Gruppo Gimoka, dati da macinare

Il secondo maggior torrefattore di caffè in Italia, attivissimo anche nel campo del confezionamento private label, sceglie EOS Solutions Group, Gold Partner di Microsoft, per dare forma al piano strategico di rinnovamento tecnologico dell’azienda e vincere la sfida della complessità

Dietro l’inconfondibile, rassicurante aroma di una calda tazzina di caffè può nascondersi una supply chain estremamente complessa, i cui anelli partono dalla selezione, il trasporto e lo stoccaggio della materia prima, passando poi per la miscelatura, la torrefazione e il confezionamento in diversi brand propri e private label. Fino ad arrivare agli scaffali dei punti vendita, ai bar e ristoranti, ai distributori automatici delle “vending machine”, o alla clientela diretta dell’e-commerce. Questi passaggi sono la quotidianità di un’azienda come Gruppo Gimoka, secondo torrefattore italiano per volumi di caffè crudo trattati. Per i propri ambiziosi obiettivi di sviluppo globale, Gimoka ha scelto EOS Solutions Group, Gold Partner di Microsoft sulla piattaforma ERP Dynamics 365 Business Central, per dar vita al progetto strategico di rinnovamento tecnologico. Fondato da Ivan Padelli agli inizi degli anni 80, a partire da una realtà a conduzione familiare, Gruppo Gimoka vanta tre impianti produttivi in Valtellina e un quarto, nel lodigiano, arrivato con l’acquisizione di un produttore di bevande solubili come il cioccolato e il ginseng. A questi si aggiungono diversi siti di stoccaggio, in particolare due magazzini, in provincia di Milano e Novara, che ospitano i prodotti finiti. «Negli ultimi anni – racconta Davide Padelli, CEO del Gruppo – Gimoka ha investito molto in ricerca e sviluppo e industrializzazione proprio per diversificare il suo portafoglio». In poco più di cinque anni, Gimoka ha raddoppiato i suoi fatturati e ha superato la soglia dei 300 dipendenti. Il Gruppo oggi esporta il 60% dei suoi volumi ed è presente con le proprie filiali nel Regno Unito, Australia e Brasile, in attesa di conquistare Germania e Francia.

DIGITALI PER CRESCERE

Il caffè verde che arriva nel porto di Genova viene tostato e confezionato nei formati e nei pesi più diversi, anche in “capsule” proprietarie o compatibili, utilizzando materiali che la ricerca Gimoka sta indirizzando sempre più anche verso la sostenibilità ambientale. «La complessità industriale e commerciale ci porta ad avere tante ricette base di caffè e molteplici personalizzazioni di miscele create ad hoc per i nostri brand e per quelli dei clienti, a cui si aggiungono il tè e le polveri solubili» – spiega Padelli. La digitalizzazione è un passo fondamentale per poter gestire la filiera in modo preciso, con tutte le fasi del processo produttivo da riportare alla logistica e alle vendite».

Queste ultime abbracciano un sistema di forniture e una serie di canali commerciali diretti e indiretti – GDO, Ho.Re.Ca, clientela OEM, vending machines, e-commerce, tentata vendita – che a loro volta richiedono una crescente capacità analitica. «Non è possibile – continua Padelli – fare a meno di un repository centralizzato di informazioni, gestibile e interrogabile in modo integrato, incrociando tutte le funzioni aziendali per consentire loro di muoversi in maniera fluida, senza creare pericolose isole informative». La natura strategica di una piattaforma ERP come Business Central è legata dunque a un business che oltre a crescere in volume si diversifica e ha bisogno, accanto alla normale capacità di rendicontazione degli eventi produttivi, amministrativi, commerciali anche di una avanzata capacità analitica in grado di prevedere scenari diversi e prendere decisioni tempestive.

