Vista completa in mobilità e in tempo reale. Gestione integrata dei processi. Flessibilità e semplicità d’uso. Nella fase di post pandemia gli audit, e in special modo gli audit virtuali, saranno sempre più utilizzati dalle imprese per garantire la business continuity e una riduzione rilevante di tempi, costi e impatto sull’ambiente
Rendere le attività di audit più agili e meno impattanti, in termini di tempi e costi, mantenendo un’efficacia elevata. Queste, secondo Sinergest, sono le esigenze delle aziende oggi, dopo l’emergenza dovuta alla pandemia. «Negli ultimi anni – spiega Marco Vannucchi, CEO di Sinergest – le aziende hanno dovuto gestire gli audit in un contesto caratterizzato da espansione dei mercati, crescita dell’efficienza economica, con tendenza all’accorpamento tra aziende, esternalizzazione di intere fasi del processo produttivo, cambiamenti normativi, diffusione del risk-based thinking, accanto a nuove politiche di sostenibilità e coerenza con le scelte aziendali». Questo scenario ha portato l’estensione del processo di audit a numerosi ambiti, mentre è aumentata l’importanza dell’audit come strumento di controllo e allineamento tra siti diversi della stessa azienda e tra differenti attori delle catene di fornitura. In questa condizione sono cresciute le esigenze organizzative e operative. La fase di programmazione è diventata più complessa, per l’aumento delle risorse coinvolte e delle competenze richieste. Inoltre, sono cresciute il numero e la complessità delle check list necessarie. Per far fronte a queste esigenze serve pianificare più azioni, da controllare in modo centralizzato, a garanzia dell’efficacia dello stesso processo di audit a partire da una rielaborazione degli output ottenuti, per indicare al management le aree più a rischio, fino al follow-up del recepimento delle opportunità di miglioramento.
L’efficacia del processo di audit
Come ci spiega il CEO di Sinergest, la gestione adottata dalle imprese si caratterizza, in molti casi, per diverse criticità: l’eterogeneità degli strumenti e delle tipologie di supporto usati; l’aumento del numero di quesiti, con possibili dimenticanze o errori di compilazione; la notevole mole di informazioni da gestire; la potenziale ridondanza di queste informazioni e la mancanza di integrazione tra i supporti usati nelle varie fasi; le difficoltà nel calcolo dei rating in presenza di requisiti con diversa importanza; la complessità di rielaborazione dei risultati nella gestione integrata dei quesiti; l’implementazione delle misure correttive e dei feedback; l’impatto dei cambiamenti sul processo. A tutto questo, si aggiungono alti costi e stress dovuti a trasferte, organizzazione di viaggi, coinvolgimento di più risorse. «In questo scenario – afferma Vannucchi – è necessario migliorare l’efficacia del processo di audit, accrescendo la reperibilità delle informazioni e la loro elaborazione. Considerando il carattere trasversale e sistematico che assume il processo di audit, è fondamentale anche migliorarne l’efficienza, abbattendo i costi».
Sinergest, punto di riferimento nel mercato
L’impegno di Sinergest è di supportare le imprese nell’evoluzione dei metodi di gestione degli audit. «Sinergest – racconta Vannucchi – nasce oltre 20 anni fa con l’obiettivo di favorire la crescita organizzativa delle aziende. L’approccio Sinergest è costituito da una tecnologia software evoluta e flessibile e competenze specifiche, che garantiscono soluzioni standard strutturate e consolidate, ma in grado di modellarsi sulle particolarità del cliente. Nell’ambito degli audit, Sinergest lavora da anni a fianco di imprese quali LimaCorporate (multinazionale attiva da oltre 60 anni nel settore medicale), Engie Italia (produttore indipendente di elettricità), Chromavis Fareva (operatore attivo a livello mondiale nel settore B2B make-up), Carglass – Gruppo Belron, enti di certificazione Bureau Veritas Italia e RINA». Nel tempo, Sinergest ha creato e ottimizzato soluzioni per configurare, pianificare, eseguire, registrare e monitorare gli audit in ambito qualità, sicurezza, ambiente, privacy, energia e altre certificazioni, ma anche per fare ispezioni di stabilimento, verifica a fornitori e altri tipi di controllo supportato da semplici check-list, applicate alle più svariate necessità di ispezione/verifica.
