemi già presenti in azienda, poi la personalizzazione delle applicazioni sulle necessità del cliente e infine la compliance con le normative di riferimento. Da questi mattoncini, SB Italia è partita per realizzare delle solutions verticali costruite su Docsweb, che fa da collante ai singoli add-on da aggiungere di volta in volta. “La profondità applicativa di questi software è comparabile a quelle delle altre piattaforme sul mercato, ma siamo gli unici ad avere una piattaforma così completa e profonda” prosegue il manager.
Il Digital Procurement
Come detto, una delle soluzioni nel portafoglio di SB Italia è incentrata sul Digital Procurement. “In questo caso si procede per step, che grazie a Docsweb diventano totalmente digitali, anzi di più”. Con la funzione Smart Digital Procurement il dialogo con il fornitore può avvenire tramite la tecnologia push Attiva (via e-mail o sms), una funzionalità diretta che aumenta la comunicazione azienda/fornitore ed rende più efficiente il processo; velocizza infatti le attività, soprattutto quelle time consuming, inviando notifiche agli stakeholder con pochi clic da compiere per accettare offerte, modificarle e mandare avanti il processo. “Una conseguenza del push è la sensazione che committente e fornitore stiano lavorando sulla stessa piattaforma. In realtà non è così: è il messaggio di posta che ricrea la semplicità di utilizzo, con l’opportunità di rivedere i feedback forniti. Il Digital Procurement segue il processo degli acquisti, dall’inizio alla fine, senza sovrapporsi all’ERP aziendale, anzi integrandosi con questi, mantenendo flessibilità e dinamicità”.
La modalità push, secondo Pellegrini, è un metodo talmente apprezzato da essere richiesta anche dagli attori interni alle imprese e non solo nel rapporto con i fornitori. “Il bello è che la tecnologia è intuitiva e non necessita di formazione, vista l’assenza di interfacce specifiche è la riduzione ad una email che tiene traccia dei passaggi necessari a portare avanti un workflow”. Oltre a ciò, la soluzione di SB Italia sposa la cosiddetta multicanalità, con la possibilità di collegarsi ad un portale dove visionare tutti i passi compiuti fino a quel momento. Come area funzionale, la trasformazione del digital procurement per SB Italia può anche eseguire il controllo del budget e delle scadenze, liberando le risorse addette a tali compiti per attività di valore aggiunto. “Avere un sistema che parla con l’EPR e può seguire anche eventuali problemi con il fornitore è un vantaggio assoluto in termini di efficienza. Qualcosa che ogni realtà dovrebbe avere per adottare un’innovazione concreta e finalizzata all’ottimizzazione continua del business”.
