Tassonomia e metadati sono parte fondamentale del piano di knowledge e content management. Ecco come costruire e implementare una strategia integrata per connettere gli utenti al contenuto in tutti i tipi di attività e servizi
Con l’aumento dei volumi di contenuti e delle esigenze di gestione delle informazioni, sono cresciuti anche l’interesse e le necessità per le tassonomie. Le tassonomie sono elenchi di termini controllati e strutturati, utilizzati per contrassegnare il contenuto in modo che possa essere facilmente recuperato. Le tassonomie possono essere trovate nei data base di ricerca delle biblioteche, nei siti Web di e-commerce, nei sistemi di gestione dei contenuti aziendali, nelle intranet delle organizzazioni e in molte altre aree. Con l’espansione delle tecnologie di gestione delle informazioni verso le aree dell’intelligenza artificiale e del machine learning applicati all’analisi e al mining di testo, il valore delle tassonomie non è diminuito, ma è di fatto aumentato.
Gli usi funzionali delle tassonomie
Le tassonomie hanno una funzione di intermediazione per connettere gli utenti al contenuto. Le tassonomie vengono taggate al contenuto nel back-end sia manualmente sia con tecnologie di auto-tagging basate sull’elaborazione del linguaggio naturale o sul machine learning, mentre gli utenti vi interagiscono nel front-end. Esistono diversi modi in cui le tassonomie possono servire gli utenti finali. Le tassonomie delle informazioni digitali sono state originariamente create solo per il recupero delle informazioni, ma le innovazioni e le tendenze nei contenuti e nei dati digitali hanno dato origine a usi aggiuntivi per le tassonomie, ad esempio per supportare le raccomandazioni, le personalizzazioni, il knowledge management basato sui dati in azienda, l’analisi dei clienti, la progettazione di chatbot, e tanto altro. Le tassonomie possono essere implementate per diversi usi: navigazione Web, ricerca, scoperta, filtraggio, ordinamento, visualizzazione dei dati, personalizzazione delle informazioni, raccomandazione, gestione e analisi del contenuto e dei dati.
Gli usi di business delle tassonomie
Le tassonomie digitali sono state originariamente utilizzate per i contenuti di ricerca forniti dalle biblioteche, ma da allora sono state adottate per una varietà di scopi di business, tra cui la gestione e il recupero di informazioni sui prodotti, informazioni sui clienti, informazioni di marketing, informazioni sulle risorse umane e varie iniziative di knowledge management. Le tassonomie possono essere utilizzate per supportare sia gli utenti all’interno di un’organizzazione sia quelli esterni, come clienti, potenziali clienti, partner o ricercatori. In molti casi, la stessa tassonomia viene utilizzata con lo stesso contenuto per un pubblico diverso. Tuttavia, pubblici diversi sono serviti da tassonomie e contenuti diversi. A volte, segmenti di pubblico diversi utilizzano tassonomie diverse per accedere allo stesso contenuto o a una parte dello stesso contenuto.
Tassonomie per utenti esterni
Le organizzazioni o le agenzie, in cui la pubblicazione o la condivisione di informazioni per il pubblico esterno è fondamentale per la loro attività o missione, hanno da tempo riconosciuto l’importanza dei thesaurus o delle tassonomie. Questo è iniziato con articoli di periodici e riviste e da allora si è diffuso per comprendere tutti i tipi di contenuti e dati. Tra gli esempi di settori in cui utenti esterni utilizzano le tassonomie per accedere al contenuto vi sono: editori di notizie o altri report online, fornitori di data base di biblioteche/ricerca o altri servizi di contenuto in abbonamento; organizzazioni in cui le informazioni pubbliche o dei membri sono significative, comprese le agenzie governative con siti Web ricchi di contenuti, organizzazioni internazionali, organizzazioni senza scopo di lucro e associazioni professionali e di categoria; e-Commerce e marketplace, compresi business-to-consumer (B2C), business-to-consumer (B2B) e consumer-to-consumer (C2C) e condivisione delle informazioni sui prodotti tra produttori, distributori, grossisti e rivenditori; editori educativi o società di tecnologia per l’istruzione, che forniscono apprendimento digitale; servizi di vendita o distribuzione di media digitali, come film, musica, eBook, immagini, animazioni, clip video, grafica, e così via; siti web di bacheche di lavoro o siti che abbinano consulenti/appaltatori/freelance a contratti o progetti. Inoltre, con la crescita del content marketing, che è l’uso di contenuti basati sul web da parte di aziende e organizzazioni per attirare visitatori sui propri siti, il contenuto dei siti web è cresciuto enormemente, con più pagine, blog post, file multimediali, documenti da scaricare. Per aiutare i visitatori a trovare informazioni e contenuti sui loro siti, le tassonomie sono ora diventate importanti per le organizzazioni in tutti i tipi di attività o servizi. Accanto a questi casi di pubblicazione di contenuti per utenti esterni di tassonomie, continua a esserci anche un uso interno delle tassonomie per la gestione dei contenuti, incluso il loro riutilizzo, la gestione dei diritti, la conservazione/gestione del ciclo di vita, la gestione della qualità, l’integrazione di nuovi contenuti e la gestione multilingue.
