La stampa tradizionale è stata a lungo associata a sprechi di carta, inchiostro ed energia. Tuttavia, con l’introduzione del concetto di smart printing, le aziende possono adottare approcci più consapevoli per gestire le loro esigenze di stampa. Connettività e cloud (in sicurezza) fanno la differenza
Connettività, cloud printing, integrazione con app e servizi, funzioni avanzate. Nell’era digitale, la tecnologia ha trasformato il modo in cui stampiamo i documenti. L’avvento del cosiddetto smart printing ha rivoluzionato il concetto di stampa tradizionale, offrendo nuove opportunità e vantaggi. Allo stesso tempo, le aziende stanno adottando soluzioni innovative su tutti i fronti per ridurre l’impatto ambientale delle loro attività. Tra queste soluzioni, il concetto di smart printing e document management si sta diffondendo come una pratica sostenibile per l’ottimizzazione dei processi di stampa e la gestione dei documenti. Questa combinazione intelligente di tecnologie offre opportunità significative per ridurre l’uso di carta, risparmiare risorse e promuovere una maggiore sostenibilità. In questo articolo, esploreremo il concetto di smart printing, le sue caratteristiche distintive e i benefici che offre, con l’aiuto dei responsabili di quattro aziende del settore.
Stando alle ultime analisi di IDC, negli uffici si continuano a stampare circa 60 miliardi di pagine A4 all’anno in Italia. Il segmento delle stampanti inkjet è destinato a crescere, mentre la domanda dei modelli laser subirà un calo. Una tendenza che sembra fare i conti anche con l’evoluzione del lavoro ibrido. Si riduce il numero di pagine medie per ogni stampa, mentre si verifica un importante aumento delle scansioni dovute alla continua digitalizzazione dei processi documentali. Anche grazie a questa nuova tendenza, il cloud assume un ruolo centrale.
COS’È LO SMART PRINTING?
«Smart printing è un approccio alla gestione della stampa dei documenti aziendali che prevede flussi ottimizzati e che oggi possiamo dire con certezza che va oltre i confini dell’ufficio tradizionale» – spiega Antonino Migliore, DP&S product business developer di Canon Italia. «Al centro dei processi aziendali moderni, non c’è più un dispositivo di stampa, ma un dato cartaceo o digitale che deve essere costantemente accessibile e gestibile in scenari organizzativi sempre più eterogenei. Resta inteso che è difficile parlare di confini in un settore dove l’offerta e la domanda dei clienti sono sempre più legate alla personalizzazione di soluzioni e servizi a valore aggiunto».
Di fatto, lo smart printing è una forma avanzata di stampa che sfrutta le potenzialità delle moderne tecnologie di connettività, intelligenza artificiale e cloud computing per offrire una migliore esperienza di stampa. Rispetto alla stampa tradizionale, lo smart printing offre funzionalità aggiuntive e connettività versatile per soddisfare le esigenze di un cliente calato in un contesto sempre più digitale, ma anche sempre attento al proprio impatto ambientale. «Smart printing significa utilizzare dispositivi che per tecnologia e prestazioni assicurino produttività e alta qualità, impattando allo stesso tempo meno sull’ambiente, anche nella loro gestione complessiva» – sottolinea Luca Motta, head of sales office printing di Epson Italia. Per essere smart bisogna tracciare confini che contengano al loro interno sia la sostenibilità economica e prestazionale sia quella ambientale. Per essere più concreti: in un solo anno una stampante laser può utilizzare fino a 18 kg di parti da sostituire tra tamburi, sviluppatori, unità di fusione, nastri di trasferimento, lame di pulizia, cartucce di toner, mentre, nel caso di Epson, una stampante basata sulla nostra tecnologia Heat-Free arriva a meno di un chilogrammo. Moltiplichiamo questo dato per i 4-5 anni di vita media di questi dispositivi in azienda e per il numero di stampanti presenti in Italia: capiamo subito quale può essere l’impatto generato, non solo sull’ambiente. Ma non c’è solo questo. Le nostre stampanti richiedono meno assistenza, meno spazi per i materiali di consumo e hanno consumi energetici contenuti, offrendo una gestione del sistema stampa davvero smart e sostenibile».
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
Una delle caratteristiche fondamentali dello smart printing è la connettività. Le stampanti smart sono in grado di collegarsi alla rete aziendale o domestica, consentendo agli utenti di stampare da qualsiasi dispositivo connesso alla stessa rete. Ciò significa che è possibile stampare direttamente da smartphone, tablet, laptop e altri dispositivi mobili, rendendo la stampa più flessibile e accessibile. Un’altra caratteristica è la possibilità di integrazione con app e servizi popolari. Per esempio, è possibile stampare direttamente da applicazioni come Google Drive, Dropbox o Microsoft Office senza dover aprire i file separatamente. Questa integrazione semplifica il flusso di lavoro e migliora l’efficienza complessiva. Ci sono poi le funzionalità avanzate.