Gimoka – come spiega il presidente di EOS Solutions Group Attilio Semenzato – è un caso paradigmatico dell’industria del food. «Un’impresa italiana dinamica, in crescita, che decide in modo lungimirante di digitalizzare in modo radicale i processi di business attraverso il modello del Software as a Service. Guardato con un certo sospetto fino a pochi anni fa, oggi i vantaggi del cloud appaiono evidenti e la curva di adozione è in forte aumento». Nell’ambito della famiglia Microsoft Dynamics 365, EOS Solutions vanta oltre 800 installazioni e il numero di clienti che optano per le piattaforme ERP o CRM “cloud native” di Microsoft ormai supera il novero delle installazioni on-prem. «Anche se spesso, questo non è un passaggio immediato – continua Semenzato – specialmente per chi nel corso del tempo ha investito in soluzioni informatiche disomogenee e personalizzate. Tuttavia, adeguarsi a un approccio più standardizzato alla fine ripaga». Business Central “on cloud” è un gestionale che pur consentendo un buon livello di customizzazione, viene continuamente arricchito di nuove funzionalità immediatamente accessibili. A differenza del passato, l’aggiornamento è continuo e del tutto trasparente per i suoi utilizzatori: i problemi e i costi dei periodici upgrade sono un incubo del passato. «Nel mondo della PMI, il SaaS rappresenta anche la libertà rispetto al costoso adeguamento delle proprie infrastrutture hardware reso necessario da una tecnologia in continua evoluzione» – precisa Semenzato. «Andare in cloud significa poter contare su un gestionale che funziona sempre al massimo, anche quando bisogna aggiungere o togliere postazioni di lavoro». Perché – afferma il presidente di EOS Solutions – «la scalabilità è inclusa nel pacchetto».

FORMULA INNOVATIVA

Il successo della nuova generazione di Microsoft Business Central e delle sue Power Apps permette a EOS Solutions di confermare il trend di crescita a doppia cifra che ha caratterizzato gli ultimi dieci anni di storia di un system integrator con una forte vocazione come sviluppatore indipendente. «Nel 2021, abbiamo chiuso con 40 milioni di fatturato e quasi 400 collaboratori» – dichiara Semenzato. «Abbiamo potenziato il team di ricerca e sviluppo delle nuove applicazioni pubblicate sul marketplace Microsoft AppSource. Con 90 app gestionali e analitiche in catalogo, EOS vanta addirittura il record per volumi di download su scala globale».

Gimoka ha optato per una formula di fruizione e una piattaforma gestionale entrambe particolarmente innovative. «È stata una scelta illuminata» – interviene Roberto Finotti, sales director di EOS Solutions Group. «L’aggiornamento continuo è un concetto molto diverso rispetto ai tradizionali cicli di nuove release periodiche e riduce l’impatto di una curva di apprendimento che doveva ripartire ogni volta. Una delle caratteristiche vincenti di Business Central è il perimetro molto ampio di un sistema ERP che copre il 95% delle aree di interesse per una azienda del settore alimentare: non soltanto quindi gli aspetti di gestione ma anche quelli della logistica e della produzione. È una peculiarità di un sistema ERP che ha saputo creare un network di referenze e reputazione, che a sua volta sta indirizzando molti clienti verso i nostri specialisti». L’altro elemento – come riferisce Gianni Infanti, sales executive & food industry specialist di EOS Solutions Group, che ha seguito passo dopo passo il committente del progetto – è sicuramente la capacità di EOS Solutions di proporsi come partner in grado di sostenere Gimoka non soltanto nell’adozione di uno strumento tecnologico così avanzato, ma anche nel cogliere l’intima natura dei suoi processi, guidandola verso un nuovo modo di lavorare. «Fin dai primi incontri – spiega Infanti – abbiamo registrato un grande apprezzamento per la professionalità con cui abbiamo affrontato la fase di analisi su cui si sviluppa il programma di realizzazione».

