C’è una grande differenza tra ottimizzare i costi e ridurli. Gartner definisce l’ottimizzazione dei costi come “una disciplina continua, incentrata sul business, che guida la spesa e la riduzione dei costi massimizzando il valore aziendale”. Il taglio dei costi è in genere un esercizio una tantum, mentre l’ottimizzazione è un viaggio, e non una meta: non è mai “compiuta”, ma è un esercizio perpetuo da implementare in modo continuativo
A cura di Massimo Dino Ceresoli, Head of Innovation and Consulting – Southern Europe
Nell’attuale contesto economico globale in rapida evoluzione, il costo può essere un fattore di differenziazione strategico. Man mano che le imprese si adattano a una nuova normalità, è urgente gestire al meglio i costi. Le aziende hanno sempre esercitato pressioni sui CIO per ridurre i costi IT, in genere per contribuire a mitigarne l’impatto complessivo sulle prestazioni e sui ricavi aziendali.
Tradizionalmente, questo ha significato contenere i costi, semplicemente tagliando dei budget che altrimenti avrebbero potuto tradursi in progetti di valore o ridurre la spesa per determinati progetti e strumenti a discapito in ultima analisi dell’azienda stessa. Questo approccio ha spesso fatto sì che i CIO si siano sentiti costretti ad affrontare le pressioni finanziarie per tagli di spesa, senza poterne considerare appieno le potenziali conseguenze.
Cosa devono fare le imprese?
È necessario un cambio di prospettiva. Le aziende devono rendere l’ottimizzazione dei costi IT parte di una strategia aziendale complessiva. Dovrebbero progettare una serie continua di attività che creino una discontinuità, da implementare all’interno dell’organizzazione, che risolvano rapidamente i vincoli e le questioni di bilancio, contribuendo positivamente alle esigenze operative e alle aspirazioni di crescita del business. Ci sono problemi importanti da affrontare: è stato stimato che gli sprechi nella spesa per il cloud da soli avranno superato i 17,6 miliardi di dollari nel 2020. Il sondaggio sullo stato della spesa tecnologica di Flexera 2020 ha rilevato che le imprese sprecano circa il 12% della spesa IT annuale. Questi numeri devono essere ridotti.
Come possono riuscirci le imprese?
È necessario partire progettando e implementando una strategia di ottimizzazione dei costi, che metta da parte l’idea di trovare una singola soluzione o la bacchetta magica per cambiare radicalmente la struttura dei costi della propria organizzazione. Questo non è un problema che si possa risolvere in una volta sola: è necessario pianificare il raggiungimento degli obiettivi di costo attraverso un mix di azioni continuative che portino risultati continui.
Un buon punto di partenza è allineare la fornitura e il supporto dei servizi IT a una filosofia che mette al centro gli stakeholder, per sviluppare una relazione di fiducia tra i fornitori di servizi IT e gli utenti finali. Questo approccio può favorire l’adozione di nuovi strumenti o servizi digitali e garantire un migliore ritorno sull’investimento (ROI).
La trasparenza è fondamentale per l’intero ciclo di vita della gestione IT aziendale: aiuta i responsabili di ogni dipartimento a prendere decisioni che rientrano nei livelli concordati di investimenti tecnologici e garantisce che l’IT non sia lasciato isolato. La rimozione dei silos è importante in tutte le aree di un’azienda e, in termini di budget e spesa, la visibilità onnicomprensiva dall’alto verso il basso aiuta davvero. Ancora una volta, si tratta di ottimizzazione e non di riduzione dei costi.
Anche il ruolo del dipartimento IT deve evolvere per assistere nell’ottimizzazione dei costi. I reparti IT possono aiutare i responsabili dei centri di costo nelle unità aziendali a concordare i livelli appropriati di investimento tecnologico, fornendo loro le informazioni rilevanti e aiutandoli a comprendere tutti i fattori che influenzano i costi. In questo caso, il reparto IT svolgerà effettivamente un ruolo di consulenza interna, per promuovere gli obiettivi aziendali.
Un’altra componente della strategia di ottimizzazione dei costi è la collaborazione con i fornitori su prezzi e condizioni. Le aziende devono fare attenzione ai vincoli posti dai fornitori e ai contratti con costi di rescissione elevati e termini lunghi , per mantenere aperte tutte le opzioni. Noi di Orange Business Services forniamo ai clienti un catalogo di servizi professionali che consente di scegliere prodotti e servizi in base alle esigenze e non limita le opzioni.
Nel post COVID-19, Deloitte sottolinea la necessità di ottimizzare i costi strategici per le imprese, che comporta “l’ottimizzazione dei processi attraverso la razionalizzazione e la riduzione delle inefficienze, l’ottimizzazione della forza lavoro attraverso la ristrutturazione dell’organizzazione, l’aumento dei sistemi di controlli e la rimozione delle sovra-organizzazioni, l’ottimizzazione della tecnologia attraverso l’automazione, l’integrazione e la modernizzazione dell’infrastruttura e l’ottimizzazione dell’infrastruttura fisica grazie a sistemi modulari e informatizzazione”.
L’ottimizzazione dei costi può essere complementare alla trasformazione
Le aziende che fanno ottimizzazione dei costi IT in modo efficace la utilizzano in modo proattivo per integrare la strategia aziendale, la trasformazione digitale e gli obiettivi finali. Il passaggio da una serie disordinata di interventi una tantum a una metodologia agile e flessibile che risolve i problemi di bilancio senza inutili complicazioni è essenziale nello scenario attuale.
Questo passaggio da una mentalità di riduzione dei costi a un modello di ottimizzazione dei costi può aiutare le aziende a ridurre le complessità operative e dare impulso alla crescita. In questo, è importante considerare la gestione finanziaria IT allo stesso livello di tutte le altre responsabilità IT: ad esempio, la sicurezza informatica è una funzione strategica essenziale e non viene affrontata in modo frammentario – lo stesso dovrebbe valere per i costi. I risultati arriveranno.
Secondo McKinsey, “Raggiungere rapidamente l’ottimizzazione dei costi non è mai stato così promettente, grazie ai progressi in tecnologie come automazione, flussi di lavoro intelligenti, AI e visualizzazione dei dati. E forse non è mai stato così urgente”.