Le stampanti smart sono dotate di funzioni avanzate che vanno oltre la semplice stampa di documenti. Molte di esse offrono la scansione di documenti, la copia, la stampa fronte-retro automatica e la stampa a colori di alta qualità. Alcuni modelli supportano anche la stampa di foto direttamente dalle piattaforme di social media o l’invio di fax. Un’altra caratteristica davvero fondamentale dello smart printing è il cosiddetto cloud printing, ossia la possibilità di sfruttare le potenzialità del cloud computing per consentire agli utenti di accedere ai propri documenti ovunque si trovino. Con la stampa cloud, è possibile caricare i documenti su servizi di storage online e stamparli da qualsiasi stampante smart collegata all’account. Questo elimina la necessità di trasferire fisicamente i file tra dispositivi e semplifica il processo di stampa.
«Il cloud – aggiunge Antonino Migliore di Canon Italia è per noi un’opportunità grazie alla quale possiamo proporre sul mercato il più ampio ecosistema tecnologico dedicato al printing che unisce le due tecnologie, laser e inkjet, gestite attraverso la piattaforma uniFLOW online, in grado di offrire una suite completa di smart application, ovvero casi d’uso reali sia in ambito managed print service che workspace collaboration.
Le aziende hanno bisogno di ottimizzare e digitalizzare i flussi documentali e per questo abbiamo lanciato sul mercato Canon Easy Experience, soluzioni di semplificazione ed efficientamento dei processi documentali di qualsiasi settore e dipartimento. Il cloud è lo strumento che facilita l’accesso costante e rapido alle informazioni ma la sfida su cui affianchiamo al meglio i nostri clienti è il farlo in modo sicuro. E lo facciamo attraverso la Easy Security, ovvero l’offerta Canon che prevede dispositivi secure by design, in grado di lavorare in modo proattivo e preventivo su qualsiasi nuova minaccia».
LA SFIDA DELLA SICUREZZA
Connettività e cloud aprono le porte di tante opportunità, ma presentano anche delle nuove sfide, prima fra tutte la sicurezza. La sicurezza delle stampanti collegate alla rete aziendale è di fondamentale importanza per proteggere i dati sensibili di un’azienda e prevenire potenziali attacchi informatici. «Oggi, qualsiasi dispositivo collegato alla rete può essere un potenziale punto da cui lanciare un attacco e attraverso il quale arrivare ai server aziendali sui quali risiedono dati sensibili, il cuore delle nostre organizzazioni. La sicurezza dei dispositivi di stampa collegati alla rete aziendale diventa quindi una priorità assoluta ed è fondamentale adottare misure preventive per garantire la sicurezza dei nostri sistemi di stampa» – afferma Luca Dongiovanni, product manager office solutions di Konica Minolta Italia. «Nel frenetico mondo dell’ufficio moderno, ci troviamo di fronte all’importante sfida di preservare la sicurezza dei dati sensibili. In Konica Minolta lavoriamo ogni giorno per trovare soluzioni che garantiscano la protezione delle reti aziendali e quindi la salvaguardia delle informazioni, consentendo alle organizzazioni di lavorare al riparo da attacchi esterni. Siamo consapevoli dei problemi che possono comportare accessi non autorizzati, furti di dati e attacchi informatici, oggi sempre più frequenti e sempre più spesso indirizzati verso le piccole e medie imprese, più vulnerabili delle grandi aziende corporate, in quanto meno dotate di sistemi informatici con elevati livelli di sicurezza.
Ecco perché, con l’obiettivo di garantire la sicurezza dei nostri sistemi di stampa, Konica Minolta ha stretto una collaborazione con Bitdefender, leader nel settore della sicurezza informatica; insieme abbiamo sviluppato un antivirus avanzato per i dispositivi Konica Minolta e Develop. Questa soluzione antivirus va oltre il semplice controllo basato su whitelisting, ovvero il processo di autorizzazione solo di determinati programmi, processi o indirizzi ip ritenuti sicuri perché presenti nella white list. L’antivirus installato sui nostri dispositivi di stampa, non solo verifica che l’indirizzo IP e il programma da cui arriva il comando, ma effettua la scansione in tempo reale di tutti i dati in ingresso e in uscita, assicurandosi che dietro un banale file di testo o jpeg non si nasconda uno script di comando malevolo. Spesso chiedo ai nostri clienti se sarebbero disposti ad acquistare un PC senza installare un antivirus. Il motivo di questa domanda – spiega Luca Dongiovanni – è che il nostro antivirus svolge un ruolo essenziale simile ai sistemi installati sui computer. Appena viene avviato un download o viene inserita una chiavetta USB, il nostro antivirus legge e verifica tutti i file, bloccando e mettendo in quarantena eventuali virus o malware. In un ambiente sempre più digitale e sempre più soggetto a minacce di sicurezza informatica, Konica Minolta si impegna ogni giorno a garantire la sicurezza dei propri dispositivi, grazie ad un’attenzione costante verso la security e soluzioni avanzate ed innovative. Siamo convinti che proteggere le informazioni significhi proteggere le aziende e quindi ciò che conta di più per noi: i nostri clienti».
