AptarGroup si è affidata al Competence Center SAP di Aubay per un nuovo gestionale di contabilità di locazione
Poter contare su un gruppo variegato, dalle skill differenti non è solo un vantaggio per l’azienda che fornisce un servizio ma per i clienti che si interfacciano con quell’azienda, da cui possono trarre spunti interessanti, anche in ottica futura. Ed è il caso di AptarGroup e della sua collaborazione con Aubay, Digital Service Company leader europea nelle aree della consulenza direzionale e dell’Information & Communication Technology. AptarGroup Inc. è una società globale che si occupa di produrre micropompe nebulizzatrici e dispenser, con un’esperienza di oltre mezzo secolo. Può contare su circa 13.500 dipendenti sparsi in 21 paesi e uno stock quotato alla Borsa di New York. Un gigante, nel vero senso del termine, che ad un certo punto della sua storia ha dovuto, per forza di cose, aggiornare alcuni flussi interni, partendo dall’applicativo di contabilità di locazione usato fino a quel momento, Nakisa.
Il motivo? Ridurre i tempi e i rischi attraverso l’ottimizzazione delle conformità in fase di leasing di tutti i principali prodotti associati, con circa 1.200 contratti per carrelli, elevatori, macchinari, auto aziendali, stampanti e altre tipologie di servizi. La priorità principale era la conformità alla ASC842 e la IFRS16 nelle regioni EMEA e LATAM. Gli obiettivi principali prevedevano anche il centralizzare e automatizzare gli sforzi, ridurre i rischi dal punto di vista della conformità e degli errori e creare efficienze per ottimizzare il tempo necessario al team nel compilare i report. Insomma, non solo tecnologia ma anche flessibilità nelle interfacce, puntualità e chiarezza, con un uso veloce e comprensibile. Ad accompagnare il percorso di AptarGroup è stato il Competence Center SAP di Aubay, che opera con una struttura dedicata all’erogazione di servizi di sviluppo applicativo, mantenendo tutti i vantaggi dell’offshore, focalizzandosi su aspetti quali la qualità del prodotto, flessibilità di utilizzo e costo.
“Abbiamo fatto seguito alle richieste di Aptar di garantire continuità con il passato, implementando e mantenendo le funzionalità degli standard” ci dice Gabriele Casalena, SAP Competence Center Director. “In questo modo, abbiamo sostituito e replicato gli stessi flussi e processi già presenti su Nakisa, trasferendo tutto nell’implementazione di SAP RE-FX, ossia SAP Flexible Real Estate Management, una soluzione di prim’ordine introdotta per la gestione immobiliare su larga scala. L’attivazione del modulo sullo stesso sistema ha permesso al gruppo di avere una maggiore efficienza ed efficacia nelle tempistiche, un minor rischio di errori ed anomalie, un accesso unico a un sistema globale e un approccio user friendly ai dati”. Come da premesse, Aubay ha lavorato per gestire i record di leasing in circa 20 paesi in conformità agli ultimi standard emessi da due enti finanziari: rispettivamente l’International Accounting Standard Board (IASB) e il Financial Accounting Standards Board (FASB) degli Stati Uniti, tenendo conto delle numerose localizzazioni in EMEA e LATAM.
Come si svolge il processo
“La prima cosa da fare è creare un contratto sul sistema, immettendo una serie di dati obbligatori e necessari per l’apertura e attivazione del contratto stesso. Devono inoltre venire specificate le condizioni con cui il contratto di leasing è stato aperto, necessarie per la creazione dell’asset, per il calcolo dei i canoni di locazione e altri pagamenti concordati con il partner contrattuale (ad esempio costi iniziali o forfait per spese di servizio). In questa fase si può simulare un flusso di cassa, per avere consapevolezza degli impatti economici del contratto stesso”.
Inserite tutte le condizioni, si fa partire il processo di valutazione, indicando ovviamente secondo quale regola o principio contabile questa debba essere calcolata. “Questa scelta è il driver per la derivazione dei conti sui cui le registrazioni contabili verranno eseguite”. Il processo di valutazione del contratto può essere effettuato in simulazione e, verificata la correttezza, deve essere convalidato. In base alla frequenza stabilita nel contratto, vengono effettuate le scritture contabili che possono essere eseguite in automatico alla scadenza o tramite attività manuale dell’utente. Le registrazioni rilevanti del contratto sono connesse all’ammortamento mensile del cespite; una connessione garantita dall’integrazione e interazione dei diversi moduli SAP. Nel caso in cui avvenissero delle modifiche delle condizioni contrattuali durante la “vita del contratto” queste devono essere riportate anche sul sistema stesso. “Qualora queste modifiche abbiano effetti sulla valutazione economica del contratto, il sistema stesso richiederà di effettuare una nuova valutazione, apportando di conseguenza cambiamenti sul piano delle future registrazioni contabili. Inoltre, gli amministratori dei contratti possono gestire e amministrare un portafoglio di locazione, generare pagamenti, report ed eseguire i principali processi di locazione immobiliare” prosegue il direttore. “Nel frattempo, i contabili dei beni di locazione possono rivedere i contratti e valutare l’impatto finanziario di ciascun contratto, classificare i beni ed eseguire le registrazioni di valutazione richieste dai nuovi standard di leasing”. In questo caso, SAP RE-FX genera registrazioni per più standard contabili contemporaneamente e crea i report obbligatori richiesti.
Il modulo SAP RE-FX è completamente integrato in SAP S/4HANA nella contabilità patrimoniale, nella contabilità clienti, nella contabilità fornitori e nel controllo, e include numerosi vantaggi. In primis è un sistema completamente integrato che può essere utilizzato per mappare tutte le transazioni commerciali nella gestione immobiliare. Poi permette di ridurre i costi e prendere decisioni basate su dati costantemente aggiornati e armonizzati. Promette inoltre di aumentare l’efficienza nella gestione complessiva degli immobili e di fornire una reportistica sull’intero portafoglio immobiliare “Un’unica fonte di verità per quanto riguarda i portafogli immobiliari e i relativi contratti” sottolinea Casalena.
