In Italia diminuisce la spesa di ERP on-prem e crescono gli investimenti in cloud. I CIO italiani chiedono integrazione, scalabilità e costi di gestione ridotti. Ecco perché SaaS e IaaS sono la soluzione che si adatta meglio alle esigenze delle imprese
Dalla gestione delle scorte alla gestione dell’azienda. Percorrendo la storia evolutiva degli strumenti di Enterprise resource planning si nota come le tecnologie informatiche siano state la risorsa che ha permesso alle imprese di organizzarsi e di crescere. Più di ogni altro software, l’ERP ha rappresentato la spina dorsale dell’IT aziendale – il paragone ha sempre reso bene l’idea – trasformandosi da pacchetto gestionale in un hub di connessioni complesse. Con il rischio a volte di sembrare uno spaventevole “mostro” a cui preferire soluzioni “alla mano”, ma solo fino a quando si è trovata la configurazione giusta per adattarlo all’azienda senza che l’azienda debba adattarsi a lui. Detto questo, oggi le imprese in Italia come nel resto del mondo vivono una fase complessa e sfidante che deriva in parte da un contesto economico difficile, caratterizzato da un crescente livello del costo delle materie prime inflazione, ma anche da disordini geopolitici diffusi a livello globale. In questo scenario, le aziende devono necessariamente adattarsi velocemente alle nuove condizioni di mercato e perseguire l’obiettivo di operare in modo resiliente e innovativo per rispondere ai rapidi cambiamenti della domanda, alle nuove esigenze dei clienti e a eventuali interruzioni delle supply chain globali. «Per rispondere a queste nuove dinamiche, i sistemi ERP di vecchio stampo devono necessariamente evolvere per supportare nuovi processi intelligenti, moderni e agili, in grado di gestire enormi quantità di dati in tempo reale e di adattarsi alle nuove dinamiche digitali, come per esempio l’omnicanalità e le vendite online» – osserva Diego Pandolfi, consulting manager – Custom Solutions di IDC Italia.
LA MODERNIZZAZIONE APPLICATIVA ERP
Secondo IDC è in corso a livello globale una forte accelerazione degli investimenti delle aziende verso soluzioni ERP moderne, basate sul cloud. Questa tendenza è confermata anche nel nostro Paese, dove nel 2022 la spesa delle aziende italiane in soluzioni ERP on-premise è calata, mentre quella verso soluzioni cloud è cresciuta di oltre il 20%, a conferma di un progressivo spostamento verso soluzioni innovative, modulari e scalabili. Anche per il 2023 le stime di IDC confermano questo trend in crescita. «L’ERP oggi deve avvalersi di motori di intelligenza artificiale (AI), machine learning (ML), architetture a microservizi, connettori API, e della capacità di integrarsi con altri applicativi e sistemi» – spiega Pandolfi. «Le soluzioni più obsolete, on-premise, non sembrano invece in molti casi poter rispondere a queste nuove esigenze: il mondo digitale richiede un ERP continuamente aggiornato che monitori, ottimizzi e aiuti le aziende a navigare in un nuovo mondo digitale iper-connesso. La spinta evolutiva in questo ambito è quindi indirizzata verso soluzioni in grado di rispondere a requisiti di velocità, scalabilità e automazione».
LA PAROLA ALLE AZIENDE
Le aziende che abbiamo coinvolto in questo servizio confermano l’evoluzione in corso nel mercato ERP sulla spinta delle nuove esigenze. «I sistemi ERP in funzione da molti anni, soffrono di un processo di obsolescenza tecnologica e applicativa molto accelerato. Ciò comporta una crescente difficoltà ad adeguare il sistema gestionale e amministrativo-contabile alle nuove sfide che derivano dall’adozione di nuove strategie aziendali e dalla necessità di rispondere in tempo reale ai cambiamenti delle dinamiche di mercato» – afferma Edilio Rossi, digital finance & supply chain sales development director di Oracle Italia. «Alcuni esempi sono l’introduzione di nuovi modelli di business basati sull’omnicanalità, la servitizzazione, la riconfigurazione della catena del valore dalla produzione alla logistica. Ma anche l’adozione di approcci collaborativi nei processi, per esempio la supply chain finance, oppure la pianificazione di business integrata».