AMBIENTE E RISPARMIO DI RISORSE
Uno dei vantaggi più immediati e percepibili legati all’utilizzo di soluzioni di smart printing e document management è quello di ridurre significativamente la quantità di carta utilizzata nelle operazioni aziendali. Le funzionalità di stampa fronte-retro, la stampa su richiesta e l’eliminazione delle stampe superflue contribuiscono a una riduzione drastica degli sprechi di carta. La riduzione dell’uso di carta a sua volta riduce il consumo di acqua e di energia legato alla produzione di carta, che si somma al risparmio di energia garantito da macchine progettate per essere energeticamente efficienti.
In un’epoca in cui la sostenibilità è una priorità globale, l’adozione di tecnologie come lo smart printing e il document management è essenziale per promuovere un futuro eco-sostenibile. Sia le grandi imprese sia le piccole e medie imprese possono trarre vantaggio da queste soluzioni, contribuendo a un ambiente più pulito e sano per le generazioni future. «Tuttavia, sono ancora molte le misure strategiche che le aziende devono adottare per poter agire in un modo realmente sostenibile senza compromettere l’efficienza e gli obiettivi commerciali» – afferma Lorenzo Matteoni, senior manager marketing di Brother Italia. «Le aziende dovrebbero innanzitutto considerare l’intero ciclo di vita dei dispositivi di stampa, con particolare attenzione all’approvvigionamento, spesso trascurato. In caso di stampanti guaste, è infatti possibile agire in modo sostenibile sostituendo le parti danneggiate della stampante con ricambi originali, senza dover acquistare un nuovo dispositivo. Inoltre, le principali attività sostenibili che dovrebbero intraprendere riguardano: il riciclo dei materiali, l’imballaggio, l’efficienza dei dispositivi hardware e l’approvvigionamento, la riduzione delle emissioni di CO2 e l’utilizzo della plastica».
Attivarsi concretamente in materia di sostenibilità richiede sforzi effettivi e uno sconvolgimento dello status quo – continua Matteoni. Questo implica un intervento delle PMI anche in tema di riciclo. «I fornitori di stampa, grazie a servizi dedicati, devono infatti facilitare il più possibile il processo di rigenerazione delle cartucce e delle stampanti. Questo processo diventa molto più semplice quando le pmi noleggiano la loro tecnologia di stampa dai fornitori, in modo che il riciclo possa essere curato alla fine del ciclo di vita dei dispositivi da un fornitore esperto. Il programma europeo di recupero delle cartucce toner tramite il servizio postale non è disponibile per il mercato italiano, perché la normativa ambientale italiana vieta il trasporto di un rifiuto utilizzando il sistema postale standard. Brother Italia ha attivato un programma di riciclo dedicato». Per usufruire del servizio è sufficiente richiedere il ritiro gratuito dei toner originali non ricondizionati dal sito brother.it. L’azienda si occuperà del ritiro, per poi riciclarli gratuitamente contribuendo fattivamente alla sostenibilità ambientale.
La risposta di Canon alla sostenibilità si chiama Canon Easy Sustainability e si basa – come spiega Migliore di Canon Italia – su un approccio duale che si concentra su politiche di riduzione della CO2 e di economia circolare, principalmente legate ai processi di approvvigionamento e produzione. «Sostenibilità è per noi un traguardo tecnologico, grazie al lancio di nuovi prodotti completamente rigenerati dalla nostra factory di Giessen e di servizi climate neutral printing che consentono di ridurre i consumi e le emissioni».
L’attenzione alla sostenibilità ambientale è forte anche in casa Epson: «Innanzitutto si tratta di scegliere tecnologie che siano poco impattanti sull’ambiente – sottolinea Luca Motta – parliamo quindi di soluzioni di stampa sostenibili che riducono significativamente le emissioni di CO2 e non richiedono per forza azioni di compensazione per arrivare al desiderato carbon neutral. Per fare un esempio, nel caso della tecnologia Epson Heat-Free possiamo parlare di un sistema di stampa a basso consumo energetico, di un ridotto numero di parti da sostituire, come per esempio le nostre sacche di inchiostro ad altissima capacità, che riducono anche l’impatto legato alla loro movimentazione e smaltimento. In Epson, abbiamo una particolare attenzione verso l’ambiente: da più di 50 anni i nostri valori etici ci richiedono di programmare azioni progressive per incrementare la sostenibilità di processi e prodotti: la tecnologia Heat-Free presente su tutte le nostre stampanti è un concreto e misurabile esempio di questa nostra missione».
NUOVO LIVELLO DI STAMPA
Lo smart printing ha portato la stampa tradizionale a un livello nuovo, offrendo connettività, funzioni avanzate e flessibilità. La possibilità di stampare da qualsiasi dispositivo connesso alla rete e l’integrazione con servizi cloud e applicazioni online semplificano il processo di stampa e migliorano l’efficienza del lavoro. Inoltre, la condivisione delle stampanti e la riduzione dello spreco di risorse contribuiscono a un ambiente più sostenibile. Con questi vantaggi, lo smart printing si sta rapidamente diffondendo in uffici e case di tutto il mondo, offrendo una soluzione di stampa moderna ed efficiente.
