Le recenti circostanze hanno richiesto a imprese e privati di adattarsi a nuovi modi di lavorare: lo smart working è un esempio. Le organizzazioni hanno dovuto avviare rapidamente programmi di interazione da remoto, abilitati da connettività e tutelati da una solida sicurezza informatica. Il risultato? Un netto cambiamento di programmi, processi e procedure. Ma cosa succederà d’ora in avanti?
A cura di Francesca Puggioni, Managing Director Southern Europe di Orange Business Services
Ogni azienda ha subito, e sta ancora subendo, un impatto più o meno pronunciato a seguito della recente pandemia, e migliaia di organizzazioni hanno dovuto attivare rapidamente iniziative di smart working. Una priorità legata a due principali ragioni: la prima, salvaguardare salute e sicurezza dei dipendenti proteggendoli dal virus; la seconda, consentire la continuità del business mantenendo fluidità nelle interazioni giornalieri con i clienti.
La rapidità di reazione delle aziende è stata impressionante. Orange ha aiutato clienti nel settore minerario, dell’industria elettronica e del packaging e fornito a decine di migliaia di dipendenti la possibilità di lavorare da casa praticamente dall’oggi al domani. Il nostro strumento di Visibility-As-A Service ha consentito il monitoraggio dell’utente finale e ha garantito le prestazioni delle applicazioni aziendali tramite connessioni VPN: un servizio essenziale in un contesto nel quale i lavoratori non potevano semplicemente chiamare l’help desk IT dell’azienda per ricevere supporto in caso di problemi.
La leadership nella nuova normalità
Di recente Gallup ha intervistato i Chief Human Resources Officer (CHRO) di 100 tra le più grandi organizzazioni del mondo, interpellandoli sulle loro strategie e policy in risposta al COVID-19. Ne ha concluso che i bisogni universali a cui i datori di lavoro devono rispondere sono fiducia, compassione, stabilità e speranza. Questi quattro elementi dovrebbero essere i punti cardinali della bussola di ogni leader: la sfida, quindi, si riassume nel “come non venire meno a questi impegni” nonostante la distanza. Se il lavoro a distanza fa sentire le persone… distanti, la leadership ne viene indebolita.
Le montagne russe della resilienza
A ogni azione deve corrispondere una reazione: c’è un equilibrio da raggiungere tra lo smart working e un approccio di business sostenibile a lungo termine. Il modo in cui aziende e lavoratori si sono adattati al lavoro da casa è stato notevole: i dipendenti sono stati capaci di rimanere produttivi a dispetto delle modalità di lavoro insolite – nonostante le attività lavorative si siano sovrapposte agli spazi familiari, ancor più affollati con i figli a casa a causa della chiusura delle scuole.
Se il sistema lavorativo ha inizialmente ben assorbito e digerito questo nuovo modo di cooperare, sul medio termine cominciano a emergere delle difficoltà, che potrebbero aggravarsi sul lungo termine. La collaborazione da remoto non è efficace quanto una riunione in cui i colleghi si siedono insieme attorno a un tavolo. I progetti richiedono più tempo e la formazione non è così semplice. Il mentoring è più difficile quando non è possibile affiancare i neo-assunti per spiegargli i dettagli delle mansioni. La resilienza diventa più difficile.
Lo testimonia un intervento di Laszlo Bock, amministratore delegato della società di risorse umane Humu ed ex capo delle risorse umane di Google, in un recente articolo del Wall Street Journal: “Dietro le quinte sta emergendo una sorta di consapevolezza da parte dei dirigenti, che cominciano a dire: non sarà sostenibile a lungo”. I dirigenti devono trovare una via di mezzo tra la sicurezza dei lavoratori e la necessaria fase successiva, per tornare a un normale livello di attività.
Definire la nuova normalità
Le opinioni differiscono sull’evoluzione che la nuova normalità potrà assumere. Ritengo che il risultato più probabile sarà un approccio ibrido, una combinazione permanente di lavoro da casa e in ufficio, quando finalmente lasceremo la pandemia alle spalle. Ci stiamo confrontando con una seconda ondata del virus, e una terza resta una possibilità, quindi la richiesta da parte dei governi di “lavorare da casa per quanto possibile” rimane all’ordine del giorno. Anche quando l’emergenza si sarà attenuata, avremo bisogno di progettare, implementare e gestire una qualche forma di modello ibrido casa/ufficio che sia altamente flessibile.