Dal punto di vista di Elisabetta Rigobello, responsabile marketing di Di.TECH, la modernizzazione dei sistemi ERP è già a buon punto. «Nel pieno della trasformazione digitale, è difficile che tante aziende abbiano ancora esattamente degli ERP di vecchio stampo. Nel tempo, probabilmente, alle funzioni core sono state aggiunte, con sviluppi personalizzati o con l’adozione di soluzioni satellite, le nuove funzionalità che servivano alle imprese per confermare il loro posizionamento sul mercato. La situazione che, come specialisti della GDO spesso ci troviamo ad affrontare, è la gestione della complessità che una costellazione di soluzioni diverse ha generato sia in termini di monitoraggio e controllo dei flussi dati sia della normalizzazione degli stessi».
Il problema degli ERP tradizionali è che non sono pensati in ottica evolutiva: «Non sono stati progettati per avere la flessibilità necessaria ad aggiungere nuove funzionalità e tecnologie» – afferma Mauro Sanfilippo, CTO di smeup. «Nei software tradizionali, solo il produttore dell’ERP è in grado di modificarlo con la profondità necessaria nel mondo di oggi, ma con costi e tempi incompatibili con il business. Per essere moderno, un ERP dovrebbe invece avere due blocchi: un insieme di applicazioni già pronte e un ambiente di sviluppo per realizzare nuove applicazioni, anche completamente da zero. In questo modo, l’azienda che adotta l’ERP avrà la libertà di dotarsi anche di funzionalità che il produttore non ha pensato. Per riuscire a fare questo, la piattaforma sottostante deve essere molto flessibile, in grado di continuare a evolvere e di adattarsi anche alle tecnologie future».
NEL CLOUD UNA MARCIA IN PIÙ
Molte aziende sono spaventate alla sola idea di mettere mano al sistema gestionale, figuriamoci di portarlo in cloud. Ma le cose stanno cambiando sulla scorta di soluzioni che permettono una migrazione serena. IDC stima che entro il 2024, a livello globale, il 55% delle aziende G2000 accelereranno la modernizzazione applicativa, passando da soluzioni ERP on-premise a modelli SaaS, per migliorare la resilienza operativa e ottimizzare le strategie di hybrid work. Secondo Diego Pandolfi di IDC Italia, le aziende stanno progressivamente passando ad applicativi e soluzioni cloud su tutta una serie di processi e sistemi di produttività, di vendita e di gestione dei clienti, in parte per ottimizzare il lavoro da remoto, in parte in seguito alla crescita del business digitale, delle attività e-commerce e alle nuove necessità di omnicanalità dei clienti. La tecnologia legacy on-premise sta iniziando a diventare antiquata sotto diversi aspetti e il cloud si pone al centro del business digitale e delle strategie di modernizzazione dell’IT. «Se l’area del front office è stata tra le prime a essere interessata da un progressivo spostamento verso il cloud – spiega Pandolfi – adesso, le aziende stanno proseguendo con le migrazioni nelle altre funzioni, dal back office alla supply chain».
I vantaggi del cloud sono numerosi e, in base alle principali ricerche di IDC, si riferiscono a una maggiore produttività sia business sia IT, alla possibilità di accedere a soluzioni aggiornate, scalabili e innovative, alla migliore resilienza dei processi e delle attività di business, ma anche alla capacità di ridurre i costi complessivi dell’IT e di abilitare processi di sviluppo e rilascio software ottimizzati e più rapidi.
«Questi benefici dovrebbero già essere sufficienti a far comprendere come anche un ERP cloud sia in grado di fornire oggi maggiori vantaggi per il business» – continua Pandolfi. «Il passaggio al cloud offre infatti la possibilità di accedere in qualsiasi momento e luogo all’applicativo, di disporre di dati in tempo reale e di innovare continuamente i processi, attraverso l’interoperabilità con altre soluzioni, interne ed esterne. Unendo l’ERP cloud all’automazione dei processi aziendali è possibile accelerare inoltre i tempi di installazione degli aggiornamenti, aumentare la produttività dei dipendenti e l’efficienza operativa.
Per quanto riguarda nello specifico l’evoluzione dell’ERP, sarà fondamentale valutare tutti gli aspetti di una migrazione verso il cloud e quale sia inoltre la migliore strategia di evoluzione (rehosting, replatforming, refactoring, replace), in base al sistema e all’azienda stessa, e soprattutto quali benefici di business si potranno realmente raggiungere con un ERP moderno e best-of-breed».
