Edilkamin è l’azienda italiana leader del riscaldamento domestico a legna e pellet che unisce la tecnologia, alla sicurezza, efficienza ma anche al design.
La sede centrale si trova a Lainate, con una fitta rete di rivenditori e centri assistenza distribuiti su tutto il territorio nazionale. Edilkamin esporta con successo in oltre 40 paesi. Da impresa familiare italiana ad azienda a gestione manageriale: l’azienda conta oggi un team di oltre 400 persone, più di 1.500 rivenditori e oltre 60 agenti nel mondo.
L’esigenza: obiettivo Paperless
L’azienda, intendeva dotarsi di un sistema documentale completo e affidabile per gestire tutti quei documenti facenti parte del ciclo attivo, passivo e contabile e provvedere alla loro corretta dematerializzazione, ricerca e archiviazione sostitutiva.
La Soluzione: un documentale integrato all’erp aziendale
Per realizzare il progetto verso il paperless, Edilkamin ha scelto di affidarsi a smeup, che ha proposto all’azienda di adottare come soluzione ARXivar, piattaforma specializzata nella gestione documentale che prevede già una perfetta integrazione con il gestionale smeup erp e che ha permesso così una facile, veloce ed efficace implementazione e comunicazione tra sistemi e processi.
ARXivar consente la gestione e l’invio in automatico dei workflow per il reperimento delle informazioni mancanti e necessarie ai fini della consultazione e dell’archiviazione elettronica digitale a norma.
Gestione Ciclo Attivo. Partendo dalla gestione dei documenti del ciclo attivo, Arxivar consente la lettura dei dati presenti direttamente all’interno del database. Attraverso il tool di acquisizione “Plugin Manager”, vengono stabilite regole per recuperare le informazioni necessarie alla profilazione e all’ acquisizione dei documenti attraverso un workflow definito. Tutto questo unito alla gestione degli allegati tramite una coda di acquisizione BarCode.
Gestione Ciclo Passivo: La gestione dei documenti del ciclo passivo avviene, come per il ciclo attivo, attraverso la lettura diretta dei dati presenti nel database con il “Plugin Manager” e acquisendo i documenti attraverso il sistema di BarCode.
La Gestione Documenti Amministrativi si svolge attraverso la creazione manuale di un profilo e allegando tramite il sistema il documento necessario (Libri giornali, Schede contabili, ecc.). ARXivar è poi in grado in tutta autonomia di effettuare la gestione e l’invio dei documenti al servizio di conservazione elettronica digitale a norma, denominato IX-CE.
I benefici
Con l’implementazione e integrazione del software documentale Arxivar Edilkamin ha potuto ottenere svariati benefici tra cui:
- l’automatizzazione e semplificazione dei processi di archiviazione;
- la riduzione e per alcuni processi l’eliminazione sensibile di carta;
- la ricerca e l’integrazione veloce e centralizzata tra le varie strutture;
“L’ottima gestione del sistema informativo interno, la semplicità di utilizzo di ARXivar e la facile parametrizzazione dell’interfaccia web hanno consentito ad Edilkamin di snellire e velocizzare l’operatività quotidiana.” – Mauro Bergamasco, IT Manager Edilkamin.
Visto il successo e i benefici ottenuti in futuro l’azienda ha in programma di integrare ARXivar con le altre sedi nel mondo, al fine di organizzare e condividere tra loro le informazioni. Grazie all’interfaccia web, Edilkamin avrà così un ambiente unico completamente integrato, per gestire e consultare tutti i documenti generati.
