Una strategia che punta sulle soluzioni di enterprise content management che, abbinate ai moderni dispositivi di stampa, affiancano le aziende nella trasformazione digitale
«La nostra evoluzione ad azienda ECM-oriented è stata un’evoluzione naturale legata al fatto che viviamo in un’era digitale, in cui dati e informazioni crescono a livelli incredibili; non a caso anche il ruolo dei nostri sistemi multifunzione è cambiato, trasformandosi in un vero e proprio hub informativo che adotta intelligenza artificiale per automatizzare il più possibile funzioni e task». A parlare è Andrea Contarini, marketing director di Kyocera Document Solutions Italia, che ci illustra i riscontri positivi che arrivano dal mercato grazie alla nuova strategia dell’azienda. «Le aziende si stanno trasformando rapidamente sotto la spinta di un mondo sempre più digitale e la pressione di mercati sempre più competitivi. Razionalizzazione, semplificazione e automazione dei processi diventano leve imprescindibili per liberare risorse da investire nella business innovation e generare vantaggio competitivo». D’altra parte, dar vita a una strategia efficace implica un ripensamento dell’information management nelle aziende: «A cominciare da una delle voci di costo e inefficienza più note: la gestione dei processi documentali». Qui occorre pianificare una vera e propria trasformazione, per rispondere all’esigenza di incrementare la produttività aziendale e l’efficienza dei processi, spiega Contarini.
«Si tratta di un’esigenza che ha subito un’accelerazione dovuta all’evoluzione del luogo di lavoro verso modelli ibridi e approcci agili, dove il digitale diventa l’unica strada per agevolare l’interoperabilità fra gli uffici e il lavoro da remoto e garantire la continuità del business». Come attuare questa trasformazione nelle aziende? «Le aziende devono diventare data-driven e incrementare la collaboration, adottando soluzioni di gestione dei contenuti che permettono di strutturare e automatizzare i processi documentali». Esiste infatti una forte correlazione tra prestazioni aziendali e l’essere un’impresa data-driven, capace di massimizzare il valore dei propri dati e di utilizzarli come una risorsa concreta.
L’analisi dei dati è il punto di partenza per le aziende guidate dai dati, per gestire i processi decisionali, riducendo la possibilità di errore e migliorando l’efficacia delle scelte strategiche. Questa non va però pensata solo come un fattore tecnico, al contrario deve essere associata alla creazione di una cultura aziendale basata su insight oggettivi, stimolando un ciclo virtuoso che trasforma le informazioni in conoscenza e migliora la capacità di azione e previsione. Da qui nasce l’esigenza di rivolgersi a soluzioni di enterprise content management (ECM).
UN APPROCCIO NUOVO AL MERCATO
«L’ECM è un approccio sistematico alla gestione dei documenti per tutto il loro ciclo di vita, che rende i processi aziendali più efficienti», aggiunge Contarini. «Strutturare le informazioni in flussi automatizzati e renderle sempre accessibili e disponibili è la soluzione per aumentare la produttività». In particolare, l’ECM autentica le persone che cercano di accedere a un archivio, gestisce i controlli di accesso ai singoli file e/o cartelle e determina chi può creare, leggere, aggiornare ed eliminare i vari file. «Tutte le interazioni sono registrate e gli amministratori possono disporre dei dati per monitorare e verificare i flussi documentali. Una soluzione ECM riduce anche i tempi, i costi e la complessità associati alla gestione dei documenti, garantendo la conservazione secondo normative precise». Una serie di benefici che coinvolgono anche il business: infatti, «grazie alle informazioni strutturate, i processi vengono ottimizzati e i collaboratori possono utilizzare i dati per individuare in maniera precisa ciò che prospect e clienti richiedono e fornire risposte adeguate in tempi ridotti».
D’altro canto, proporre oggi soluzioni ECM implica anche una trasformazione organizzativa. «Si tratta di cambiare l’approccio al mercato, che fino a oggi per Kyocera Document Solutions significava vendita indiretta per circa metà del fatturato e una relazione principalmente con rivenditori di macchine per ufficio» dice Contarini. Questo è ancora oggi un approccio commerciale e di vendita basato il più delle volte sulla semplice conoscenza del numero di stampe che il cliente finale deve realizzare e dei meccanismi del noleggio. Con le soluzioni ECM è diverso: «Per vendere soluzioni documentali occorre effettuare innanzi tutto un’attività di prevendita e di analisi delle esigenze del cliente» – aggiunge Contarini. «Per questo motivo lavoriamo con i nostri partner, che solo in alcuni casi sono veri e propri system integrator, con percorsi di formazione e con visite ai clienti finali in affiancamento con nostri specialisti».