Mauro Sanfilippo di smeup sottolinea un aspetto importante: «Per quanto riguarda il tema del cloud, le aziende hanno ragione ad aver paura a toccare l’ERP, se è fatto in modo tradizionale, perché la migrazione genererebbe instabilità e costo. Se invece è moderno, andare in cloud è un vantaggio perché consente un grande risparmio sui costi di esecuzione, ma anche su costi nascosti, o mancati ricavi, derivanti dalla lentezza di evoluzione delle soluzioni non cloud. Inoltre, attivare delle nuove funzionalità è più semplice perché il sistema è centralizzato, gli aggiornamenti avvengono in automatico e si possono aumentare le risorse senza rischi, in modo da velocizzare il business».
Sulla stessa linea Edilio Rossi di Oracle Italia afferma che in un mondo a passo accelerato, l’ERP deve garantire innovazione, come avviene con la modalità Software as a Service, in cloud, che offre aggiornamenti continui e programmati. «Per lo stesso motivo, è strategica anche la velocità di implementazione e di adozione, attraverso le modalità progettuali innovative proprie delle soluzioni native in cloud. Lato utente – continua Rossi – non si deve trascurare la facilità d’uso, ricercando applicativi con un’interfaccia di user experience moderna che aiuti a gestire il cambiamento e a fornire a tutti possibilità di reporting e business analytics evolute e sofisticate, ma senza introdurre complessità». Infine, naturalmente, conta l’economicità: «Le soluzioni cloud ERP moderne offrono un total cost of ownership molto più contenuto rispetto ad architetture on premise o ibride».
QUALE ERP? QUELLO PIÙ ADATTO
Chiediamoci a questo punto quali sono le caratteristiche di un ERP di nuova generazione e quali le domande che deve farsi un’azienda impegnata nella scelta di una soluzione di Enterprise resource planning. «L’ERP costituisce la spina dorsale applicativa che sorregge spesso il peso di ogni altra applicazione aziendale. Sorvolando gli aspetti più strettamente tecnologici, un ERP di ultima generazione deve essere flessibile per adattarsi alla strategia cloud del cliente» – è la risposta di Mirko Menecali, service line manager di Sinfo One. «Per una realtà come la nostra, che interagisce prevalentemente con aziende industriali, prevalgono due situazioni. La prima è quella delle aziende che dal nuovo ERP si aspettano una copertura applicativa completa ma anche personalizzabile e capace di convivere con altre applicazioni. In questo caso, prevale la scelta di un ERP on premise, ma installato in un cloud IaaS. In questi casi Sinfo One propone l’ERP Oracle JDE o il proprio SiFides, magari appoggiandosi a un cloud pubblico per l’infrastruttura. La seconda situazione – prosegue Menecali – è quella invece delle aziende che chiedono di meno all’ ERP, per esempio di coprire i principali processi lasciando più spazio ad altre applicazioni verticali a vantaggio di un’implementazione più lean. In questo caso la scelta può rivolgersi a un ERP in SaaS come Infor ERP che abbiamo valutato ottimo per le aziende di natura industriale».
Claudio Ferrante, sales director Tax & Accounting di Wolters Kluwer Italia sottolinea l’importanza di adottare una soluzione ERP che sia perfettamente adeguata alle esigenze aziendali. «La necessità di un’impresa è quella di gestire sempre meglio non solo la propria produzione, ma anche la propria organizzazione e il proprio mercato. Ciò si realizza attraverso la completa digitalizzazione di tutti i processi aziendali. L’ERP deve essere cucito in maniera sartoriale sulle esigenze produttive, imprenditoriali, amministrative e commerciali dell’impresa. Uno strumento sempre più olistico in grado di armonizzare con efficacia tutti i processi. Arca Evolution di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia tende proprio a questo, grazie a una estrema capacità di personalizzazione e grazie all’integrazione di moduli intelligenti e innovativi. L’AI e la capacità di dialogo in rete con tutte le componenti solide e virtuali dell’impresa sono necessità sempre più presenti in un mondo produttivo che avanza nella digitalizzazione non solo dei processi ma anche della mentalità imprenditoriale».
