Di tutte le aziende e le soluzioni che hanno visto crescere la loro popolarità negli ultimi mesi, Zoom e Microsoft Teams sono due delle più importanti. Il primo ha visto sia i ricavi che il numero di utenti salire alle stelle, con un numero di clienti che è aumentato da 10 milioni di partecipanti attivi giornalieri alla fine del 2019 a oltre 300 milioni entro la metà del 2020, mentre il secondo ha annunciato di avere più di 115 milioni di utenti attivi giornalieri, rispetto ai 75 milioni di aprile 2020 e ai 13 milioni prima della pandemia
A cura di Marco Zollinger, Senior Sales Expert Enriched Interactions & Collaboration –Europe di Orange Business Services
In effetti, Zoom ha avuto una crescita così esplosiva da essere entrato nel lessico comune dei nomi di marchi che le persone usano come termini generici, come Rimmel, Jacuzzi, Kleenex e Scotch.
Oggi, con la consapevolezza che il lavoro da remoto è la nuova normalità, molte aziende devono semplificare la collaborazione per i propri dipendenti.
Prima della pandemia, molte organizzazioni utilizzavano fino a tre diverse soluzioni di videoconferenza, una proliferazione che si è verificata quando le linee di business aziendali hanno cominciato ad aggirare l’IT per accedere a soluzioni “freemium” di livello consumer. Perché questo? Per via della loro facilità d’utilizzo. Sebbene possa essere stato salvifico durante i primi tempi di lockdown, questo approccio alimenta la shadow IT e tutti i problemi correlati: costi fuori controllo mancanza di governance e rischi per la sicurezza.
Tuttavia, sarebbe sbagliato considerare Zoom, Teams o qualsiasi altra soluzione come alternative l’una all’altra. Anzi, significherebbe perdere un’occasione significativa.
Un duplice approccio alla collaborazione per nuove modalità di lavoro
Mentre le aziende cercano di comprendere come saranno le nuove modalità lavorative, semplificare l’approccio alla collaborazione e alle videoconferenze deve essere una priorità. Molte aziende tenderanno a puntare istintivamente nelle soluzioni in cui hanno investito e cercheranno di imporre la dismissione di app come Zoom a favore di opzioni acquisite centralmente, come Cisco Webex Meetings, Microsoft Teams, ecc.
Tuttavia, facendo così si espongono a un duplice rischio. In primo luogo, la possibilità di un contraccolpo di non conformità, aggravando i problemi di shadow IT con linee di business alla ricerca di soluzioni alternative al di fuori del controllo IT aziendale. In secondo luogo, rischiano di farsi sfuggire l’opportunità di combinare una piattaforma di collaborazione di livello aziendale altamente intuitiva, popolare e riconoscibile, come Zoom, con altri strumenti e soluzioni per il flusso di lavoro, come Microsoft Teams.
E per quanto riguarda i problemi di sicurezza di Zoom? Da quando sono venuti alla luce, l’azienda ha intrapreso passi significativi per affrontarli, implementando la crittografia end-to-end (E2EE), posizionando i controlli di sicurezza dell’host in primo piano nell’interfaccia utente (l’unica piattaforma a farlo) e fornendo agli organizzatori delle riunioni e ai partecipanti un maggiore controllo su come gestiscono le interruzioni delle riunioni, il tutto senza ostacolare l’esperienza dell’utente.
In breve, adottare un duplice approccio e integrare completamente Zoom dovrebbe essere la priorità per tutte le aziende che si trovano a un bivio sulle proprie soluzioni di videoconferenza.
Integrare Zoom e Teams
Quindi, come possono le aziende adottare questo duplice approccio? Innanzitutto, devono capire cosa otterranno gli utenti da questo mix.
I problemi da affrontare vanno definiti attraverso misure quantitative e qualitative: le prime, statistiche di utilizzo che aiutano a identificare modelli e comportamenti; le seconde interpellando una varietà di stakeholder nelle varie linee di business su casi d’uso, flussi di lavoro ed esperienza dell’utente.
Le aziende possono quindi iniziare ragionando sulle proprie esigenze e chiedendosi come una combinazione di Zoom e Teams possa risolvere e supportare tali requisiti: ad esempio, facilitando l’accesso alle riunioni plenarie, supportando il video nelle riunioni con un gran numero di partecipanti o semplificando la partecipazione di ospiti esterni senza costringere i dipendenti a cambiare sistema. Oppure potrebbe integrare i benefici per il flusso di lavoro, come la pianificazione automatica delle riunioni tramite Teams (oltre a Skype for Business) e Single Sign-On.
Una volta chiariti questi aspetti, è possibile definire l’utilizzo e procurarsi le licenze secondo necessità: per piccoli gruppi, riunioni interne e per la condivisione di file riservati, si sceglierà Teams. Quando si invitano soggetti esterni o per incontri con un certo numero di persone, Zoom è la soluzione ideale.
Il ruolo del management nella riduzione della complessità
Per ottenere il meglio da questo dualismo è necessaria una gestione adeguata. Nonostante la sua facilità d’uso, l’integrazione di Zoom in modo efficace sia nel business più ampio sia con Teams presenta delle complessità. Ecco perché è importante considerare la possibilità di optare per un partner di servizi gestiti. Oltre ad assistere con l’integrazione, c’è anche l’opportunità di aggiungere formazione per gli utenti finali e supporto al service desk, oltre a consolidamento dei contratti e fatturazione locale, un vantaggio significativo in un momento in cui la proliferazione di app e servizi in varie regioni sta portando una maggiore complessità.
In definitiva, il principale punto di forza di Zoom è la facilità d’uso: non richiede il download di un’app o un processo di registrazione complesso. I reparti IT e le aziende contrarie a Zoom potrebbero affrontare una battaglia persa in partenza: nella migliore delle ipotesi, riusciranno solo a spingere l’utilizzo sotterraneo e al di fuori del loro controllo. Bisogna, invece, trovare il modo giusto per integrare Zoom con app e servizi aziendali consolidati, come Office 365 e Teams, con una strategia a doppia tecnologia. In tal modo, sarà possibile ottenere il massimo dagli investimenti esistenti e garantire sicurezza e governance aziendale, facilitando al contempo una migliore esperienza utente.
