Smart collaboration, la sfida del lavoro ibrido

Nuovi approcci architetturali e soluzioni tecnologiche a supporto della nuova organizzazione del lavoro. Il lavoro ibrido ridisegna spazi, processi e funzioni per rispondere alle esigenze di connessione e collaborazione “anywhere”, “anytime” e “through any device”

Il lavoro ibrido rivoluziona l’organizzazione e le dinamiche aziendali. Obiettivo flessibilità e produttività, ma vanno ridefinite le best practice. Nel “new normal”, che stiamo sperimentando giorno per giorno, il lavoro flessibile e gli ambienti di lavoro collegati a reti intelligenti rivestono un’importanza fondamentale. Anche se lo scenario è in continua evoluzione, è possibile osservare da vicino come sono cambiati – e come stanno ancora cambiando – gli strumenti tecnologici che consentono di adeguarsi alle nuove sfide del lavoro e delle organizzazioni che puntano a soddisfare le nuove esigenze di connessione in sicurezza e collaborazione, “anywhere”, “anytime” e “through any device”. Secondo quanto emerge dallo studio elaborato da IDC dal titolo “Intelligent digital workspaces: Enabling the future of work for the resilient workplace”, nell’affrontare queste sfide di trasformazione del lavoro digitale, è fondamentale comprendere il concetto di “intelligent digital workspace”, un ecosistema virtuale che connette nuovi spazi di lavoro grazie a tecnologie innovative e che interessa non solo agli uffici con moquette e il lavoro dei cosiddetti colletti bianchi, ma è presente in ogni settore verticale. Il commesso di un negozio che gestisce un sistema POS, un lavoratore di linea o un chirurgo hanno tutti spazi di lavoro fisici unici, dove è possibile utilizzare la tecnologia digitale. Tuttavia, supportare i lavoratori con uno spazio di lavoro digitale connesso e intelligente diventa ancora più critico in ambienti ad alto rischio o dove è richiesta una capacità di connessione mobile a bassa latenza, o in ambienti “pandemici” e “post emergenza” dove i dipendenti che non possono lavorare da casa sono i più vulnerabili e vengono tagliati fuori dall’organizzazione.

Il modo in cui questa tecnologia può essere distribuita e supportata e il livello di dati e risorse a cui la tecnologia può accedere efficacemente dipendono dalla flessibilità dell’ambiente. Requisiti fondamentali, per aiutare le organizzazioni a raggiungere la parità di esperienza digitale tra gruppi diversi: dipendenti che lavorano da casa, in ufficio e sul campo. Il principale elemento di differenziazione del digital workspace è l’intelligenza. Nella nuova esperienza di lavoro, lo spazio di lavoro è personalizzato per l’utente e fornisce le risorse specifiche di cui il lavoratore ha bisogno per il compito da svolgere. Questa visione di intelligent digital workspace non è stata ancora pienamente realizzata, ma i vendor di tecnologia innovativa e i service provider stanno rapidamente facendo progressi, sostituendo gli strumenti tecnologici tradizionali.

IL FUTURO DELLE IMPRESE

La smart collaboration rappresenta indubbiamente il pilastro del nuovo modo di lavorare, un elemento che determina il futuro delle imprese. Ma in che modo oggi la smart collaboration può favorire la crescita e la competitività delle aziende nel “new normal” integrando processi, spazi e persone? «L’introduzione di modelli di lavoro ibridi rappresenta un nuovo terreno di conquista» – spiega Daniela Rao, senior research and consulting director di IDC Italia. «Nei prossimi anni, la vera sfida per le aziende italiane consisterà nell’abilitare lo svolgimento delle attività lavorative indipendentemente dal luogo in cui si trovano i lavoratori. Dovranno quindi adottare nuove strategie e soluzioni in cui a una maggiore sicurezza, efficienza e produttività corrisponda il benessere dei dipendenti nei nuovi ambienti ibridi, dinamici e digitali. D’altronde, le imprese italiane sono già consapevoli che la transizione verso il lavoro ibrido è iniziata: ben il 70% delle realtà intervistate recentemente da IDC dichiara che vedrà l’affermarsi di questo nuovo modo di lavorare. Nelle aziende iperconnesse e distribuite le tecnologie digitali stanno dando inizio a una nuova cultura lavorativa e a nuovi modelli di organizzazione aziendale, dove nuove modalità comunicative e condivisione delle competenze implicano il superamento delle tradizionali gerarchie aziendali». Lo spazio digitale del lavoro sta quindi evolvendo verso un ecosistema di strumenti coordinati che offre al lavoratore una migliore esperienza di produttività e alle aziende la possibilità di sperimentare nuovi modelli operativi basati sul maggior coinvolgimento dell’intero team nel raggiungimento degli obiettivi di business. «Le tecnologie per l’intelligent digital workspace – continua Daniela Rao – connettono le persone e forniscono loro una visione personalizzata e simultanea delle risorse necessarie allo svolgimento delle attività, l’accesso da qualsiasi luogo e/o dispositivo in sicurezza e nel rispetto delle normative e regolamenti aziendali. Machine learning e intelligenza artificiale integrati in queste piattaforme potenziano le capacità dei lavoratori e migliorano la sicurezza, contribuendo alla definizione delle nuove regole di organizzazione del lavoro e di metriche di valutazione delle performance individuali e aziendali, all’insegna di una sempre maggiore flessibilità».

