La funzione legale da centro di costo a business unit. SuiteNext permette di migliorare le attività legali, portando innovazione e semplificando la gestione dei processi
Trenta paesi, fusi orari e normative differenti: questo è il contesto in cui lavora ogni giorno Enel. Per far fronte a complessità che coinvolgono la sfera legale, l’azienda si è affidata a Wolters Kluwer Italia, scegliendo prima Suite Ufficio Legale e più recentemente SuiteNext.
«La legal transformation in Enel è iniziata circa sette anni fa» – spiega Zopito Nobilio, head of legal transformation hub and management support di Enel. «Il processo di digitalizzazione era già partito da tempo ma non aveva ancora coinvolto funzioni, come quella legale, ritenute non prioritarie nei processi di business. L’unità della Legal Transformation Hub ha una doppia dipendenza organizzativa: ovviamente dipende dalla funzione Legal & Corporate Affairs ma ha anche una dipendenza organizzativa dall’area ICT che in Enel si chiama Global Digital Solutions. Oggi – continua Nobilio – in questo contesto agiamo in autonomia con l’obiettivo di riconsiderare i processi di legal operations in modo nuovo, pensando all’area legale come una business unit che porta innovazione e ritorno dell’investimento, rovesciando il paradigma precedente». L’approccio di Enel è a 360 gradi rispetto ai servizi legali. Si va dall’onboarding degli studi legali all’affidamento degli incarichi, dalla gestione di un albo dei fiduciari esterni, all’aggiornamento delle attività sul portale, arrivando alla gestione del fondo rischi. «Tutti i servizi amministrativi sono integrabili con il sistema SAP di fatturazione e pagamento delle prestazioni» – spiega Nobilio. «Non si tratta solo di supportare l’azienda nei contenziosi ma di contribuire alla strategia industriale del gruppo, guardando al futuro». Competenza legale e know-how tecnologico. «Nella collaborazione con Enel mi hanno colpito il mix di competenza legale e capacità manageriale proiettata alla strategia aziendale» – dice Domenico Digregorio, managing director legal e compliance software di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia. «Prevediamo di continuare a lavorare insieme, ampliando ulteriormente le funzionalità della nostra soluzione SuiteNext».
COME GESTIRE IL CAMBIAMENTO
«L’innovazione legata all’efficientamento dei processi ha valore se c’è reale mutamento» – afferma Nobilio di Enel. «L’applicazione di logiche di intelligenza artificiale nell’analisi dei big data law permette non solo di velocizzare e rendere più efficienti i processi di recupero e ricerca di informazioni, ma di identificare corrispondenze, fare previsioni sui contenziosi e valutare i diversi scenari per prendere decisioni mirate e limitare il rischio. Grazie a SuiteNext di Wolters Kluwer Italia – spiega Nobilio – riusciamo a gestire una grande quantità di dati con rapidità. La pratica ricercata può essere filtrata tramite diversi campi documentali. Le informazioni utili a prendere decisioni sono apprese dal sistema che permette di localizzare con facilità le situazioni che necessitano di interventi o valutazioni del rischio. Nel tempo, cambierà la modalità di gestione dei processi, perché sarà sempre più necessario introdurre nuove tecnologie e algoritmi di Intelligenza Artificiale. Infatti ci stiamo già spostando verso l’adozione di tecnologie già sperimentate che valorizzano le piatteforme online. Ad esempio, in America Latina, stiamo usando piattaforme di online dispute resolution per risolvere i contenziosi passivi con il cliente con chiusura dell’accordo finale sottoscritto in digitale».
CONTROLLO E RIDUZIONE DEI COSTI
«La tecnologia ci sta aiutando anche a gestire gli affari legali e societari interni, l’assemblea degli azionisti e i consigli di amministrazione» – continua Nobilio. «Abbiamo introdotto tecnologie quali la RPA (robotic process automation) per il controllo delle notule di pagamento dei servizi dei legali esterni: l’obiettivo è ridurre i tempi di lavorazione delle pratiche e quindi i relativi costi». Enel ha creduto nella soluzione di Wolters Kluwer Italia perché voleva organizzare meglio le informazioni. «Le prime implementazioni di SuiteNext hanno riguardato Italia, Cile e Perù. Abbiamo apprezzato la gestione dei processi e della reportistica e le caratteristiche della dashboard» – spiega Nobilio. «Flessibilità e rapidità di ricerca delle informazioni sono tra i vantaggi immediatamente apprezzabili in SuiteNext. Aggiungeremo ulteriori funzionalità, come la parte del legal spending, del controllo e monitoraggio dei costi e gestiremo meglio la fase di predizione dei fenomeni e di supporto alle decisioni. Wolters Kluwer Italia ci supporta quando siamo in difficoltà e riesce a stare al passo con una realtà complessa come la nostra».
