Come ottimizzare l’infrastruttura documentale e di stampa per migliorare i processi di business document-intensive? Dalla gestione dei documenti alla gestione delle informazioni in sicurezza. Imprese, PA e Sanità verso un sistema totalmente cloud-based
Le aziende vogliono lavorare in modo snello, fluido, veloce e sicuro, da qualunque posto e in qualunque momento. I dipendenti possono operare da casa, in modo ibrido o in mobilità. In questo scenario, anche la gestione documentale, intesa come la corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, necessita di soluzioni smart. La gestione elettronica dei documenti consente di ottimizzare e semplificare i processi, di ridurre i volumi di carta grazie alla dematerializzazione e anche gli spazi di archiviazione. Inoltre, rende i documenti sempre disponibili e inalterabili nel tempo. In termini di costi, il risparmio è evidente, così come appaiono chiari i benefici in termini di efficienza e anche di sostenibilità. Le aziende hanno bisogno di piattaforme documentali che permettano di gestire i documenti e di automatizzare i processi, dentro e fuori l’ufficio. La gestione documentale coinvolge da una parte l’architettura del sistema di gestione e dall’altra il mondo dello smart printing, nel mezzo c’è tutto il capitolo della creazione e trattamento a norma dei documenti. Uno scenario che presenta alcune problematiche in ambito sicurezza, come ricorda Sergio Patano, associate director Research & Consulting di IDC Italia: «In tema di print security, i dispositivi IoT, in particolare le stampanti, sono sempre stati dei punti deboli per quanto riguarda i livelli di sicurezza delle organizzazioni in quanto forniscono un facile e non protetto accesso alla rete aziendale». Secondo quanto emerge dalle survey IDC, il passaggio al cloud, la transizione dalla carta al digitale, la trasformazione dei workflow e l’emergere dell’hybrid working sono tutti elementi importanti nell’accelerazione verso la digital transformation, ma rischiano tutti di essere vanificati, a causa della minaccia alla sicurezza che portano con sé, se non adeguatamente gestiti.
Non sorprende quindi che gli intervistati siano preoccupati per le implicazioni sulla sicurezza delle “nuove normalità” attuali e future. Nonostante molti vendor e provider stiano fortemente spingendo sull’importanza di estendere all’infrastruttura di stampa l’approccio alla sicurezza adottato per l’infrastruttura ICT, l’approccio Zero Trust alla progettazione e all’implementazione dei sistemi IT raramente si estende anche ai device di input e output documentale. Come spiega l’esperto di IDC, questo però non è un processo irreversibile e molte organizzazioni si stanno gradualmente occupando di questo problema, spinto principalmente dalle nuove offerte di sicurezza dei fornitori di servizi di stampa. «La necessità di mantenere elevata la produttività durante il primo lockdown ha velocemente portato all’attenzione la delicatezza di una gestione non sicura del lavoro da remoto che ha esposto non solo ad attacchi informatici, che hanno rischiato di paralizzare le attività aziendali, ma anche a sanzioni più o meno cospicue per l’infrazione di regole per la protezione dei dati. Attualmente, parlando di gestione dell’infrastruttura di stampa e del workflow documentale, sono ancora troppe le aziende che puntano ad affrontare le nuove sfide attraverso lo sviluppo e l’implementazione di soluzioni tradizionali e consolidate. Fino a prima della pandemia, il mercato della stampa e della gestione della stampa e dei documenti tramite il cloud ha mostrato una crescita ridotta, con la domanda repressa dalla soddisfazione per lo status quo e la crescita ostacolata dai limiti delle tecnologie disponibili in materia di sicurezza e dal costi dei workflow basati sul cloud. Tuttavia, l’impatto della pandemia globale e l’arrivo tempestivo di tecnologie di facilitazione necessarie, convenienti e sicure hanno creato le condizioni perfette per la crescita e l’evoluzione del mercato». Il passaggio al lavoro ibrido – continua Patano – ha portato la stampa su cloud a diventare indispensabile come parte dei toolkit virtuali dei dipendenti e fondamentale nel perseguimento della business continuity.