IL NUOVO MODELLO DI LAVORO

Nel “new normal” c’è un punto su cui tutte le aziende concordano: il lockdown della primavera 2020 ha lasciato il posto a modelli di lavoro ibridi e duraturi. Secondo Alberto Duò, Azure Modern Workplace specialist di EOS Solutions Group siamo entrati infatti in una nuova era digitale che sta trasformando completamente il modo in cui lavoriamo oggi e in cui lavoreremo durante il prossimo decennio. «I vincoli tecnologici legati alla vecchia concezione dell’ufficio sono stati negli anni superati. I PC portatili sono molto performanti, la connettività è ovunque, la sicurezza delle reti è in continua crescita, la maggior parte dei dati si trova in cloud. Insomma, l’ostilità allo smart working sembra solo resistenza culturale al cambiamento. Per connetterci, collaborare e creare in questo nuovo mondo abbiamo bisogno di un’esperienza che vada oltre le riunioni video o le chat». Secondo Alberto Duò, la via allo smart working si trova mescolando tecnologia e strategie di impiego del tempo e di organizzazione delle risorse, guardando a quattro aspetti: «Rendere la comunicazione più trasparente e più esplicita. Distinguere meglio le attività importanti da quelle urgenti. Prestare attenzione alla pianificazione delle attività. Ottimizzare il flusso dei feedback. La chiave della produttività è andare oltre le riunioni e concentrarsi sul flusso di lavoro. Dobbiamo smettere di pensare al lavoro come un luogo fisico e iniziare a pensare agli aspetti immateriali del lavoro: la cultura dell’organizzazione, le relazioni tra le persone e le competenze dei lavoratori. I vettori della prossima evoluzione lavorativa saranno tre: collaborazione, apprendimento, benessere».

LE SOLUZIONI TECNOLOGICHE

Sul fronte tecnologico lo scenario della smart collaboration è ampio. Si va dalla creazione di infrastrutture abilitanti per lo smart working alle soluzioni di collaboration virtuali e on premise sino alle infrastrutture più complesse per la gestione di ambienti di desktop virtuale. Secondo Patrizio Labella, CEO di GCI System Integrator, la smart collaboration altro non è che uno smart working potenziato. «Gli strumenti tecnologici di Unified collaboration and communication devono avere accessibilità omni-canale 24/7 da qualsiasi dispositivo connesso alla rete dati sia esso di proprietà dell’azienda o dei dipendenti e utilizzati per fini privati o lavorativi, i cosiddetti BYOD. Tutto questo si traduce in una spinta delle nuove soluzioni verso il cloud, che diventa l’ambiente più idoneo ad ospitarle nel mondo iperconnesso di oggi. Nell’ottica di avere sempre tutto a portata di mano, sincronizzazione, semplicità e velocità sono gli elementi fondamentali delle nuove soluzioni di smart collaboration, senza trascurare i rischi legati alla sicurezza informatica».