TORREFAZIONE DATA-DRIVEN

Per farsi un’idea della trasformazione vissuta dal Gruppo Gimoka a partire dal 2015, con l’avvento di una nuova generazione di impianti produttivi, basta parlare con Nicola Santoro, uno dei più stretti collaboratori di Padelli. Il suo ruolo di chief financial officer è stato creato un anno fa, quando l’azienda ha dovuto dotarsi di strumenti avanzati e di una struttura manageriale solida e indipendente per affrontare l’attuale contesto competitivo e le dinamiche di un settore consumer centrato su un bene assolutamente “di conforto”. Del resto – come riconosce Santoro – anche il mestiere del CFO è molto cambiato. «In passato eravamo grigi contabili. Oggi, siamo chiamati a dar corpo alla visione complessiva del management. Siamo diventati i primi “sparring partner” del business. E l’IT ha una funzione determinante, senza la quale non sarebbe possibile governare la complessità e indirizzare le scelte di un’azienda tanto ambiziosa». Secondo Santoro, l’adozione di un gestionale cloud serve a ottimizzare i costi di gestione e manutenzione del software, senza dover impegnare risorse nell’acquisto di server fisici. Il requisito principale è assicurare una valida connettività, possibilmente ridondata, e una adeguata protezione da eventuali cyber attacchi a postazioni mobili e “always on”. «Il cloud ci dà la possibilità di essere flessibili e scalabili, senza dover affrontare costosi cicli di aggiornamento. Ma soprattutto la nuova piattaforma ERP ci porta a cambiare l’intera cultura del controllo, il modo in cui Gimoka approccia i numeri». In una torrefazione data-driven, i numeri assumono una dimensione multimediale, con una interattività e una tempestività sconosciuta ai vecchi modelli di gestione a consuntivo. «La missione del CFO – prosegue Santoro – diventa quella di analizzare i dati, integrarli, validarli, renderli immediatamente fruibili per chi decide». Un salto quantico rispetto al passato, quando per avere i dati di vendita aggregati occorrevano anche diversi giorni. «Un altro grande vantaggio è la possibilità di creare modelli predittivi, sulla base della richiesta, dei costi e della disponibilità delle materie prime. Il management di una realtà come la nostra deve assumersi costantemente dei rischi, la cui corretta gestione passa per una maggiore consapevolezza del dato».

PIANIFICAZIONE CONDIVISA

Come si evincerà dal racconto di Diana Gabellini, project manager di Gruppo Gimoka, l’azienda valtellinese ha una struttura molto complessa, con quattro impianti produttivi, svariati siti di immagazzinamento esterni e interni agli stabilimenti e una diversificata clientela B2B e retail, in parte servita direttamente dal canale di e-commerce e da due spacci aziendali. La strategia di trasformazione digitale di Gimoka punta a centralizzare su un’unica piattaforma tutte le informazioni, rendendole fruibili per facilitare i processi decisionali. «Oggi, passiamo troppo tempo a preparare i dati e troppo poco a ragionarci sopra» – dichiara Diana Gabellini, ingegnere gestionale e regista di questa nuova fase di digitalizzazione di Gimoka. Sotto la sua guida, poco meno di una decina d’anni fa, all’inizio della fase di crescita, l’azienda valtellinese aveva adottato un sistema gestionale sviluppato in proprio da una realtà locale. A maggio 2021, dopo i primi incontri con EOS Solutions, matura la volontà di concretizzare un piano di cambiamento non più prorogabile. «EOS mi è apparsa subito molto competente, ben strutturata e capace di immedesimarsi nelle logiche interne di una azienda che ha ciclo di lavorazione lungo e complicato, e una ricerca costante in termini di qualità, varietà dei prodotti e di marketing» – spiega Diana Gabellini. «Gimoka deve essere in grado di studiare le ricette migliori, anche in un ambito difficile come le bevande solubili, gestendo una grande varietà di formati di packaging. E al tempo stesso, deve operare su impianti che sono concatenati tra loro: la polvere delle bevande solubili prodotta a Lodi deve per esempio tornare in Valtellina per l’incapsulamento. E infine, deve rifornire in modo puntuale, in un contesto internazionale, tutti i suoi canali di riferimento, dal singolo consumatore, al bar, dal negozio al grande supermercato».

Come racconta Diana Gabellini, coinvolgendo tutti i key user, Gimoka ha definito una regia di implementazione che ha permesso di continuare a operare sulla vecchia piattaforma mentre erano allo studio tutte le esigenze e le possibilità offerte dal nuovo ERP, soprattutto in ambiti come la pianificazione degli approvvigionamenti, la logistica e la business intelligence. «L’obiettivo della centralità del dato – continua Diana Gabellini – comporta anche la possibilità di connettere Business Central agli applicativi di terze parti che Gimoka utilizza per processi particolari, come le attività degli agenti della tentata vendita. Nella seconda fase che stiamo avviando in previsione del go-live, coinvolgeremo tutti gli utenti del nuovo sistema in workshop e altre attività formative. Dobbiamo imparare a sfruttare gli strumenti che ci vengono dati, interiorizzarli e comprenderne a fondo il potenziale. In particolare, dobbiamo far capire a tutti i vantaggi dei nuovi metodi di lavoro, perché non è facile intervenire su logiche di lavoro che si sono accumulate nel tempo». Quest’ultimo aspetto – conclude Diana Gabellini – è fondamentale perché in gioco c’è la possibilità per Gimoka di mettere a frutto le sue competenze esclusive in un orizzonte ancora più ampio.