«La forza lavoro del futuro dovrà essere abilitata e attrezzata per svolgere attività e comunicare indipendentemente dal luogo di lavoro. Lo sviluppo sempre più pervasivo delle soluzioni per la gestione della stampa cloud-based non solo semplificherà la stampa “from anywhere” e “anydevice” ma la renderà sempre più economica, veloce e sicura». Tuttavia, la digitalizzazione sta anche erodendo i volumi delle pagine stampate. «Ciò significa – spiega Patano – che anche se potremmo essere in grado di stampare facilmente sempre e ovunque, potremmo non avere un grande bisogno di farlo. «Partendo da questo presupposto i produttori di hardware e software di stampa stanno già valutando i vantaggi dell’investimento in ricerca e sviluppo tecnologico per un mercato in declino, cercando laddove sia possibile e realizzabile di incorporare sempre più le capabilities dei fornitori di servizi di stampa che dovranno aiutare i loro clienti a passare dalla pagina cartacea alla pagina digitale attraverso l’implementazione di workflow digitali che sostituiscono e migliorano i processi». In questo contesto i progressi incrementali della tecnologia stanno anche aiutando a guidare la transizione al cloud. «I progressi nei moduli e nell’archiviazione digitali, nonché nelle firme digitali, sono stati fattori importanti, così come le innovazioni nella stampa su cloud» – evidenzia Patano. «I vantaggi dei servizi di stampa su cloud e di gestione dei documenti sono evidenti, ma devono essere comunicati ai clienti.
L’EVOLUZIONE DEL CLOUD PRINT
La stampa su cloud pubblico offre la comodità di una stampa tipicamente ad hoc e poco frequente utilizzando il cloud. «Il livello successivo – continua Patano – è la gestione della stampa su cloud, un’estensione dei servizi di stampa gestiti (MPS) che consente ai fornitori di gestire in remoto i parchi stampanti dei clienti. Un’estensione di MPS sono i servizi di infrastruttura di stampa cloud che offrono la stampa serverless, spostando completamente o in parte le soluzioni locali nel cloud ed eliminando la necessità di una gestione continua di server, driver, code e aggiornamenti». IDC considera le piattaforme di infrastruttura di stampa di nuova generazione come servizio (Next generation print infrastructure as a Service – NGPIaaS) fondamentali per supportare le esigenze più ampie e strategiche delle aziende. «Con NGPIaaS, le organizzazioni possono spostare l’intera infrastruttura di stampa nel cloud, inclusi i server di stampa. I clienti enterprise si stanno concentrando su diverse iniziative strategiche chiave a sostegno dei loro sforzi di trasformazione digitale: outsourcing IT, migrazione cloud, IoT, analisi dei dati e sicurezza. Sfruttare NGPIaaS per facilitare un’infrastruttura di stampa modernizzata aiuterà le organizzazioni a promuovere l’efficienza e migliorare la produttività attraverso una migliore analisi dei processi».
Di fronte a un drammatico aumento del lavoro da casa, le aziende sono alla ricerca di soluzioni basate su cloud per garantire che possano fornire comunicazioni efficaci ai clienti e strumenti di produttività dei dipendenti. Studi IDC hanno rivelato che più della metà delle aziende europee prevede di aumentare gli investimenti in strumenti basati su cloud per i lavoratori a distanza. Circa il 46% delle aziende prevede specificamente di aumentare gli investimenti in strumenti per un lavoro a distanza più efficiente. Quasi il 60% delle aziende europee prevedeva inoltre di accelerare lo sviluppo di processi digitali per una migliore comunicazione con i clienti. Secondo le ultime prediction di IDC sulle soluzioni di Imaging, Printing and Document, entro il 2023, il 60% delle organizzazioni globali implementerà tecnologie basate su cloud per consentire il monitoraggio e la gestione remoti di un parco stampanti più ampiamente distribuito. «Questo perché – spiega Patano – man mano che il modello di lavoro ibrido diventa mainstream, le organizzazioni saranno costrette a riconsiderare le tattiche e le strategie IT. I cambiamenti nei processi di lavoro e nella cultura del lavoro, combinati con le esigenze in evoluzione dell’impresa estesa o distribuita, porranno maggiore enfasi sull’esperienza del consumatore e sui servizi di supporto agli utenti. Di conseguenza, l’IT dovrà ridefinire le priorità degli investimenti tecnologici in aree che consentono meglio una forza lavoro remota più produttiva e sicura».
