Up Day S.p.A. ha vinto il premio innovazione Smau R2B 2019
Top Consult, azienda leader nella gestione elettronica dei documenti, ha presentato a Smau Bologna 2019 le soluzioni legate ai nuovi obblighi normativi, diventati priorità per le aziende del 2019. Si è concentrato infatti sulla digitalizzazione dei processi, la fatturazione elettronica e il nuovo obbligo di gestione degli ordini elettronici via NSO. Come dimostrazione dei vantaggi della gestione documentale, ha portato la testimonianza del suo cliente Up Day Spa che, grazie all’utilizzo di TopMedia Social NED, ha vinto il premio innovazione Smau R2B 2019.
Day S.p.A opera nel mercato dei servizi alle imprese – buoni pasto, programmi incentive e piani di welfare aziendale – e ha utilizzato un software per la gestione elettronica dei documenti aziendali nell’ambito della fatturazione elettronica.
Sergio Benini, Up Day S.p.A: “Grazie a TopMedia si evitano errori e imprecisioni. Il dialogo con il sistema di interscambio è rapido ed efficace e i pagamenti tempestivi. Il sistema è stato applicato anche ai fornitori che possono delegare a Day la fatturazione per loro conto”
L’azienda
Up Day opera da oltre trent’anni in Italia nel mercato dei servizi alle imprese e alla persona: offre soluzioni per i buoni pasto, programmi incentive e piani di welfare aziendali. La società fa parte del Gruppo UP, cooperativa sociale nata in Francia e presente in 19 Paesi del mondo. Cardini del gruppo Up sono la sostenibilità (sociale, ambientale ed economica) e la spinta innovativa con costanti investimenti nel settore della Ricerca e Sviluppo. Up Day ha raggiunto nel 2018 un fatturato di 650 milioni di euro, collabora quotidianamente con 110.000 partner affiliati e raggiunge 800.000 utilizzatori giornalieri dei suoi servizi.
Il software
TopMedia è un software messo a punto da Top Consult, azienda che offre soluzioni nell’ambito della gestione documentale, fatturazione elettronica, digitalizzazione dei processi e dematerializzazione. Il software è stato acquistato da Up Day dieci anni fa per avviare l’archiviazione ottica e sostitutiva di tutti i documenti della società. I dati e le informazioni prima presenti su sopporto cartaceo oggi sono registrati in formato elettronico sul software. Recentemente, con l’obbligo di fatturazione elettronica, alcune funzionalità del software sono state usate a beneficio dei processi aziendali per la trasmissione della fattura ai clienti.
L’applicazione alla fatturazione elettronica
TopMedia, durante l’emissione della fattura elettronica, consente di gestire in maniera automatizzata, rapida ed efficace sia le informazioni relative alla fattura che la comunicazione con il Sistema di Interscambio, la piattaforma online dell’Agenzia delle Entrate che controlla i dati del documento, lo inoltra al cliente e spedisce una ricevuta di consegna al fornitore. L’invio e la ricezione di risposta avvengono in tempi brevi grazie all’applicazione web service che consente un’interazione immediata del software con il Sistema di Interscambio.
L’applicazione del software in questo ambito è così efficiente che Up Day ha deciso di offrire ai suoi fornitori la possibilità di delegare all’azienda la fatturazione per loro conto. Così, l’azienda genera il documento e, non appena ottiene la ricevuta, attiva in maniera automatizzata, il pagamento.
Benefici
Grazie a TopMedia, Up Day ha automatizzato il processo di fatturazione elettronica, incrementando precisione e velocità e diminuendo la possibilità di errori o mancanze nella segnalazione dei dati causati dall’inserimento manuale. Il sistema consente anche una maggiore tempestività nei pagamenti e semplifica l’attività dei fornitori che delegano l’emissione delle loro fatture. Da gennaio 2019 a metà maggio la società ha ricevuto 90.000 fatture dai fornitori, di queste 60.000 sono state delegate.
Afferma infatti Matteo Zaffagnini, Responsabile Marketing e Business Development di Top Consult, che – “avvalersi già da oggi di un sistema documentale completo, che digitalizzi i processi aziendali legati alla fattura e li integri con i sistemi gestionali e informativi, significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento che non si limiterà solo all’obbligo della Fatturazione Elettronica tra privati, ma che continuerà con la gestione degli ordini e tutti gli altri flussi documentali.”
