“Fare una call su Zoom” e “fatica da Zoom” sono solo due delle espressioni entrate nel vocabolario mondiale nel 2020, ma bastano a sottolineare l’enorme impatto di questa applicazione su come viviamo e lavoriamo
A cura di Marco Zollinger, Senior Sales Expert Enriched Interactions & Collaboration –Europe di Orange Business Services
Tra i tool preferiti dai “prosumer”, i “consumatori attivi”, il successo di Zoom è dovuto alla facilità d’uso e alla natura virale. Un utente viene invitato a una riunione, fa clic su un collegamento ed è istantaneamente ammesso alla riunione. La prossima volta che dovrà organizzare una riunione, si collegherà e farà lo stesso. È così che Zoom si diffonde nelle organizzazioni, entrando nelle linee di business e aggirando del tutto l’IT aziendale.
Forse comprensibilmente, tuttavia, c’è resistenza da parte dell’IT aziendale per integrarlo all’interno delle imprese: questo è dovuto in parte alla preferenza per soluzioni acquistate centralmente, con le proprie app di collaborazione. Altre preoccupazioni riguardano la sicurezza.
Zoom, comprendendo l’importanza a livello business delle suite di collaborazione, sta espandendo la propria proposta di collaborazione per andare ben al di là della semplice riunione.
Se le ansie di sicurezza erano valide nella prima parte del 2020, da allora ci sono stati miglioramenti significativi. Come osserva Orange Cyberdefense, Zoom “ha adottato in modo aggressivo le misure necessarie per affrontare questi problemi e correggere le vulnerabilità il prima possibile”, includendo la crittografia end-to-end e l’autenticazione a due fattori.
Perché Zoom è uno strumento adatto alle aziende
C’è un altro motivo per cui le aziende devono portare Zoom all’interno dell’IT aziendale. Le linee di business hanno utilizzato i propri budget tecnologici per investire in un numero crescente di licenze a pagamento. Tuttavia, sebbene tali funzioni possano avere la capacità di spesa per acquisire app e servizi, non contribuiscono all’infrastruttura di rete. Nell’ambito della gestione di queste reti, l’IT deve avere visibilità sull’utilizzo di risorse, in modo da poter gestire la larghezza di banda garantendo nel contempo che l’esperienza utente e l’accesso non vengano impattati negativamente.
Pertanto, se app come Zoom vengono lasciate all’esterno, la visibilità è limitata e si traduce in una comprensione imprecisa sia dell’utilizzo delle licenze (spesa nascosta) sia delle potenziali richieste di rete. Inoltre, vietando l’utilizzo di un servizio così facile da usare, non si fa altro che aumentare il rischio che continui come shadow IT, con potenziali implicazioni per la sicurezza.
Ma l’adozione da parte delle aziende non dovrebbe essere determinata unicamente dalla pervasività di una soluzione. Ci sono molti altri motivi per cui Zoom è adatto in tutta l’organizzazione: oltre al classico meeting dal PC, Zoom è stato integrato nel sistema operativo nei terminali di videoconferenza; i principali fornitori, come Poly, DTEN e Logitech, dispongono di una gamma di hardware certificato, sia per l’ufficio (tramite Zoom Rooms) che per la casa. Grazie a queste soluzioni, per partecipare ai meeting Zoom non è quindi più necessario un PC.
Inoltre, le funzionalità di lavagna virtuale ben si applicano alla didattica online; la piattaforma Zoom Webinars estende il limite di partecipanti da 1000 a 10000.
Per completare l’offerta di collaborazione, Zoom offre altre funzioni che ne fanno intrinsecamente parte, come Zoom Phone, che fornisce servizi di telefonia cloud per la sostituzione del PBX.
La funzionalità di BYOC (Bring Your Own Carrier) permette alle aziende di utilizzare tramite l’interfaccia Zoom le reti telefoniche dei classici provider internazionali, comprese quindi funzionalità come l’assegnazione di numeri telefonici a livello globale, o venir richiamati dal provider (dial-back), così come tariffe telefoniche più interessanti.
In effetti, la posizione dell’azienda come fornitore a tutto tondo di “collaboration-as-a-service” (UCaaS) è stata recentemente notata quando è stata nominata Leader nel Magic Quadrant di Gartner.