Questo è certamente e soprattutto vero per l’ambiente di stampa. «Le aziende che hanno adottato misure a breve termine per dotare i dipendenti di stampanti domestiche durante le fasi iniziali della pandemia cercheranno soluzioni più efficaci e a lungo termine per la gestione dei dispositivi e della stampa. Si prevede che funzionalità come il monitoraggio remoto, la gestione, la configurazione e il supporto diventeranno ancora più importanti man mano che le aziende svilupperanno politiche IT più solide per i dipendenti a domicilio. Nel frattempo, le aziende avranno bisogno di strumenti più efficaci per la gestione dei costi, la creazione di report e il monitoraggio dei dispositivi di stampa domestici». Ci sono numerose sfide e fattori da considerare, a cominciare dalla necessità di base di attrezzare l’home office. «I nuovi dipendenti remoti si sono trasferiti rapidamente per dotare i propri uffici domestici dei componenti IT necessari per completare le attività lavorative quotidiane. Alcune organizzazioni – fa notare Patano – hanno fornito una guida ai dipendenti remoti per quanto riguarda l’approvvigionamento e l’uso delle stampanti. Alcuni hanno consigliato ai dipendenti di utilizzare i propri dispositivi di stampa personali, mentre altri consentono ai dipendenti di acquistare nuovi dispositivi e richiedere il rimborso delle spese di stampa in un secondo momento. Questa mancanza di uniformità all’interno dell’organizzazione pone notevoli rischi per la sicurezza ed è diventata un punto focale per i responsabili IT».
La necessità di fornire una migliore sicurezza per i dispositivi remoti garantendo al contempo la protezione dei dati e la privacy è un’area importante che sta suscitando un crescente interesse per la stampa basata su cloud. IDC prevede di vedere un’implementazione più ampia di strumenti e infrastrutture di gestione della stampa basati su cloud mentre le aziende cercano di sfruttare l’IoT e l’analisi dei dati per fornire una migliore gestione e supporto, non solo per quanto riguarda la sicurezza, ma anche per un servizio proattivo e predittivo per migliorare la produttività e ridurre la necessità di tecnici dell’assistenza in loco.
ACQUISIZIONE E INDICIZZAZIONE
È ormai noto che l’accelerazione del processo di digitalizzazione ha portato a riconsiderare i processi e il valore del documento. Secondo quanto emerge da una ricerca di ASSOIT, dal “sistema di stampa” si è passati al “sistema di acquisizione e stampa”, dove la scansione del documento diventa anch’essa primaria e di valore in termini economici e di efficienza dei processi. «In altre parole – spiega Cristiano Vignati, scanner sales manager di Epson Italia si passa dal riconoscimento del valore di una pagina stampata al valore del documento che viene gestito in input o output, indifferentemente. Si passa allo Smart Printing. In questo senso, diventano essenziali strumenti hardware e software efficienti e aggiornati che, oltre a poter acquisire qualsiasi tipo di documento e formato, abbiano la flessibilità necessaria per integrarsi in rete e con funzioni software di indicizzazione e gestione di processi complessi. A questo, deve aggiungersi anche la formazione degli utenti in termini di nuovi processi e di strumenti». In questo contesto, sorge spontanea una domanda: in che modo è possibile ottimizzare l’infrastruttura di stampa e documentale per migliorare i processi di business document-intensive? «Un assessment preciso di quelle che sono le reali necessità operative, con l’ovvio spazio di crescita preventivabile, è il primo passo per giungere alla scelta di dispositivi e soluzioni software realmente adatti alla situazione aziendale del momento» – risponde Vignati. «Inoltre, mentre fino a prima della pandemia era generalmente sufficiente orientarsi, tanto per gli scanner che per le stampanti, verso soluzioni “high-end” che avevano l’unico obiettivo di concentrare i punti stampa e scansione con alti carichi di lavoro giornaliero – oggi la remotizzazione e la flessibilità create dallo smart working richiedono un maggior numero di dispositivi non necessariamente così “super-performanti” ma con l’attenzione rivolta più alla facilità d’uso sia in azienda che a casa e l’impostazione di processi customizzati per le necessità di ogni utente».