Anche la gestione documentale ha assunto un ruolo cruciale in questa nuova era del lavoro. Le convinzioni radicate sul concetto di luogo di lavoro sono state infatti messe in discussione. Le modalità, gli spazi e i tempi del lavoro stanno continuando a evolversi a un ritmo accelerato. Ne è convinto Andrea Contarini, marketing director di Kyocera Document Solutions Italia. «In questo nuovo contesto, molte organizzazioni si sono trovate ad affrontare ostacoli significativi in relazione alla gestione e fruizione delle informazioni, i loro asset più importanti, che in molti casi non erano strutturate in flussi automatizzati né tanto meno fruibili da remoto. Abbiamo supportato molte imprese nella trasformazione digitale proponendo soluzioni documentali che facilitano la collaborazione e interoperabilità fra i dipartimenti, semplificano i processi, incrementando l’efficienza e la competitività aziendale». Ne è un esempio Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), la soluzione di content service basata sul cloud che aiuta le aziende a digitalizzare i documenti cartacei e ad abbracciare un approccio più agile al lavoro, trasformando i documenti fisici in dati digitali accessibili e condivisibili in un istante. Un’altra soluzione documentale, in questo caso on-premises, è Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM), la piattaforma di content service che individua, elabora, archivia e condivide in modo sicuro le informazioni in tempi rapidi. KEIM si integra con gli ERP e ambienti esistenti nelle aziende, strutturando flussi di lavoro per i differenti dipartimenti aziendali, e tiene sotto controllo le informazioni multiformato, trasformando i dati da un ostacolo in un punto di forza dell’organizzazione. Il suo approccio alla sicurezza roll-based assicura inoltre che gli utenti gestiscano tutte le informazioni in linea con i più recenti requisiti di conformità. Strutturando le informazioni, le aziende possono quindi porre le basi per lo sviluppo del lavoro flessibile e consentire la collaborazione all’interno dei team di lavoro. La capacità di condividere rapidamente e in modo sicuro dati e documenti con i colleghi in diverse sedi è infatti vitale in questa nuova era del lavoro.

IL NUOVO CONCETTO DI STAMPA

Il lavoro ibrido ridisegna lo spazio del lavoro – come spiega Renato Salvò, senior business manager consumer products di Epson Italia. Sono cambiati gli approcci tradizionali alle attività quotidiane, comprese quelle di stampa per assicurare caratteristiche di adattabilità che si traducono in strumenti che consentano di svolgere le proprie mansioni da qualsiasi luogo e in qualunque momento. «È cambiata la concezione di spazio di lavoro ed Epson ha ridisegnato il concetto di stampa, dotando le macchine di nuove funzioni e allineando prodotti e soluzioni a un’idea di nuova operatività, fondata su connettività e integrazione di nuove possibilità di condivisione e collaborazione con funzioni di sicurezza che si concentrano nel punto di accesso rappresentato dalla periferica» – continua Renato Salvò. «A cominciare dai dispositivi multifunzione, sono state sviluppate nel tempo una serie di funzionalità necessarie per garantire efficienza e sicurezza». Si tratta di funzioni come, per esempio, l’accesso limitato: con Epson Web Config è possibile stampare in sicurezza documenti riservati con sblocco tramite codice PIN e pannello di gestione dell’amministratore. Un altro elemento irrinunciabile per Epson è la sostenibilità economica e ambientale, che i prodotti del colosso giapponese assicurano sia in ufficio che a casa grazie alla tecnologia Heat-free a basso consumo energetico e a materiali di consumo ad altissima autonomia.

In questo senso la serie EcoTank, la stampante senza cartucce che ha rivoluzionato la stampa a casa, rappresenta oggi la tecnologia chiave di Epson per la stampa in smart working. «Si tratta infatti di una tecnologia collaudata – spiega Salvò – che permette di unire sostenibilità economica e ambientale ed elevata praticità di utilizzo in termini di approvvigionamento e smaltimento dei materiali di consumo, grazie a un’autonomia di stampa senza precedenti nel mercato consumer». Anche gli scanner offrono significative funzioni di sicurezza necessarie per garantire la protezione dei dati: «Per esempio, è possibile prevenire accessi non autorizzati al dispositivo oppure limitare specifiche funzioni attraverso una serie di metodi di autenticazione, tra cui badge ID, credenziali di accesso o codici PIN. Per le opzioni di sicurezza avanzate, si utilizzano Web Config e Document Capture Pro Server – Authentication Edition di Epson.

Secondo Lorenzo Matteoni, senior marketing manager di Brother Italia, l’adozione continuativa del modello di lavoro ibrido ha determinato delle nuove logiche nel mondo printing. «Le soluzioni di stampa rivestono un ruolo chiave nella gestione dei flussi documentali, soprattutto in merito alla protezione dei dati e nell’ambito dei servizi a supporto del lavoro da remoto. La sicurezza dei dati è infatti un aspetto che ogni azienda non dovrebbe trascurare se non vuole offrire agli hacker una facile porta di accesso alle informazioni della propria organizzazione». I dispositivi Brother garantiscono non solo la massima riservatezza dei documenti, nel rispetto delle norme GDPR, ma anche la protezione dagli attacchi informatici dei dati in rete, grazie ai linguaggi criptati e alle funzioni di sicurezza incluse nei nostri dispositivi di stampa. Brother offre inoltre una serie di soluzioni proprietarie anche a supporto del remote working, garantendo ai clienti la possibilità di monitorare e intervenire sui dispositivi installati direttamente da remoto, in modo da aumentare l’efficienza in termini di assistenza e di contenere i costi, altro elemento che risulta cruciale in ambito printing. A questo si aggiungono le innovazioni garantite dai servizi di stampa gestita, che si posizionano come alternativa efficiente, efficace e come barriera contro i rischi connaturati alle infrastrutture di stampa oramai datate. Il servizio di stampa gestita Brother Pagine+ consente a tutte le organizzazioni di cogliere i benefici associati al modello as a Service, ossia una funzionalità che consente di gestire un determinato “task” con tecnologie disponibili tramite abbonamento, progettate per ridurre la spesa IT, migliorare la flessibilità del cliente e fornire continui aggiornamenti di software in modo da rendere il parco installato sempre sicuro e protetto.