Le tassonomie per utenti interni
Negli ultimi decenni, la quantità di informazioni digitali interne e le applicazioni in cui sono contenuti è cresciuta in modo esponenziale. Le tassonomie possono aiutare nella gestione e nel recupero di informazioni in sistemi di gestione dei contenuti, sistemi di gestione dei documenti, sistemi di gestione delle risorse digitali, spazi di collaborazione, intranet e altro. Questo vale per tutti i settori. In alcuni casi. la gestione delle informazioni interne è particolarmente critica. I media, l’intrattenimento, la pubblicità e il marketing sono settori o funzioni che si occupano di risorse o media digitali di grandi volumi (immagini, video, file audio) che devono essere gestiti. I sistemi di gestione delle risorse digitali utilizzano le tassonomie per descrivere le risorse e possono essere collegati ad altri sistemi con tassonomie condivise. I settori altamente regolamentati, come quello farmaceutico, bancario e finanziario, energetico e delle telecomunicazioni, devono gestire meglio documenti, informazioni e dati ai fini della compliance normativa. Le tassonomie possono essere utilizzate per gestire lo stato dei documenti, collegare tra loro informazioni correlate e collegare contenuti e argomenti alle norme e ai regolamenti applicabili. Le industrie manifatturiere, tecnologiche, di engineering, di ricerca e sviluppo e correlate dispongono di grandi volumi di documentazione tecnica, manuali, policy e procedure che sono state digitalizzate e le tassonomie sono importanti per la gestione e il recupero di tali informazioni. Organizzazioni come i servizi professionali o le aziende focalizzate sulla ricerca hanno compiti critici di gestione dei contenuti come la pubblicazione interna di report, proposte o presentazioni che implicano un certo grado di riutilizzo dei contenuti. Le tassonomie aiutano i knowledge worker a trovare le informazioni di cui hanno bisogno, compresi i contenuti creati in precedenza, in modo da non doverli ricreare. Inoltre, le grandi aziende di qualsiasi settore hanno ora così tanti contenuti che le tassonomie sono diventate preziose per aiutare i propri dipendenti a trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno sia su una intranet sia su altri sistemi di gestione dei contenuti aziendali. In molti casi, la presenza di contenuti in più sistemi può portare a più tassonomie. Di conseguenza, una tassonomia gestita centralmente, che viene mantenuta sincronizzata con più tipi di sistemi di gestione dei contenuti, rappresenta la strategia più consigliata.
Heather Hedden
Esperta di tassonomia, ha operato in vari ruoli per oltre 25 anni in numerose organizzazioni e come consulente indipendente. Attualmente, lavora per il team di servizi professionali di Semantic Web Company (fornitore del software PoolParty Semantic Suite). Precedentemente, è stata editor senior di vocabolario per un editore didattico, tassonomista di uno sviluppatore software per motori di ricerca aziendali, e insegnante alla Simmons University School of Library and Information Science. Ha progettato e sviluppato tassonomie, thesaurus, ontologie e schemi di metadati per contenuti pubblicati internamente ed esternamente, compresi siti web, intranet e sistemi di gestione dei contenuti. Ha anche tenuto seminari sulla creazione di tassonomie in numerose conferenze e nell’ambito della formazione aziendale. È autrice del libro “The Accidental Taxonomist”, arrivato alla seconda edizione.
Heather Hedden presenterà per Technology Transfer il seminario “Taxonomy and Metadata Design” che si terrà a Roma il 14-15 novembre 2022.