LA FABBRICA SI TRASFORMA

«Una implementazione tutt’altro che semplice – spiega il project manager di EOS Solutions Group Claudio Valtorta – e con molte parti che nel vecchio sistema erano trascurate e che abbiamo dovuto rafforzare in quanto elementi chiave per un accurato controllo di gestione». Così EOS Solutions ha potenziato, anche attraverso le proprie soluzioni, tutto il lato di “fabbrica” in un insieme di processi che vanno a coprire anche tematiche di creazione e gestione documentale, business intelligence e forecasting di una produzione che non si basa solo sulla materia prima del caffè. Il confezionamento dei prodotti Gimoka è un vero e proprio mosaico di materiali plastici e metallici da ordinare, personalizzare e trasformare in sacchetti, capsule e altri formati, in un gioco di incastri degno di un’azienda meccanica. Non a caso, Valtorta parla di un progetto articolato simile in parte a un vero e proprio Manufacturing execution system (MES). Come dire, Torrefazione 4.0. «A fronte di una forte esigenza di ottimizzazione dei processi interni – racconta Valtorta – Gimoka aveva preso coscienza di alcuni punti critici che abbiamo identificato nel corso delle interviste condotte nella iniziale fase di diagnostica. Sulla base delle loro risposte erano per esempio emersi alcuni gap a livello di programmazione, produzione e logistica». Il contesto di partenza – come riferisce ancora Valtorta – vedeva per esempio una eccessiva dispersione delle risorse localizzate nei diversi magazzini su cui si basano le attività dell’azienda di torrefazione. Anche dal punto di vista informatico, entravano in gioco applicazioni diverse, con tante interfacce più o meno efficienti.

EOS Solutions ha strutturato un intervento molto esteso che parte dalla piattaforma ERP, coinvolgendo le applicazioni per la business intelligence, fino a futuri sviluppi riferibili all’ambiente Dynamics 365 focalizzato sul CRM. L’incontro con Valtorta e i suoi colleghi avviene quando il progetto è già entrato nella fase di validazione, propedeutica alla messa in produzione programmata subito dopo l’estate di quest’anno. «Con il supporto di Gimoka, stiamo procedendo alla verifica degli aspetti consulenziali e tecnici – spiega il project manager di EOS Solutions – attraverso un calendario di riunioni che coinvolgono la stessa Microsoft, alla quale presentiamo su base regolare gli stadi di avanzamento e i proof of concept proposti al cliente. In cambio, Microsoft ci offre suggerimenti e ci supporta tecnicamente, anche per quelle che, sulla base dell’esperienza del cliente, sono funzionalità che non sono direttamente presenti in Business Central e possono richiedere personalizzazioni».

TRACCIABILITÀ TOTALE

«La grande sfida – sottolinea Edoardo Mola, Business Central consultants team leader di EOS Solutions Group – sta proprio nell’implementazione di una pianificazione che fino a ieri utilizzava fogli Excel e scambi di email tra impianti che operavano in base a modalità e applicativi diversi. L’arrivo delle forniture di caffè – racconta Mola – era calendarizzato con Outlook. Tutto questo è invece confluito su un unico ambiente di Business Central integrato con gli applicativi di Microsoft, alcune nostre soluzioni e parti di sviluppo dedicate». Anche Mola insiste molto sul concetto di pianificazione condivisa che ispira tutto il progetto di EOS Solutions e non a caso prevede anche una serie di attività di formazione e coinvolgimento. «Alla fine, la sfida vera è convincere i collaboratori di Gimoka a servirsi di uno strumento nuovo. In sintesi, tecnologia e “human feeling”, perché il cambiamento riguarda soprattutto le persone».

