Come una piattaforma per la gestione dell’ufficio legale può rispondere alle esigenze di digitalizzazione delle procedure legali di una grande TELCO
TIM, primario gruppo telco nazionale, gestisce un’ampia gamma di procedure legali, di norma affidate a legali esterni. Il carico di lavoro manuale, gestito con strumenti tradizionali quali posta elettronica e cartelle condivise, finiva spesso per rallentare i processi, caricare di lavoro extra il personale interno che doveva smistare le prime richieste e scalare varie gerarchie aziendali. Tutti motivi che hanno spinto TIM ad adottare le soluzioni per la gestione dell’ufficio legale di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia. Il sistema gestionale integrato permette a soggetti come la telco, sottoposti alla repentina regolamentazione da parte delle authority di settore e quotati in Borsa, di adottare la tracciabilità necessaria che non solo migliora l’efficienza operativa ma anche la compliance con la quale tenere costantemente sotto controllo, in un unico ambiente di lavoro, i processi di affidamento, anche in caso di audit esterni.
L’adozione della Suite Legale di Wolters Kluwer partita nel 2015, è stata rilanciata nel 2017 con l’obiettivo di digitalizzare il 100% dei processi interessati. La fase di change management ha portato alla formazione di circa 170 utenti, diventati esperti nell’utilizzo di un gestionale che, per stessa ammissione di TIM, non veniva sfruttato nelle sue piene potenzialità. Come spiega Patrizia Pasetti, Responsabile Governance e Innovazione Digitale della Direzione Legal Tax di TIM Spa: “Con la suite abbiamo raggiunto l’obiettivo di formare una popolazione di utenti abituata a metodi di lavoro tradizionali, innalzando il loro livello di competenze e soprattutto abbiamo permesso a TIM di governare tutto il processo degli affidamenti per il contenzioso secondo una logica end-to-end. Quest’ultimo aspetto ci pone oggi in una posizione di piena tranquillità e di maggiore sicurezza anche nei confronti degli Organismi di Vigilanza e dell’Authority di settore”.
La piattaforma ha contribuito in TIM, al ridisegno del processo di affidamento degli incarichi ad avvocati e studi legali esterni, nel merito della gestione del contenzioso. Mediante la definizione di un workflow approvativo, fino a quattro livelli, la piattaforma ha consentito non solo di rendere più fluido ed efficiente la gestione del processo ma anche trasparente, con la possibilità di rendicontare meglio l’iter approvativo e le sue componenti in caso di audit esterno o interno. La decisione di adottare la soluzione di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia è stata facilitata anche dalla possibilità d’integrare l’applicativo nel sistema ERP esistente di SAP. Questo ha semplificato la generazione automatica, a valle delle approvazioni, degli ordini e della partenza delle lettere di incarico, accentrando così il processo, sia dal punto di vista tecnico-legale che amministrativo.
All’adozione della soluzione gestionale, TIM gestiva circa 15.000 pratiche legali, un numero talmente alto da restituire subito il valore dell’automazione di alcuni procedimenti, in termini di velocità e maggiore snellimento dei flussi. “La ricerca di atti e di documenti è straordinariamente facile, avendo a disposizione un unico repository storico, come anche la ricerca pregressa di affidamenti di particolare importanza per i quali è possibile, in pochi secondi, ricostruire il percorso approvativo e i documenti a supporto dello stesso” afferma il team di Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia.
SuiteNext. L’evoluzione della Suite Legale
La nuova versione della suite legale di Wolters Kluwer, SuiteNext, organizzata in widget, rende più facile accedere alle informazioni utili nel momento giusto. Per ogni incarico, il widget dedicato mostra una serie di parametri, ad esempio: avvocato esterno coinvolto, stato della approvazione, documenti allegati, la lista generale degli incarichi da approvare, accettare o notificare agli avvocati esterni e lo stato delle approvazioni. Con un click è possibile avere subito a disposizione l’elenco dei soggetti coinvolti nella pratica (avvocati incaricati, avvocati controparti, CTP, CTU), i documenti generali suddivisi tra quelli accessibili a tutti gli attori coinvolti e una sezione accessibile solo agli utenti interni del dipartimento legale e così le pratiche collegate e il riepilogo finanziario su qualunque flusso.
Dal punto di vista del controllo finanziario, la suite rendiconta in ogni momento l’importo da destinare alle diverse attività, sulla base anche dei forecast, oltre che lo storico di tutti i movimenti effettuati. Il sistema è in grado di stimare le percentuali economiche da tenere in considerazione a seconda di esito sfavorevole probabile, possibile o remoto. La funzione di Document Assembly supporta la redazione guidata di contratti e documenti anche multilingua, permettendo all’utente una compilazione facilitata, gestita con checklist, con aggiornamento in tempo reale e disponibilità di anteprima della versione finale. Grazie al cloud, ogni documento è sempre disponibile e consultabile da qualsiasi device. Mediante funzioni di Business Intelligence, studiate per il settore legale, e attraverso la personalizzazione dei parametri di riferimento e l’analisi incrociata di tutti gli elementi utili già disponibili nel software, è possibile accedere con visual analytics alle informazioni estratte in modo immediato e intuitivo, così da mantenere sempre un focus dedicato sulle attività a maggior valore aggiunto, ottimizzando tempi e costi e razionalizzando le risorse.
L’intervento dell’AI. Il modulo Augmented Legal Analytics
Il modulo aggiuntivo di SuiteNext ALA (Augmented Legal Analytics) interviene dalle fasi di data entry fino all’organizzazione e analisi del flusso di informazioni non strutturate. Queste possono essere anche predittive, anticipando trend e criticità. Il motore di AI in ALA, grazie a tecniche di Natural Language Processing declinate secondo il linguaggio giuridico, consente al sistema di estrarre entità presenti nei documenti, quali ad esempio atti introduttivi e sentenze e organizzarli in cluster per fornire insight utili per approfondire determinati argomenti.
Il futuro del General Counsel è oggi grazie a SuiteNext
Grazie alla trasformazione digitale, i dipartimenti legali possono abbracciare il cambiamento generando un impatto tangibile sui risultati, migliorando la propria incisività, rendendo più efficienti i processi e riducendo i rischi. Il cambiamento è in atto per tutti i processi legati alle attività legali e di compliance delle aziende così come della Pubblica Amministrazione. Oggi, un’efficiente strategia di adozione del digitale da parte del dipartimento legale, risulta vincente anche per i suoi impatti positivi nella gestione dei processi finance, compliance e audit. «SuiteNext è un game changer nell’ambito della gestione dei flussi informativi e dell’organizzazione dei processi all’interno dei dipartimenti legali di imprese e PA» continua Wolters Kluwer Legal & Regulatory Italia.
«Un nuovo paradigma funzionale che ridisegna a tutto tondo la funzione legale e che fonda la sua essenza nel potenziamento della user experience, nell’utilizzo dei workflow guidati e facilitati e nella semplicità di accesso ed interpretazione di dati complessi e molto articolati. Con SuiteNext abbiamo raccolto gli input provenienti dalle tecnologie più evolute della digital trasformation, li abbiamo correlati con i bisogni aziendali di organizzazioni complesse e dato forma a qualcosa di più di un semplice software gestionale, creando un partner digitale a completa disposizione di tutti gli attori dell’area legale».
