Le soluzioni Enterprise Content Management (ECM) consentono di trarre pieno vantaggio dalle informazioni sui clienti e dalle conoscenze aziendali incorporate nel contenuto. Le soluzioni ECM acquisiscono, archiviano, attivano, analizzano e automatizzano il contenuto di business, ricavando nuovo valore dai dati che erano precedentemente non strutturati e non disponibili.
Le informazioni contenute nei documenti possono essere utilizzate per coinvolgere i clienti, automatizzare i processi di business e migliorare la collaborazione.
Perché l’Enterprise Content Management è importante per le aziende?
Il contenuto è strategico per la trasformazione digitale, si dice infatti “content is king”
Nel contenuto sono presenti informazioni sui clienti: i loro comportamenti, le loro opinioni, ma bisogna strutturare il tutto per trarne vantaggio.
I documenti archiviati nei repository, le condivisioni di file e le cartelle del cloud rappresentano uno dei patrimoni dell’azienda e, precisamente quello informativo. Saper strutturare le informazioni e i processi documentali, oggi più che mai, è strategico e fondamentale per diventare una digital business company.
Dato che i dati e le informazioni crescono a velocità senza precedenti, le organizzazioni stanno adottando misure concrete per tenere il contenuto sotto controllo. “Il caos del contenuto” — la mancanza di contenuti digitalizzati e l’impossibilità di accedere al contenuto giusto al momento giusto — rappresenta uno degli ostacoli più diffusi nelle aziende, una criticità da risolvere per eliminare gli sprechi, per avere un time to market veloce e, soprattutto, per fornire un servizio di livello ai propri clienti.
Enterprise Content Management e gestione delle informazioni
Le soluzioni ECM permettono di portare innovazione nel contesto dei processi aziendali, favoriscono la collaborazione e abbattono i silos dipartimentali. Non è un caso che le funzioni di workflow siano centrali nell’economia di questo tipo di soluzione: a seconda dell’attività aziendale e dei processi su cui si basa, è solitamente possibile ‘inserire’ i documenti in workflow predefiniti. Si pensi alla gestione del giustificativo di una nota spese inviato in forma elettronica da un dipendente in trasferta – oppure alle fatture dei fornitori e dei clienti, agli ordini, alle pratiche d’assunzione dipendenti etc. Le soluzioni ECM favoriscono la collaboration, permettendo a più persone di lavorare sugli stessi contenuti mediante creazione e/o editing, e, ovviamente, consentono l’archiviazione, garantendone sicurezza e immodificabilità, come da requisiti di legge per la conservazione sostitutiva.
Approccio data driven grazie all’Enterprise Content Management
Inoltre, è interessante sottolineare il valore delle soluzioni di Enterprise Content Management nell’ottica di un approccio data-driven: la disponibilità di enormi volumi di dati e informazioni in un unico sistema rende infatti più efficiente il processo decisionale, aprendo le porte all’ottimizzazione e all’automazione dei processi documentali.
VANTAGGI
I vantaggi dell’implementazione di un ECM in azienda riguardano l’ottimizzazione e la messa in sicurezza del workflow documentale e l’abbattimento dei costi relativi alla gestione dei documenti in formato cartaceo. Nello specifico:
- Riduzione dei costi relativi alla gestione e archiviazione di documenti su supporto analogico;
- Abbattimento del rischio di perdita documenti;
- Accesso più rapido e selettivo al patrimonio informativo aziendale;
- Fruizione in remoto dei documenti;
- Controllo sulla produzione, l’editing e la gestione delle versioni dei documenti;
- Miglioramento del servizio fornito al cliente;
- Miglioramento dei flussi documentali.
VALENZE
LAVORO AGILE: GESTIONE DIGITALE DEI PROCESSI AZIENDALI OVUNQUE TU SIA E CON DIFFERENTI DEVICE
ACCESSIBILITA’: MULTICANALE, DA WEB E DA CLIENT
RICERCA: FRUIBILITA’ INFORMAZIONI E DOCUMENTI VELOCE E SNELLA
SICUREZZA: RISPETTO DELLE NORMATIVE REALTIVE ALLA PRIVACY E CONDIVISIONE DOCUMENTI SECONDO POLICY E PROFILI UTENTE STABILI DALL’AZIENDA
RISPARMIO: ABBATTIMENTO DEI COSTI LEGATI ALL’ARCHIVIAZIONE, ALL’OPERATIVITA’ E GESTIONE
ECO-FRIENDLY: RIDUZIONE UTILIZZO CARTA E INQUINAMENTO AMBIENTALE
APPLICAZIONI
Dematerializzazione documenti e archiviazione à riduzione spazio fisico per gli archivi
Indicizzazione documenti à ricerca e condivisione documenti semplice e veloce
Strutturazione e gestione digitale della path di approvazione à tracciabilità attività e operatività ottimizzata
Automazione processi documentali à efficienza operativa e eliminazione errori umani
Conservazione elettronica dei documenti fiscali à rispetto delle normative vigenti e fruibilità semplice e immediata
Condivisione e distribuzione dei documenti in tutta sicurezza e secondo profilazione utente à collaboration aziendale à qualità servizio verso utente finale
Gestione ciclo attivo
Gestione ciclo passivo
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