«Le soluzioni per gli audit di Sinergest nascono per garantire una gestione completa a 360 gradi – prosegue Vannucchi –, avendo alle spalle una piattaforma per i processi organizzativi aziendali, dotata di oltre 50 moduli (www.sinergestsuite.it), che dà all’azienda la sicurezza di una scalabilità su altri processi e sistemi di gestione e di una possibile estensione in più lingue su più sedi, stabilimenti e legal entity. Questo ha consentito a Sinergest di affermarsi come punto di riferimento nelle soluzioni software per la gestione degli audit in presenza e a distanza di ogni tipologia: audit di prima parte, audit di seconda parte o sulla catena di fornitura, audit di terza parte, ispezioni e verifiche con check-list, gestione completa di ogni fase post-audit».
I vantaggi dell’audit a distanza: il virtual audit
Il futuro – secondo Sinergest – passa degli audit a distanza. «Gli audit da remoto, sin dal 2011, erano previsti dalla ISO 19011» – spiega Vannucchi. «In questi mesi, caratterizzati da limitazioni personali e lavorative, si sono diffusi tra enti certificatori e aziende, ma saranno sempre più utilizzati anche nel post pandemia». L’audit virtuale, come garanzia di continuità operativa per il futuro, presenta diversi vantaggi: eliminazione dei vincoli legati agli spostamenti fisici; riduzione dei rischi sul lavoro e legati a trasferte con un miglioramento delle condizioni di lavoro; ottimizzazione dei tempi di audit e aumento dell’efficienza; riduzione del numero di trasferte dedicate e relativi costi, minor impatto sull’ambiente in termini di CO2 e ridotto consumo di carta. «Tutto questo – afferma Vannucchi – porta a un’ottimizzazione delle risorse, alla possibilità di creazione di team di auditor di diversi Paesi e ambiti culturali differenti. Diventa possibile intervistare nella stessa giornata risorse allocate in luoghi distanti tra loro ed è più facile preservare la continuità operativa in contesti di emergenza, incidendo in modo positivo sull’archiviazione, il monitoraggio dei documenti e il processo di revisione e approvazione».
Tecnologia affidabile e sicura
Condurre un audit remoto che aggiunga valore richiede una pianificazione rigorosa e una scelta oculata degli strumenti. Durante un audit a distanza, l’auditor e l’organizzazione oggetto di audit lavorano in un ambiente di lavoro virtuale, dove le parti coinvolte si scambiano le informazioni necessarie. Per poterlo fare correttamente, è necessaria una tecnologia affidabile e sicura. Perché un audit virtuale sia davvero efficace è importante dotare gli auditor e i soggetti auditati di una soluzione semplice e di pratico utilizzo, in grado di garantire compatibilità e stabilità della connessione, e di gestire tutte le fasi del processo. La riservatezza e la messa in sicurezza dei dati è un tema che non può essere trascurato, il tool digitale deve consentire un’archiviazione elettronica più sicura e veloce. «La App Virtual Audit è stata una delle opzioni introdotte da Sinergest nel 2020 e integrate nella piattaforma, per la gestione degli audit in remoto» – spiega Vannucchi. «Sinergest ha scelto l’integrazione con le tecnologie di streaming più sicure ed evolute che permettono di connettere auditor e soggetti auditati, in modo facile e immediato, garantendo qualità voce e video in real-time, alta scalabilità, affidabilità, sicurezza». In caso di audit remoto, il sistema offre la possibilità di accedere a una checklist di Virtual Audit. Il processo è gestito tramite l’invio di una mail di invito da parte dell’auditor al soggetto auditato, contenente un link per scaricare sul proprio device l’app per il virtual audit. L’app permette il collegamento diretto con il rapporto di audit gestito dall’auditor dal proprio PC. Il soggetto auditato può mostrare, tramite la propria telecamera, documenti e situazioni e interagire con l’auditor tramite videochat. In una sola area di lavoro, l’auditor può procedere alla compilazione rapida della checklist, visualizzare i contenuti acquisiti dalla videocamera del soggetto auditato, catturare una o più immagini e allegarle automaticamente al quesito.
