Con Digital HR la solution di Docsweb, SB Italia semplifica le procedure di assunzione, gestione e organizzazione del personale
Il mondo delle HR è sempre stato un’isola peculiare all’interno di una singola impresa. Un contesto, prima del Covid-19, poco propenso alla digitalizzazione. Il motivo? Il manager HR ha sempre preferito tenere protette le informazioni relative alle risorse umane rispetto al resto dei dati condivisi internamente da un’organizzazione. Ci si è ritrovati, prima della pandemia, ad un’area human capital particolarmente attenta alle modalità di inserimento della digitalizzazione e questo ha creato una grande sfida. Il “fascicolo del dipendente”, non di rado, era in solo formato cartaceo, di difficile gestione ma meno incline a essere trafugato e utilizzato in maniera impropria. “Con l’avvento del Covid-19, la gestione remota dei dipendenti è diventata una necessità per tutti, e il cambiamento di approccio è stato non solo rapido ma essenziale” Con il Covid-19, il dipendente è divenuto un soggetto da gestire in remoto, per tutti, e qui il cambio di passo è stato necessario quanto veloce” sottolinea Pablo Pellegrini, Business Unit Manager Process and Document Automation & BPO di SB Italia. “Come fornitore, abbiamo lavorato nel corso dei mesi successivi per garantire sia la digital transformation dell’HR che la corretta governance e protezione del dato. Docsweb Digital HR è la soluzione progettata per semplificare e ottimizzare i processi di reclutamento, hiring, on-boarding e gestione dei collaboratori”.
Oltre le funzionalità di un HCM evoluto, Docsweb Digital HR integra anche dei caratteri distintivi. “Parliamo, ad esempio, della modalità push, che invia una mail di onboarding ai candidati per automatizzare il processo di hiring e rendere più agevole al candidato il rapporto con l’azienda, dalla proposta di assunzione alla corretta ricezione dei documenti. Non c’è più un ufficio HR che deve occuparsi di attività lunghe e spesso ripetitive. Il tutto a vantaggio di una ottimizzazione dei processi e di un accorciamento delle tempistiche di assunzione dei candidati per evitare d perdere opportunita’”. Digital HR è un modo per supportare le risorse umane e anche quelle realtà che sono estese sul territorio, come la grande distribuzione o il retail. “Quando realizziamo un progetto, Digital HR lavora su tre pillar. Il primo è la presenza di una perfetta integrazione informatica con i sistemi già presenti in azienda. Pensato sia per società enterprise che di medie dimensioni, ad oggi non abbiamo mai avuto criticità riguardanti l’interoperabilità: Digital HR comunica e si adatta ad ogni dimensione.
Il secondo pillar è la facilità di personalizzazione. Basata su Docsweb e su un frame low-code, per customizzare la soluzione non servono specialisti software ma consulenti applicativi che aggiungono o eliminano moduli a seconda delle esigenze. “Una flessibilità che nessun altro HCM ha oggi” prosegue il manager. L’ultimo punto è il rispetto delle policy di riferimento. “Conosciamo molto bene tutto ciò che ruota, a livello normativo, nel mondo delle risorse umane. Inoltre, seguiamo una best practice specifica: il recupero degli storici. Un cliente che entra nel nostro mondo può beneficiare di documenti che, originariamente in forma cartacea, vengono trasformati in digitale, così da creare un archivio veloce da consultare e sempre disponibile”. Secondo SB Italia, tutti i processi che oggi riguardano le risorse umane devono per forza di cose essere immersi in un’informazione liquida. “Ma ci rendiamo conto che non sempre e così e quindi, per cominciare, procediamo con la digitalizzazione che semplifica anche il nostro rapporto con il cliente stesso”.
Il valore della firma digitale: l’integrazione con la FEA
Nel contesto dell’HR, assume una valenza essenziale il contesto della firma. La risposta di SB Italia è AgileSign. “La piattaforma è unica in quanto caratteristiche, sia in Italia che in Europa quando si tratta di firma forte. Con questo termine, intendiamo quella tipologia di firma che può sostituire la sigla tradizionale. La Firma Elettronica Avanzata ha un vantaggio su tutti: la semplicità di adozione, soprattutto nel caso delle HR. Di norma, il riconoscimento del firmatario può avvenire “de visu”, con la comunicazione di persona, o in remoto, con le tecnologie di identità digitale. “AgileSign rende più facile l’identificazione della firma, basandosi su un riconoscimento precedente della risorsa, già avvenuta presso il datore di lavoro”. L’utente può eseguire la propria azione (Firma, Approva, Carica, Prendi Visione) scegliendo lo strumento che gli è più comodo e funzionale tra una semplice e-mail, un semplice sms, un’app, un sito web o una tavoletta grafometrica, se presente. Tutte le azioni possono essere eseguite dal proprio smartphone, tablet o computer.
Piano strategico di sostenibilità
L’identità digitale, nel merito di un candidato, è anche modo per ridurre i costi di spostamento e dunque migliorare la propria impronta ambientale. “Retail, GDO, organizzazioni con distaccamenti distribuiti, sono le realtà che più di altre possono beneficiare della remotizzazione dell’identità e della FEA, la firma elettronica avanzata che, in tempi di smart working, diventa una necessità e non più un’opzione”. Poter eseguire tutte le operazioni che riguardano i dipendenti in remoto, porta inevitabilmente a vantaggi anche dal punto di vista della trasparenza. “Creando un fascicolo digitale, per tutti i documenti pubblicabili, ci si assicura non solo di eliminare la carta ma anche di rendere le avarie attività relative all’HR scevre da inesattezze e irregolarità”.
L’HR è un’area che spesso è coinvolta anche nei piani strategici di sostenibilità ad ampio raggio, come la parità di genere. “Non a caso, SB Italia ma pensato a Digital HR come modo per ricevere e analizzare informazioni relative al benessere quotidiano degli impiegati. Uno strumento di miglioramento della vita in azienda” conclude Pellegrini.
