Mappatura dei processi e repository unico per mantenere allineate strategia e operations grazie alla piattaforma di analisi e gestione di Software AG e alla consulenza di GN Techonomy, azienda di Impresoft Group
La società Italiana degli autori ed editori, che tutti conosciamo come SIAE, nasce il 23 aprile 1882. Sin dall’inizio, ha puntato a proteggere e promuovere la creatività, partecipando alla crescita dell’industria culturale del Paese. Come ente senza scopo di lucro, e grazie ad accordi di reciproca rappresentanza con 178 società di autori a livello globale, il suo obiettivo principale è la tutela del diritto d’autore a 360 gradi a beneficio degli oltre 100mila associati e mandanti, a fronte dell’amministrazione di oltre 62 milioni di opere italiane e internazionali. La storia della SIAE ha inizio a Palazzo Pullè, oggi Palazzo Ponti, un edificio situato nel centro di Milano, in via Brera 19, per rispondere all’esigenza di garanzie a protezione delle opere e del giusto compenso degli autori, temi ancora di stringente attualità nel contesto della trasforma digitale – come racconta a Data Manager – Roberta Telesca, director of Education, Organization & Processes di SIAE.
LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI
All’arrivo di Roberta Telesca in SIAE, quasi sette anni fa, l’implementazione della metodologia di business process management (BPM) non aveva ancora raggiunto un grado di maturità adeguato e non era supportata da una soluzione tecnologica comune alle varie direzioni, in grado di aggregare e sfruttare lo storico dei dati. «La definizione, l’analisi e il monitoraggio dei processi aziendali – spiega Roberta Telesca – erano attività realizzate in modo isolato. Il basso livello di coordinamento e integrazione a livello funzionale oltre a penalizzare la capacità di gestione, costituiva un freno al processo di change management intrapreso dalla società». Da qui, l’esigenza di dare vita a un progetto che ha portato alla creazione di un centro di competenza interno e all’adozione di una metodologia di standardizzazione dei disegni organizzativi e dei processi che ha permesso a SIAE di avere un linguaggio comune, comprensibile e di facile consultazione, per la schematizzazione delle informazioni. Con la consulenza di GN Techonomy azienda di Impresoft Group, player di riferimento nel mercato IT che unisce imprese innovative e complementari con l’ambizione di aiutare le aziende nel realizzare con successo il loro percorso di trasformazione digitale, e il supporto del sistema ARIS di Software AG (www.softwareag.com), SIAE ha creato un modello relazionale, basato su una metodologia personalizzata. «ARIS ha permesso di raggiungere risultati straordinari in termini di mappatura dei processi aziendali e contribuito alla crescita di cultura di processo nelle varie direzioni. La creazione di un repository unico di processi, procedure, sistemi e normative, oltre a creare un asset digitale di conoscenza aziendale, consente l’estrazione delle informazioni e la realizzazione di report, nonché la visualizzazione semplificata della documentazione di processo attraverso un unico portale, ARIS Connect».
CONTROLLO E GESTIONE DELLE PROCEDURE
«Nel corso del progetto – continua Roberta Telesca – abbiamo aperto il modello di repository ad altre viste architetturali al fine di garantire una vista comune e un costante allineamento tra le Divisioni/Direzioni e il CIO. In particolare, ci siamo concentrati sulla Business Service Architecture, sulla mappa degli stakeholder, ampliando alle aree di audit, risk management e compliance. Infine, la nostra attenzione si è focalizzata sulla costruzione di una architettura applicativa a supporto dei processi. In questo momento è in corso un task di sviluppo sulla mappatura dei KPI aziendali per il monitoraggio continuo delle performance di processo in chiave strategica». Il progetto oltre a raggiungere i risultati citati ha consentito di sviluppare nell’organizzazione una cultura di processo, supportata dalla realizzazione di video ad hoc, da training e dalla condivisione delle informazioni con la popolazione target. «Un ulteriore passo avanti, è stato realizzato grazie all’introduzione della filosofia Lean Six Sigma – spiega Roberta Telesca – che ha come obiettivo l’incremento della performance attraverso la misurazione dei processi, l’impiego di metodi quantitativi e statistici e l’eliminazione degli sprechi». La modellazione delle procedure e il loro continuo aggiornamento sono stati di fondamentale importanza anche per supportare il sistema procedurale adottato da SIAE anche nella prevenzione del rischio potenziale di commissione di reati. Infine, il progetto ha assicurato la tracciabilità e la formalizzazione dei processi aziendali, garantendo la costante evoluzione e l’innovazione dei processi come leva per la realizzazione della strategia aziendale. «Per SIAE – conclude Roberta Telesca – è stato finalmente possibile gestire la costante evoluzione e innovazione dei processi come leva per la realizzazione della strategia aziendale e definire, in ottica di miglioramento continuo, nuovi modelli di riferimento orientati ad una maggiore digitalizzazione, al fine di ottimizzare l’efficienza operativa, la trasparenza e la competitività di SIAE».