EMPLOYEE EXPERIENCE

Per un’azienda oggi è più che mai importante offrire un’esperienza lavorativa eccellente ai propri dipendenti, rispondendo ai loro bisogni e alle loro aspettative. Ma come si costruisce l’employee experience? «L’employee experience è uno degli obbiettivi delle aziende che vogliono essere leader del proprio settore: la customer satisfaction va infatti di pari passo con l’esperienza lavorativa» – afferma Patrizio Labella di GCI System Integrator. «Molteplici sono gli elementi che posso migliorare la percezione che i dipendenti hanno del loro posto di lavoro, a partire dal reclutamento, passando per la formazione e la gratificazione, tutti fattori che portano alla soddisfazione lavorativa. Gli strumenti digitali sono da considerarsi un supporto essenziale alla costruzione di una stabile e duratura employee experience che, abbinati ad una corretta analisi dei feedback dei dipendenti, porta a un turnover ridotto e una maggiore redditività». Secondo Daniela Rao di IDC Italia, l’employee experience permette alle organizzazioni di attrarre e trattenere talenti e potenzia le prestazioni di business. «È un percorso che parte dal coinvolgimento delle persone e che può essere attivato grazie alle tecnologie digitali, partendo da una nuova cultura aziendale fondata sul potenziale delle persone come primo vantaggio competitivo aziendale».

LAVORO IBRIDO E SICUREZZA

Se da un lato il lavoro ibrido presenta numerosi vantaggi sia per le aziende sia per i dipendenti, dall’altro i responsabili IT si trovano a dover fare i conti con livelli di rischio molto più elevati per quanto riguarda la sicurezza dei dati. La domanda sorge quindi spontanea: in che modo è possibile tutelarsi dalle minacce e proteggere asset e dati? «Le aziende devono focalizzare oggi la loro attenzione sulla protezione di un perimetro di business che è sempre più distribuito, caratterizzato da dipendenti che accedono alle risorse aziendali da remoto, utilizzando connessioni private o pubbliche, anche senza accedere a VPN, ma anche da ambienti IT sempre più ibridi e basati su servizi cloud» – spiega Diego Pandolfi, research and consulting manager di IDC Italia. «In questo contesto, la protezione dei dati, degli accessi e delle applicazioni distribuite risulta una delle principali priorità».

In base ai dati di una recente ricerca di IDC, tra le principali sfide che le aziende indicano per il supporto a un modello di lavoro ibrido spicca al primo posto proprio la sicurezza degli accessi da remoto, dei dati e delle applicazioni (indicata da oltre il 40% delle aziende intervistate). «A questa sfida, segue la necessità di abilitare una visibilità completa dell’ambiente IT connesso e assicurare la consistenza sia della rete sia dei dispositivi utilizzati dagli utenti, in termini di performance, sicurezza, conformità» – continua Pandolfi. «È chiaro perciò che per proteggersi e tutelarsi al meglio, le aziende devono adottare nuove strategie di sicurezza, nuovi approcci architetturali e soluzioni tecnologiche all’avanguardia, tra le quali spiccano i modelli Zero Trust e soluzioni di Security as a Service, oltre che prevedere attività continue di formazione dei propri dipendenti e assicurare agli stessi connessioni e terminali adeguati, protetti e conformi». Per far fronte a queste nuove esigenze, IDC sta osservando investimenti in crescita in soluzioni di network security (incluse tecnologie di access control, virus and antivirus software, network analytics, VPN), VDI (Virtual desktop infrastructure), soluzioni SASE (Secure access service edge) e architetture Zero Trust (che includono una serie di tecnologie e soluzioni differenti, come autenticazione multifattoriale, privileged access management, segmentazione di rete e così via).

