Panzolini: il digitale favorisce e semplifica l’attività consultiva per il business
A metà degli anni ’90 Poste Italiane, divenuta un Ente Pubblico Economico e persa la tutela legale dell’Avvocatura dello Stato, si trovò nella necessità di organizzare una propria funzione legale. Il passaggio dal regime pubblico a quello privato comportò un incremento del contenzioso, soprattutto con i dipendenti. «Questa circostanza, unita alla complessità organizzativa territoriale della Funzione Legale, suggerirono al management di ricorrere ad una gestione informatica dell’attività che, da subito, permise un efficace monitoraggio degli incarichi giudiziari e consultivi – ci spiega l’Avv. Mauro Panzolini, responsabile atti giudiziari e coordinamento legale territoriale di Poste Italiane -. Fu così adottato l’applicativo Teleforum del Gruppo Eustema. Una scelta che generò immediatamente risultati di efficientamento dei processi e di una più ordinata gestione delle informazioni, riducendo al minimo il rischio di perdita delle scadenze temporali dei procedimenti giudiziari».
Che benefici ha portato l’integrazione applicativa tra Teleforum e le soluzioni adottate da altre aree aziendali?
Di pari passo con l’incremento delle esigenze operative della Società l’applicativo è stato implementato di nuove funzionalità ed è divenuto uno strumento per così dire “aziendale”. Oggi oltre all’area legale anche le aree di business, di amministrazione e di reporting utilizzano i dati di contenzioso per le loro finalità gestionali. A livello territoriale, poi, i vantaggi sono apprezzabili in termini di velocità di consultazione dei fascicoli da e per la direzione generale e per il confronto dei precedenti, utile nella redazione delle difese giudiziali e nella predisposizione dei consultivi.
Il livello di automazione digitale ha contribuito a rendere l’area legale un’area di business a tutti gli effetti?
L’innovazione digitale ha favorito e semplificato l’attività consultiva di supporto al business aziendale. Al tempo stesso ha permesso di gestire più efficacemente l’organizzazione di una struttura legale complessa di un’azienda come la nostra, favorendo l’ottimizzazione dei tempi di interscambio delle informazioni necessarie alla predisposizione delle difese giudiziali, come nel caso della verifica e del confronto dei precedenti, e delle valutazioni gestionali che l’azienda può ora utilizzare per fini istituzionali o di business.
Quali i prossimi obiettivi in termini di evoluzione digitale della sua funzione?
Stiamo valutando l’attivazione di un canale di acquisizione dei dati robotizzata, per facilitare l’immagazzinamento delle informazioni da più canali, sia fisici che digitali. Ciò ridurrebbe il rischio di errore umano sempre possibile nell’esecuzione di tali processi. Sul profilo giudiziario delle pratiche legali inserite in Teleforum, stiamo immaginando di sfruttare un’ulteriore funzionalità dell’applicativo che ci permetterebbe di controllare direttamente dalla singola utenza lo stato del procedimento giudiziario nonché lo scambio degli scritti difensivi e il deposito degli atti, utilizzando le piattaforme pubbliche del “Processo Civile Telematico”, del “Processo Amministrativo Telematico” e del “Portale Atti Penali”.