Quanto al benessere dei dipendenti, le aziende dovranno fare di più. Il primo lockdown in cui ci siamo trovati a lavorare da casa è stato un grande successo, vero, ma non c’è stato tempo per fare una vera e propria strategia a lungo termine: ora sì, abbiamo l’esperienza e si può cominciare a riflettere, immaginare, ideare. Con questo in mente, le aziende dovranno trovare non solo idee per portare avanti il business quotidiano, ma tenere in conto aspetti relazionali molto importanti per alcuni profili, ad esempio ideare modalità di interazione per sostituire i momenti sociali, come le chiacchiere davanti alla macchina del caffè. La collaborazione faccia a faccia dovrà essere sostituita con qualcosa di altrettanto efficace, sia per gli estroversi che per gli introversi. I lavoratori sono persone, e le persone sono esseri sociali: abbiamo bisogno dell’interazione con i colleghi e della motivazione e dell’energia che ne traiamo. Qualche giorno a casa ogni settimana e un paio di giorni in ufficio insieme ai colleghi potrebbero essere l’equilibrio di cui tutti abbiamo bisogno.
Il ruolo delle tecnologie digitali
Le tecnologie digitali hanno già svolto un ruolo vitale nell’abilitare la prima ondata di lavoro da casa e giocheranno un ruolo crescente nella nuova normalità in arrivo. Saranno altrettanto fondamentali per alimentare un approccio ibrido. Strumenti avanzati di interazione e collaborazione possono aiutare i lavoratori a rimanere in contatto tra loro in maniera più completa rispetto a una semplice voce al telefono. In questo senso le videochiamate dovrebbero essere utilizzate ogni volta che è possibile: sono salutari per la mente, essenziali per capire l’umore di ogni partecipante e fanno bene alla produttività. Il distanziamento sociale non deve significare disconnessione interpersonale.
Riunioni video a cadenza regolare aiutano molto ad avere chiari indicatori sull’umore e sul benessere dei dipendenti. Non incentrare l’intero incontro su temi legati al lavoro può inoltre aiutare la produttività: fare quattro chiacchiere su qualcosa che è andato in onda in TV può favorire una sensazione di normalità – a condizione che siano spontanee.
Il modello ibrido
A medio termine alcuni dipendenti rientreranno in ufficio mentre altri continueranno a lavorare da casa. Il modello ibrido avrà implicazioni che i datori di lavoro dovranno considerare, esaminando quali pratiche hanno avuto successo durante il lockdown e applicandole in modo permanente.
Facciamo alcuni esempi. Il benessere dei dipendenti è una priorità nel modello ibrido, quindi è cruciale prestare attenzione alla salute fisica e mentale dei collaboratori. A chi dirige spetta il compito di incoraggiare la proprietà collettiva dei progetti in modo che il successo sia condiviso e di sottolineare i vantaggi che gli strumenti digitali possono portare: l’empowerment e la sensazione di fare parte di un collettivo portano grandi risultati.
La generazione Z diventerà presto la fetta più grande della forza lavoro e i più giovani sono entusiasti di un approccio ibrido al lavoro. In un sondaggio di Salesforce, il 74% degli intervistati riporta che preferirebbe lavorare da casa o secondo un modello ibrido casa/ufficio. Il 64% di tutti i lavoratori interpellati ha dichiarato che vorrebbe trascorrere “un po’ di tempo” lavorando in ufficio o in un altro luogo diverso da casa. Il modello di lavoro ibrido sembra popolare, quindi i datori di lavoro dovranno pensare a come renderlo realtà.
I tempi sono cambiati e così il modo in cui lavoriamo, forse permanentemente. Il modello ibrido di lavoro potrà essere una strada percorribile, ma serviranno molti cambiamenti. Le politiche delle risorse umane e le pratiche per il benessere dei dipendenti dovranno essere solide e lungimiranti. Credo ne varrà la pena perché abbiamo l’opportunità di promuovere nuovi livelli di coinvolgimento e soddisfazione di dipendenti e clienti. Prendendo in prestito le parole di Winston Churchill: “Mai sprecare una buona crisi!”