Come spiega Debora De Cosmi, customer service team director di Cyber Guru, per tutelarsi dai rischi di uno smart working che sta ormai assumendo una connotazione sempre più strutturale, è necessario che ogni impresa rafforzi l’anello debole della catena difensiva, il fattore umano, con una formazione efficace per aumentare la cybersecurity awareness. «Se da un lato il lavoro ibrido rappresenta una grande opportunità di gestione flessibile del lavoro, dall’altro porta con sé un aumento esponenziale dei rischi per la sicurezza» – afferma Debora De Cosmi. «Un rischio amplificato anche dal fatto che il nostro Paese soffre purtroppo di un forte svantaggio nelle competenze digitali, visto che si colloca, come riportano molti rapporti, al 20esimo posto rispetto agli altri Paesi UE. Nonostante gli investimenti sostenuti negli ultimi anni in cyber security, questa carenza in competenze digitali può fortemente compromettere la sicurezza degli asset e dei dati di qualunque impresa». Formazione e aumento della consapevolezza dei rischi cyber sono i punti da rafforzare. «Per proteggersi sarà pertanto determinante un’adeguata formazione aziendale che consenta a tutti i dipendenti di essere all’altezza delle nuove modalità lavorative evitando fallaci e irreversibili click. Bisognerà anche prevedere degli adeguati programmi formativi di cybersecurity awareness in grado di rafforzare l’anello debole della catena, aumentandone la consapevolezza dei rischi cyber e la prontezza nel riconoscerli: è una necessità che non può essere più rimandata».

Per Daniela Rao di IDC Italia, l’aumento della forza lavoro decentrata e la quantità di applicazioni e dati sensibili che si spostano nel cloud espone quindi sempre di più le aziende a rischi aggiuntivi per la sicurezza. «Uno scenario che spinge le imprese a rivedere il modo in cui i servizi di sicurezza di rete sono implementati e distribuiti. È evidente l’importanza di investire negli strumenti di protezione degli endpoint, nelle VPN e nell’accelerazione dei processi di identificazione digitale, facendo un passo oltre l’ispezione del traffico di rete e l’autenticazione multi-fattore sinora adottati. Con il graduale passaggio verso un modello di fruizione delle risorse IT “a consumo”, anche in Italia è cambiata la sensibilità al rischio, riguardo alle risorse IT dentro e fuori dal data center aziendale. Di conseguenza – molte aziende stanno incominciando a pensare a nuove architetture in grado di integrare funzioni di identificazione e di rete per mantenere il controllo degli asset aziendali e supportare le attività degli utenti iperconnessi».

WORKPLACE AGILE E SICURO

Negli ambienti di lavoro odierni, ibridi e agili, le principali prerogative delle aziende sono certamente di garantire un elevato livello di esperienza e di produttività dei propri dipendenti, ma anche di assicurare la massima protezione dei sistemi, dei dati e delle applicazioni in relazione all’efficienza del business. «Per garantire una cultura diffusa della sicurezza, le attività continue di formazione indirizzate ai dipendenti sono fondamentali, in quanto proprio le persone emergono spesso come l’anello debole della catena di protezione» – riprende Diego Pandolfi di IDC Italia, allacciandosi all’intervento di Debora De Cosmi di Cyber Guru. In base ai dati di una ricerca IDC, oltre il 40% delle aziende intervistate indica la formazione come la principale priorità di sicurezza per i prossimi 12 mesi: è molto diffusa, quindi, la consapevolezza che i comportamenti dei lavoratori sono fondamentali per determinare il successo o l’insuccesso di un eventuale attacco informatico. Per creare un ambiente di lavoro sicuro, la formazione è in cima alle priorità delle aziende, almeno sulla carta. Oltre chiaramente ai nuovi approcci architetturali e ai nuovi modelli di gestione delle policy, che dovranno prevedere modelli maggiormente centralizzati e automatizzati, basati anche su soluzioni di analytics, machine learning e AI. «La formazione è un’attività fondamentale che può trasversalmente migliorare anche l’adozione e l’utilizzo delle soluzioni di collaboration, di videoconferenza, di document management e degli strumenti innovativi di produttività, che sono oggi alla base del nuovo modo di lavorare» – continua Pandolfi. «Le aziende dovranno assicurarsi un elevato livello di dimestichezza con queste tecnologie da parte di tutti i lavoratori, evitando eventuali “digital gap” generazionali o l’utilizzo improprio di strumenti digitali che potrebbero causare inefficienze e frustrazioni nei dipendenti, anziché contribuire invece a migliorare la loro esperienza, la produttività e l’agilità del business».