Se in fabbrica l’operatività di Gimoka deve tener conto di una grandissima varietà di ricette di tostatura e macinazione e di centinaia di variabili di confezionamento, intorno alla fabbrica il reticolo di connessioni logistiche non è meno imponente. «Abbiamo a che fare con due livelli di complessità: uno interno, tra un plant e l’altro e dai magazzini verso gli hub di distribuzione; e uno esterno, dai nostri fornitori e verso i nostri clienti» – spiega Daniele Brunello, supply chain director di Gruppo Gimoka, impegnato a sorvegliare i flussi di movimentazione della materia prima e semilavorata, dei materiali per il packaging e del prodotto finito in una situazione in cui siti produttivi e depositi sono geograficamente distanti.

«Il sistema gestionale garantisce una maggiore tracciabilità delle merci, senza disperdere troppe energie» – continua Brunello. «In assenza di informazioni centralizzate e organizzate, tutte le attività di pianificazione sarebbero faticose e difficili, specie in una azienda in forte crescita e con problemi legati alla dispersione degli spazi di immagazzinamento. Tostare e confezionare caffè significa trattare con una materia prima caratterizzata da prezzi e tempi di consegna particolarmente fluttuanti, e con prodotti che hanno una vita di scaffale limitata, e non possono essere venduti oltre la data di scadenza».

A questo, si aggiunge tutto l’aspetto dei materiali usati per impacchettare il prodotto da spedire ai clienti. «Anche questo è un mondo in continuo divenire. Plastiche e allumini vengono prenotati con mesi di anticipo ed è fondamentale avere una traccia interna molto precisa dello stato degli ordini e delle consegne» – mette in evidenza il direttore della supply chain di Gimoka. «Finora gran parte di questa pianificazione veniva effettuata manualmente e senza il controllo diretto di strumenti gestionali». L’obiettivo di Gimoka è formare gli addetti alla logistica all’uso di strumenti ad hoc che consentono in ogni istante di avere una visibilità a 360 gradi sullo stato di avanzamento di tutte le forniture e dei prodotti in lavorazione. In futuro – conclude Brunello – sarà possibile rifornire i clienti in modo più puntuale, anche a partire da più magazzini contemporaneamente, con un forte aumento di efficienza e capacità di risposta».

LA VALORIZZAZIONE DELLA CONOSCENZA

L’azienda approccia il mercato con due categorie di prodotto, caffè e solubili, e tre business model: co-packing, private label e brand propri, offrendo soluzioni sia per il canale Home sia per l’Out-of-Home. La complessità di gestione che ne deriva trova risposta nella capacità di ottimizzare tutte le operations, massimizzare il controllo di filiera, presidiare tutte le fasi della catena del valore e utilizzare i dati e la conoscenza dei processi per avere una visione real-time. In questa prospettiva, la piattaforma Microsoft può essere un formidabile abilitatore. Il tema della valorizzazione e del trasferimento della conoscenza è diventato centrale anche nelle strategie di EOS Solutions. «Lo scorso anno, Microsoft – racconta il presidente di EOS Solutions Group Attilio Semenzato – ha voluto coinvolgerci, insieme a un ristretto gruppo dei suoi system integrator italiani in un Partner Pledge fondato su quattro pilastri: crescita delle competenze digitali, diversità e inclusione, etica nell’uso dell’intelligenza artificiale e sostenibilità. Sono argomenti che sconfinano nella responsabilità sociale, per questo si chiamano impegni». EOS Solutions è molto coinvolta nella collaborazione con le scuole di formazione digitale e le università, nel rafforzamento della presenza femminile a livello professionale e manageriale, nello sviluppo di una cultura ambientale basata anche sul software Microsoft, come la recente app Carbon Footprint Calculator che permette alle aziende di misurare e ridurre il proprio impatto sulla produzione di carbonio utilizzando gli strumenti della business intelligence. «Vogliamo mantenere la nostra leadership su Business Central – afferma Semenzato – e crescere in tre ambiti: gli analytics, le soluzioni di collaborazione basate su Microsoft Viva e Sharepoint, e la smart factory sia proponendo, insieme alla startup appFORGOOD un’avanzata applicazione per il controllo della produzione attraverso smart watch, sia sviluppando ulteriormente la tematica MES». La trasformazione tecnologica e culturale delle PMI è una partita da vincere per far risvegliare l’intera economia nazionale. Come dimostra l’esempio di Gimoka, il digitale è la vera “caffeina”, l’energia che serve per essere pronti al cambiamento.

Foto di Gabriele Sandrini