Secondo Lorenzo Matteoni, senior manager marketing di Brother Italia, la digitalizzazione è il motore di una rivoluzione in atto in cui sono coinvolti diversi attori: istituzioni, imprese, singoli individui. «Tra le innovazioni legate alla trasformazione digitale c’è quindi anche quella che riguarda la gestione dei flussi documentali delle organizzazioni, chiamate a riformulare i tradizionali cicli cartacei all’interno di nuovi processi». E proprio la razionalizzazione del processo di stampa è uno degli obiettivi perseguiti da Brother tramite i servizi di stampa gestita, con cui supporta grandi società e PMI nel percorso verso il nuovo paradigma digitale. «Anche le imprese sono chiamate a dare il loro contributo alla trasformazione e, in questo contesto, si afferma anche un fenomeno già in atto: la “migrazione” del flusso documentale verso soluzioni che utilizzano il cloud. Si tratta di un processo che non elimina la produzione cartacea, ma che apporta nuovi spunti per il suo efficientamento e per una gestione dei supporti in linea con le necessità di produttività, sicurezza dei dati e controllo delle procedure e dei costi» – spiega Matteoni.
Parallelamente si è affermata l’esigenza di servizi di gestione documentale in linea con le nuove richieste imposte dalla digitalizzazione. I servizi di stampa gestita forniti da Brother sono la soluzione per acquisire il pieno controllo del flusso documentale in ambito lavorativo, garantendo la possibilità di automatizzare il lavoro, aumentare la produttività e migliorare la sostenibilità. Il servizio di stampa gestita Pagine+ fornisce, infatti, un servizio di consulenza al cliente nella gestione documentale (dall’acquisizione, all’archivio fino alla consultazione) e nel processo di ottimizzazione dei processi di stampa. La consulenza comprende il calcolo del total cost of ownership in termini di costo per pagina prodotta, la valutazione degli obiettivi dell’azienda, il supporto nella scelta del miglior hardware di stampa e la presentazione dei risultati ottenuti. Pagine+ mette inoltre a disposizione i dispositivi di output, l’installazione, la fornitura di consumabili e l’assistenza tecnica. «Tutto quello di cui ha bisogno ogni azienda per la propria digital transformation» – sottolinea Matteoni.
Per Lorenzo Rossi, BU Digital & Document manager di SCAI Solution Group, il punto focale è che smart working e lavoro agile non si basano solo sul concetto di mobilità ma anche di collaborazione. «Per rimanere a stretto contatto col business è fondamentale disporre di hub dove poter scambiare con clienti e collaboratori input e output con precisione, rapidità e in tutta sicurezza. A maggior ragione – afferma Rossi – quando si tratta di stampa». Un approccio che punta a semplificare al massimo l’esperienza di stampa avvicinando l’utente all’hardware con logiche, interfacce e feature che ricalcano quelli ben conosciuti nel mondo consumer e che sono onnipresenti su smartphone e tablet. «Il principio è lo stesso: massima personalizzazione, una molteplicità di app e widget con funzioni chiare e accessibili, pochi tocchi per far partire i programmi desiderati sulle stampanti multifunzione». Come? Sfruttando la tecnologia NFC, attraverso la quale vengono dettati gli standard internazionali per le funzioni di stampa, scansione, produttività, servizi erogati via cloud e Mobile device management (MDM). «La gestione dello smart printing, che permette ai milioni di possessori di smartphone e di dispositivi compatibili equipaggiati con sistemi operativi adatti di comunicare con più di 88 milioni di stampanti in tutto il mondo – a prescindere da marca e modello e senza installare software aggiuntivi – rappresenta la vera rivoluzione nella gestione di tale operatività ovunque ci si trovi» – spiega Rossi.
LA MIGRAZIONE VERSO IL CLOUD
Come evidenziato da IDC e da Brother, il cloud apre scenari nuovi di interconnessione e integrazione, con la “migrazione” del flusso documentale verso soluzioni che utilizzano il cloud. Ma quali sono i vantaggi della gestione documentale in cloud? «Il cloud ha portato nuova innovazione nei dispositivi multifunzione, non solo nell’ambito della condivisione e fruizione dei documenti, ma anche nel concetto di gestione dell’infrastruttura di stampa» – afferma Luca Dongiovanni, product manager office solutions di Konica Minolta. «Le soluzioni di print management stanno evolvendo e integrando sempre più rapidamente questa tecnologia. Al tempo stesso, le aziende accolgono sempre più con favore la proposta di un sistema totalmente cloud-based». Anticipando questa tendenza, Konica Minolta ha sviluppato Workplace Pure, una piattaforma cloud di servizi, che tra questi include proprio il servizio di cloud printing. «Molti clienti hanno già adottato la nostra soluzione, cogliendo i numerosi vantaggi che essa può offrire» – spiega Luca Dongiovanni.
