Oggi le aziende si trovano a dover affrontare un travolgente afflusso di informazioni che causa la tempesta documentale perfetta. Tecnologie in costante crescita, convergenti, maggiore legislazione, controllo regolamentare e una maggiore richiesta di archiviazione sicura dei documenti pongono sfide significative alle imprese che stanno cercando di mettere ordine in quello che potrebbe essere considerato caos documentale. Queste sfide hanno un impatto sostanziale sulle imprese impegnate in un processo di avanzamento verso la vera trasformazione digitale, ma che stanno ancora combattendo sfide analogiche di base da cui sono frenate, come nel caso della mancanza di spazio fisico di archiviazione dei documenti.
Scopo di questo white paper è quello di approfondire il modo in cui determinate inefficienze e punti deboli del business derivano da un problema molto basilare, ma comune tra le imprese. Infatti, la documentazione viene ancora archiviata in loco presso numerose aziende e molte non sono consapevoli delle conseguenze di una mancata gestione e archiviazione efficiente. Ciò è dovuto principalmente al fatto che le aziende non si affidano a un archivio digitale dedicato o a una soluzione di gestione dei contenuti, che invece potrebbe facilmente fornire una risposta ai loro problemi.
Si verificano quindi regolarmente problemi di sicurezza e controllo degli accessi. Le aziende hanno difficoltà a controllare e tenere traccia dell’accesso ai contenuti sensibili presenti nella loro documentazione e il caos creato da grandi quantità di documenti disorganizzati negli uffici porta a tempi prolungati nel recupero e nella ricerca di documenti. Inoltre, i costi di archiviazione stanno aumentando dato che si rende necessario spazio fisico sempre maggiore, che si traduce poi in spazio morto e maggiori spese per le imprese.
I punti deboli e le inefficienze aziendali si manifestano in una varietà di segnali e le aziende stanno lentamente acquisendo consapevolezza relativamente alle soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato. Enterprise Content Management (ECM) e Content Services sono soluzioni complete che possono essere utilizzate per risolvere criticità quali la mancanza di spazio di archiviazione dei documenti. In definitiva, questi strumenti software consentono alle aziende di adottare un approccio olistico e di acquisire, archiviare, gestire e proteggere in modo efficace la propria documentazione, migliorando l’efficienza lavorativa e superando le sfide aziendali quotidiane.
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