Integrabilità, adattabilità, accessibilità, scalabilità e aggiornamento continuo sono le caratteristiche che non possono mancare a una soluzione ERP moderna. Secondo Paolo Pasini, BL manager BC RSO, PMO manager di EOS Solutions, in generale, un’azienda impegnata nella scelta dell’ERP dovrebbe farsi tre domande: «Come il sistema può aiutare l’organizzazione a raggiungere i propri obiettivi di business? È in grado di automatizzare i processi aziendali con lo scopo di migliorare l’efficienza e ridurre i costi? Ha le caratteristiche adeguate per raccogliere e analizzare i dati aziendali per prendere decisioni informate?». Il binomio tra intelligenza artificiale e IoT è uno degli elementi cardine della trasformazione digitale – continua Pasini. «Può avere un ruolo importante nell’evoluzione del sistema informativo aziendale in diversi modi: con l’automazione dei processi e l’analisi delle performance, mentre nella fabbrica l’IoT può essere lo strumento per monitorare i dispositivi e le attrezzature aziendali. Tramite l’AI invece possono essere analizzati i dati raccolti e possono essere fornite le informazioni sulla manutenzione preventiva. In generale, l’integrazione dell’AI e dell’IoT nell’ERP può aiutare l’azienda a migliorare l’efficienza dei processi e a incrementare la capacità di prendere decisioni informate, offrendo una maggiore visibilità sui parametri che monitorano i processi aziendali e una maggiore abilità nel prevedere e risolvere i problemi». Dal punto di vista di EOS Solutions, le tre caratteristiche principali sono: l’anagrafica unica e centralizzata per la normalizzazione dei dati, la modularità per un’adozione progressiva e l’integrazione nativa di tutti i processi aziendali, peculiarità della suite More. «L’obiettivo è agevolare la collaborazione delle diverse aree aziendali, facilitare le operatività e controllare lo stato dell’arte delle attività» – rileva Pasini. «Per ottenere questo, la tecnologia dall’AI all’IoT è un abilitatore importante, se usato con accuratezza.
INTELLIGENZA ARTIFICIALE E IOT
In base alle ultime indagini di IDC, è in forte crescita la percentuale di aziende che adotterà applicazioni basate sull’AI. Ma che cosa c’entrano l’intelligenza artificiale e l’Internet of things con le nuove piattaforme ERP? Per approfondire questo aspetto, giriamo la domanda all’analista di IDC Italia Diego Pandolfi. «Le aziende stanno progressivamente abbandonando le applicazioni legacy in favore di soluzioni più moderne, modulari e intelligenti, passando da sistemi basati su record di dati a soluzioni di pianificazione intelligente in grado di ottimizzare i risultati di business e di raccogliere dati da sistemi interni ed esterni all’azienda, anche da strumenti IoT. L’ampia interoperabilità degli ERP moderni è sicuramente uno dei punti fondamentali a cui le aziende devono prestare la massima attenzione, affinché possano realmente utilizzare tutti i dati e le informazioni utili al business, in formati differenti e provenienti da sistemi diversificati». In base a quello che rivelano le stesse aziende nelle interviste IDC, un sistema ERP ottimale deve rispondere almeno a sei caratteristiche principali: capacità di scalare velocemente; possibilità di gestire tutti i workflow interni ed esterni all’azienda in modo digitale, intelligente e integrato; accesso continuo ad aggiornamenti intuitivi; capacità di integrarsi facilmente con altre soluzioni enterprise, per esempio CRM e altre soluzioni di front office, e a sistemi innovativi come piattaforme IoT; abilitare una maggiore automazione dei processi e ridurre i costi complessivi di gestione.
Secondo Edilio Rossi di Oracle Italia – i moderni sistemi ERP, tra cui Oracle ERP Cloud – «devono offrire standardizzazione dei processi transazionali sia incorporando le tecnologie emergenti quali la RPA (robotic process automation) l’AI e il machine learning, sia adottando best practice globali. Parallelamente, devono offrire flessibilità per integrare e gestire nuovi processi e nuovi dati, per affrontare le implicazioni contabili e gestionali di nuovi modelli, per esempio la servitization, e per gestire applicativi diversi presenti nella value chain aziendale. Serve anche agilità, e questa si ottiene con strumenti che offrono approcci graduali, modulari e non invasivi, come nel caso di Oracle Accounting Hub».