Prima di tutto, la gestione e l’aggiornamento dell’infrastruttura, che sono ora centralizzati liberando il cliente da questo onere. Altrettanto importante è il tema della sicurezza, per questo la nostra soluzione è certificata ISO 27001 e tutte le comunicazioni sono crittografate end-to-end. Occorre anche evidenziare la flessibilità offerta da Workplace Pure che consente di pagare solo per il servizio che si utilizza e proporzionalmente agli utenti che ne fruiscono». Per Lorenzo Rossi di SCAI Solution Group, i vantaggi della gestione documentale in cloud riguardano la flessibilità, l’affidabilità e l’ottimizzazione sia dal punto di vista gestionale e operativo di document management sia dal punto di vista dei costi e della compliance normativa. «Si tratta di una soluzione multifunzione, economica e ready-to-use in grado di ottimizzare i tempi e i processi di document management. Inoltre, garantisce servizi di qualità a costi contenuti, accesso ottimizzato per i dispositivi mobile, sicurezza a più livelli, archiviazione e conservazione a norma dei documenti digitali».
PUBBLICO E PRIVATO
La gestione documentale dei procedimenti amministrativi permette di governare processi e documenti dalla produzione alla conservazione. «La gestione digitalizzata consente alle aziende di accedere a una serie di vantaggi e benefici percepibili già da subito come la semplicità di utilizzo delle piattaforme nelle loro modalità user-friendly; l’ottimizzazione e l’efficientamento dei processi; l’accessibilità da remoto e facilità di condivisione; la sicurezza dei dati e dei documenti firmati e archiviati digitalmente; la profonda riduzione dei costi di produzione e gestione; inalterabilità dei documenti» – spiega Lorenzo Rossi. In generale, la digitalizzazione della PA italiana costituisce un passaggio fondamentale per favorire la crescita della competitività del Paese – «riuscendo parallelamente a garantire ai cittadini servizi più efficaci, più rapidi e più sicuri». Internamente – «la digitalizzazione della gestione documentale permette e permetterà ai dipendenti pubblici di essere più produttivi, attraverso l’accesso, la creazione e la condivisione di documenti in modo veloce, intuitivo e semplice. Si pensi poi a cosa significa, per il mondo della Pubblica Amministrazione, poter liberare lo spazio fino a ieri occupato da monumentali archivi, i quali ora possono essere trasferiti online senza ingombri, raggiungibili da qualsiasi luogo e in qualunque momento».
LE PROSPETTIVE NELLA SANITÀ
Con una dotazione prevista di 20,23 miliardi di euro per la Sanità territoriale e l’innovazione del Servizio sanitario, la digitalizzazione promossa dal PNRR rappresenta l’opportunità per dar vita a un sistema sanitario più agile ed efficiente e soprattutto maggiormente focalizzato sulle esigenze del paziente. Il digitale gioca un ruolo chiave su quattro assi ben precisi: telemedicina; centralità dei dati; fascicolo sanitario elettronico; competenze digitali. Ma non è tutto. «Centrale in questi interventi è un approccio data-centrico alla Sanità» – rileva Lorenzo Rossi. «Non a caso si parla di piena integrazione di tutti i documenti sanitari e di tutte le tipologie di dati e servizi che confluiscono nel fascicolo sanitario elettronico, in una logica di piena interoperabilità. Il PNRR prevede anche un significativo potenziamento dell’infrastruttura tecnologica e applicativa del Ministero della Salute, con l’obiettivo di migliorare la raccolta, il processo e la produzione dei dati per il Nuovo Sistema Informativo Sanitario e di sviluppare strumenti di analisi avanzata utili non solo per studiare fenomeni complessi, ma anche per elaborare scenari predittivi che permettano di programmare i servizi sanitari necessari e rilevare fenomeni e patologie emergenti. Inoltre, per quanto attiene lo sviluppo della telemedicina, gli investimenti infrastrutturali avranno come obiettivo anche la creazione di una piattaforma nazionale per la gestione della domanda e dell’offerta di servizi di telemedicina forniti da soggetti accreditati».