I VANTAGGI DELL’ECM
Per poter offrire in modo efficace e convincente le soluzioni ECM ai clienti finali, occorre essere in grado di spiegare i vantaggi offerti. «Vantaggi noti, ma che vale la pena sottolineare: a partire dalla pianificazione, al miglioramento dell’efficienza e dei processi, ai fini di una riduzione dei costi e di una maggiore produttività». La pandemia ha cambiato molte cose. «La necessità di lavorare in modalità ibrida o completamente remota ha chiaramente modificato i processi delle aziende, soprattutto quelli documentali. Si è affacciato il concetto di gestione documentale remota, per condividere i documenti, seguirne il processo di approvazione e gestire le problematiche di sicurezza collegate» sottolinea ancora Contarini. I processi documentali vengono utilizzati e gestiti soprattutto da reparti come le risorse umane, la logistica, il marketing e le vendite. «Noi stessi stiamo installando il nostro prodotto documentale on premise, che si chiama Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM)», spiega Contarini. Lo step successivo all’installazione è quello di integrare il documentale con l’ERP aziendale, che, nel nostro caso, è SAP. «Quando si implementa una soluzione documentale occorre per forza entrare nei processi dell’azienda. Per questo l’analisi iniziale in prevendita è essenziale». In particolare, Kyocera Document Solutions Italia sta integrando applicazioni locali quali la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva a norma. «Un’altra esigenza che sta crescendo in questo periodo è quella di poter disporre della firma elettronica integrata» aggiunge Contarini. È legata a quest’ultima esigenza l’integrazione con DocuSign (www.docusign.com) e la firma elettronica CADES, dedicata ai contratti con la pubblica amministrazione italiana.
Un’altra opportunità esplorata in questo periodo è l’integrazione del software documentale nei sistemi multifunzione. «Integrando nel pannello operatore delle nostre multifunzione un pulsante dedicato al processo documentale – spiega Contarini – raggiungeremo un obiettivo chiave: semplificare molto il processo di vendita». Un risultato che andrà a unirsi alla facilità d’uso del nuovo software ECM, gradita sia dai clienti finali sia dai partner.
SOLUZIONI ENTERPRISE E PMI
L’offerta documentale Kyocera si articola in due prodotti: uno venduto in modalità on premise, che si chiama KEIM, Kyocera Enterprise Information Manager, «una piattaforma di content service che individua, elabora, archivia e condivide in modo sicuro le informazioni, permettendo di far convivere i mondi fisico e digitale in armonia. Non solo. Gestisce aspetti di rilevanza per le aziende, siano esse private o pubbliche, quali la conservazione sostitutiva a norma, la firma elettronica e la firma digitale».
Il secondo prodotto, disponibile da un paio di mesi, è la soluzione di content service basata su cloud, KCIM, Kyocera Cloud Information Manager. Le due soluzioni hanno target molto diversi: la prima, KEIM, è rivolta alle aziende di grandi dimensioni e comprende tutta una serie di connettori e di integrazioni, con DocuSign e CADES per esempio; la seconda invece è più orientata alle PMI. «Uno dei vantaggi di KCIM è l’utilizzo “illimitato”, in quanto legato non al numero di utenti ma allo spazio e al numero di documenti gestiti. Questo è un approccio molto semplice, che permette di integrare facilmente KCIM con la maggior parte delle piattaforme più note e utilizzate». KCIM avrà un’integrazione con DocuSign e con Office 365 e verrà venduto in abbinamento con stampanti multifunzione attraverso un canone di noleggio integrato.
L’atteggiamento degli operatori di canale sta cambiando: «Se oggi permane ancora l’abitudine di fatturare in base al numero di stampe effettuate dal cliente, vista anche una domanda fortissima di prodotti per la stampa in formato A3 e A4, quello che serve è dar vita a una generazione di veri e propri consulenti documentali» afferma il marketing director di Kyocera Document Solutions. Sicuramente bisogna affrontare un profondo cambiamento sia di approccio che di cultura».
MERCATI VERTICALI E PARTNER
Uno dei nostri obiettivi immediati è il consolidamento del brand in ambito ECM. «Ci stiamo concentrando sulla realizzazione di soluzioni verticali, partendo dall’analisi dei target all’interno delle aziende. Una volta implementata una specifica applicazione per uno specifico dipartimento aziendale, la adattiamo alle esigenze di organizzazioni con caratteristiche simili, per raggiungere nuovi clienti». C’è infine l’intenzione di unificare tutte le soluzioni cloud in un’unica piattaforma, integrando soluzioni Kyocera e di terze parti, accessibile tramite un marketplace. «Questo nuovo progetto avrà come obiettivo quello di rendere i nostri partner sempre più autonomi e preparati nel gestire il rapporto con i clienti, dalla prevendita al post vendita» conclude Contarini. In questo percorso avranno un ruolo importante i system integrator, sia quelli già attivi sia quelli che verranno coinvolti in futuro.