SOLUZIONI INTEGRABILI
A livello globale, secondo un’altra indagine di IDC, la capacità dell’ERP di integrarsi con altri sistemi aziendali è tra le principali funzionalità ricercate dalle aziende, indicata nel 35% dei casi. Posto questo, sono tante anche in Italia le aziende che non si sono ancora preoccupate di integrare l’ERP con gli altri applicativi aziendali. «L’integrazione dell’ERP con altri sistemi e soluzioni è fondamentale se si vuole realmente abilitare un business che, a più livelli, sia guidato dall’utilizzo di dati che provengono da diversi processi e da diverse fonti, e che sia in grado, al tempo stesso, di automatizzare operation e processi» – spiega Pandolfi.
Tra le principali soluzioni con le quali un sistema ERP dovrebbe integrarsi spiccano il CRM, le piattaforme e-commerce, le data customer platform, le soluzioni di gestione documentale e gli applicativi verticali di settore. Certamente, l’integrazione è sempre una sfida: «Se l’obiettivo principale – continua Pandolfi – è quello di estendere le funzionalità principali dei sistemi ERP, va sempre valutato adeguatamente il grado di configurazione personalizzata che la soluzione supporta e quali integrazioni possono essere gestite in modo sicuro ed efficace, senza incorrere in progetti di integrazione lunghi, costosi e che non portano ai risultati sperati». Uno dei principali aspetti degli ERP moderni, anche in cloud, è quello di facilitare e consentire l’integrazione inter-funzionale di varie soluzioni aziendali e garantire che le attività possano essere eseguite senza problemi dai vari dipartimenti. «Più il sistema ERP è obsoleto e customizzato, più difficoltose saranno le attività di integrazione» – spiega Pandolfi. «Allo stesso modo, le aziende devono tener conto anche della reale integrabilità degli altri applicativi. In molti casi, infatti, alcune soluzioni obsolete potrebbero non supportare l’integrazione con l’ERP, se non con costose e lunghe customizzazioni».
Alla base della necessità di integrabilità delle soluzioni c’è il tema dei dati. «Che la scelta ERP sia un SaaS o un ERP su IaaS, quello che ogni azienda deve avere è una strategia per valorizzare e conservare l’elemento più importante: i dati» – sottolinea Menecali di Sinfo One. «Tutti i dati provenienti dall’ERP, ma anche dalle altre applicazioni documentali, email, social network devono essere valorizzati tramite una solida data strategy, che passa attraverso la costruzione di un data warehouse o di un data lake, e anche un’applicazione in grado di mettere a disposizione queste informazioni nei processi decisionali e di pianificazione strategica». La mancata integrazione degli applicativi che regolano tutti gli aspetti della vita aziendale rischia di trasformarsi in una penalizzazione – come rimarca Ferrante di Wolters Kluwer. «La trasformazione digitale è necessaria, ma è anche un processo di maturazione mentale. Sta entrando nelle convinzioni degli imprenditori, soprattutto nel mondo delle PMI, e presto la totale integrazione di tutti gli strumenti digitali che fanno funzionare le imprese sarà una realtà. L’incentivo è legato alla convenienza che l’integrazione porta con sé». Come nel caso di Arca Incassa Smart – Crediti Commerciali, che consente la gestione digitale del credito, integrata nell’ERP. «Con l’adozione di questo modulo nel gestionale Arca EVOLUTION – spiega Ferrante – è possibile cedere le fatture commerciali a titolo definitivo, così da disporre di liquidità immediata senza attendere la scadenza della fattura. Il servizio di riscossione del credito, integralmente digitale, è disponibile direttamente nell’ERP».
Elisabetta Rigobello di Di.TECH sottolinea l’importanza del change management. La trasformazione digitale è ancor più incisiva quando è guidata da un processo di change management che rende più semplice l’adozione di nuovi strumenti, come un ERP modulare. «Se una azienda non è nelle condizioni di fare questo cambiamento – afferma Rigobello – allora, per rimanere competitiva sul mercato, è costretta a lavorare all’integrazione degli altri applicativi esistenti, con maggiori sforzi e risultati meno significativi rispetto all’introduzione di nuove funzionalità».
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