Inoltre, il portale di amministrazione di Zoom semplifica la gestione e il provisioning degli utenti, il monitoraggio dell’utilizzo e l’analisi delle metriche delle prestazioni tramite la reportistica, con la possibilità di eseguire il drill-down e identificare rapidamente i problemi.
Infine, l’integrazione di Zoom con applicazioni consolidate come Microsoft Teams significa che – correttamente migrato e distribuito – offre l’opportunità di standardizzare ulteriormente i flussi di lavoro e i percorsi di collaborazione degli utenti, aumentando la produttività e l’efficacia delle riunioni.
Integrare Zoom nell’architettura aziendale
I team IT aziendali hanno l’opportunità di capitalizzare il lavoro che Zoom ha già svolto per loro.
Migliorare l’adozione di nuove soluzioni da parte degli utenti è un fattore determinante per il successo di un’implementazione. Un sondaggio indica che l’80% degli utenti afferma di aver eliminato un’app perché non sapeva come usarla. L’IT aziendale dovrebbe considerare come un’opportunità il fatto che il duro lavoro di “portare a bordo” i dipendenti sia già stato più o meno svolto per loro.
Questo è esattamente quello che è successo con Zoom. L’IT può dare per acquisita la familiarità che gli utenti hanno con Zoom Meetings e concentrarsi invece sull’integrazione efficace con le applicazioni esistenti, sfruttando appieno le funzionalità aggiuntive.
Inoltre, Zoom App Marketplace e SDK per sviluppatori consentono alle aziende di creare integrazioni nelle loro app e flussi di lavoro preferiti.
Ciò include la combinazione di Zoom con le principali app cloud, che si tratti di condivisione di documenti con Box, CRM con Salesforce, calendario e pianificazione, trascrizione o altri strumenti di collaborazione. Oppure, per un pubblico esterno, potrebbe organizzare webinar tramite Zoom, che si integrano con Facebook Live e YouTube per aumentare la copertura e il coinvolgimento. Inoltre, con Zoom Apps, gli utenti possono migliorare la produttività e l’efficienza delle riunioni accedendo alle app all’interno della piattaforma Zoom.
Il giusto supporto per il successo
Per fare tutto questo con successo è necessario un approccio strutturato. il fatto che l’app sia di facile utilizzo per la maggior parte dei dipendenti non si traduce automaticamente in una semplice migrazione e implementazione a livello aziendale. Ecco perché ha senso utilizzare un partner. Oltre a gestire la migrazione e l’integrazione delle applicazioni, un partner può anche fornire supporto al service desk, formazione e gestione del successo per assicurarti di ottenere maggior valore da Zoom. Inoltre, potrebbe aiutare nell’implementazione di hardware, come Logitech, Poly e DTEN con i loro prodotti Zoom-ready. Ad esempio, Orange fornisce tutto questo come una soluzione completa su base globale.
Inoltre, lavorare insieme a un partner di servizi gestiti (MSP), come Orange, apre l’opzione “Bring Your Own Carrier”, di cui abbiamo già detto. Ciò consente di sfruttare la voce SIP e la gestione DID per i servizi vocali locali (navigare nella complessità normativa e garantire la conformità del paese locale). Può anche significare un unico contratto per tutte le esigenze di riunione.
L’utilizzo di un MSP può semplificare quello che è rapidamente diventato uno spazio di collaborazione complesso. Le aziende potrebbero andare oltre le riunioni virtuali per incorporare telefonia, messaggistica e conferencing con la possibilità di scegliere la voce o l’audio con un semplice clic ed essere in grado di utilizzare la stessa soluzione per una, 100 o 1000 persone.
Portare Zoom nell’azienda
In un periodo con così tante complessità, le imprese dovrebbero cercare modalità per semplificare il più possibile. Quando si tratta di collaborazione, Zoom è una risposta possibile. La via più facile potrebbe anche essere la più veloce per il successo, se l’IT aziendale è in grado di integrare il servizio con i flussi di lavoro e le applicazioni dell’organizzazione. In tal modo, si elimina la shadow IT, si ottiene un migliore controllo sui costi, si semplificano i sistemi di collaborazione degli utenti e si consolidano i contratti, il tutto fornendo uno strumento che i dipendenti conoscono e di cui si fidano.
