Le soluzioni ECM strutturano le informazioni e acquisiscono, archiviano, attivano, analizzano e automatizzano i contenuti di business, ricavando nuovo valore dai dati che precedentemente non erano strutturati e disponibili. L’ECM (enterprise content management) consente di trarre pieno vantaggio dalle informazioni sui clienti e dalle conoscenze aziendali incorporate nei contenuti.
Le informazioni presenti nei documenti possono essere utilizzate per rendere i processi di business più efficienti, raggiungere e coinvolgere i clienti, automatizzare i flussi e migliorare la condivisione e la collaborazione.
Perché l’ECM è importante per le aziende?
Il contenuto è strategico per la trasformazione digitale, si dice infatti “the content is king”.
Nel contenuto sono presenti informazioni sui clienti — i loro comportamenti, le loro opinioni, ma è necessario che tutto sia strutturato e accessibile per trarne vantaggio.
I documenti archiviati nei repository, le condivisioni di file e le cartelle in cloud rappresentano uno dei patrimoni dell’azienda e, precisamente quello informativo. Saper strutturare le informazioni e i processi documentali è, oggi più che mai, strategico e fondamentale per intraprendere o accelerare un percorso di trasformazione digitale.
Dato che i dati e le informazioni crescono a velocità senza precedenti, le organizzazioni stanno adottando misure concrete per tenere il contenuto sotto controllo. “Il caos del contenuto” — la mancanza di contenuti digitalizzati e l’impossibilità di accedere al contenuto giusto al momento giusto — rappresenta uno degli ostacoli più diffusi nelle aziende, una criticità da risolvere per eliminare gli sprechi, per avere un time to market veloce e, soprattutto, per fornire un servizio di livello ai propri clienti.
ECM e gestione delle informazioni
Le soluzioni ECM permettono di portare innovazione nel contesto dei processi aziendali, favoriscono la collaborazione e abbattono i silos dipartimentali. Non è un caso che le funzioni di workflow siano centrali nell’economia di questo tipo di soluzione: a seconda dell’attività aziendale e dei processi su cui si basa, è solitamente possibile ‘inserire’ i documenti in workflow predefiniti. Si pensi alla gestione del giustificativo di una nota spese inviato in forma elettronica da un dipendente in trasferta – oppure alle fatture dei fornitori e dei clienti, agli ordini, alle pratiche d’assunzione dipendenti etc. Le soluzioni ECM favoriscono la collaboration, permettendo a più persone di lavorare sugli stessi contenuti mediante creazione e/o editing, e, ovviamente, consentono l’archiviazione, garantendone sicurezza e immodificabilità, come da requisiti di legge per la conservazione sostitutiva.
Approccio data driven grazie all’ECM
Inoltre, è interessante sottolineare il valore delle soluzioni di Enterprise Content Management nell’ottica di un approccio data-driven: la disponibilità di enormi volumi di dati e informazioni in un unico sistema rende infatti più efficiente il processo decisionale, aprendo le porte all’ottimizzazione e all’automazione dei processi documentali.
VANTAGGI
I vantaggi dell’implementazione di un ECM in azienda riguardano l’ottimizzazione e la messa in sicurezza del workflow documentale e l’abbattimento dei costi relativi alla gestione dei documenti in formato cartaceo.
Nello specifico:
- Fruizione da remoto dei documenti e gestione digitale dei processi aziendali in modalità agile;
- Accessibilità multicanale (web e client) più rapida e selettiva al patrimonio informativo aziendale;
- Controllo sulla produzione, l’editing e la gestione delle versioni dei documenti;
- Rispetto delle normative relative alla privacy e condivisione documenti secondo policy e profili utente stabiliti dall’azienda;
- Abbattimento del rischio di perdita documenti;
- Riduzione dei costi relativi alla gestione e archiviazione di documenti su supporto analogico;
- Miglioramento dei flussi documentali e del servizio fornito al cliente;
- Riduzione dell’utilizzo di carta e attenzione alla sostenibilità ambientale.
APPLICAZIONI
- Dematerializzazione documenti e archiviazione > riduzione spazio fisico per gli archivi
- Indicizzazione documenti > ricerca e condivisione documenti semplice e veloce
- Strutturazione e gestione digitale della path di approvazione > tracciabilità attività e operatività ottimizzata
- Automazione processi documentali > efficienza operativa ed eliminazione errori umani
- Conservazione elettronica dei documenti fiscali > rispetto delle normative vigenti e fruibilità semplice e immediata
- Condivisione e distribuzione dei documenti in tutta sicurezza e secondo profilazione utente > collaboration aziendale > qualità servizio verso utente finale
- Gestione ciclo attivo
- Gestione ciclo passivo
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