Tanto impegno e duro lavoro per arrivare all’agognata firma del cliente e poi scoprire che nel 90% dei casi vale più una stretta di mano
Caro Lettore, nello scorso numero, ti ho parlato dell’importanza di lasciare estinguere i processi ago e filo dalla tua produzione documentale, in favore di flussi “full digital”. Stavolta ti parlo di documenti digitali contro “stretta di mano”. A cosa mi riferisco? È tanto semplice quanto drammatico, per certi versi. Mi riferisco a tutte quelle transazioni che il 90% delle imprese italiane, di ogni ordine e grado, è solito gestire in modo del tutto inconsistente, rispetto alle normative. Spiego meglio. Quasi tutte le aziende, quando ricevono – per esempio – il tanto desiderato ordine, si limitano ad acquisire un PDF inviato via email, con la scansione del documento firmato a penna. Ecco. Tieni presente che questa pratica non ti dà nessuna garanzia sulla reale opponibilità a terzi di questo atto. Nemmeno se pretendi l’invio a mezzo PEC.
Di fatto, secondo le normative, un documento acquisito con queste modalità equivale a uno scambio di fotocopie. In caso di contenzioso, mancato pagamento o verifica fiscale, se esibisci una prova di questo genere sei totalmente scoperto. Più volte, nella mia carriera, mi sono trovato al tavolo con imprenditori che – scivolati in dispute legali – hanno scoperto di essere ingaggiati in una sfida a poker senza nemmeno avere una carta in mano. Non è paradossale? Tutto il tuo team corre contro il tempo per finalizzare ordini e sviluppare il tuo business, salvo poi scoprire che i documenti a corredo valgono meno di una stretta di mano con il cliente. E se stai pensando che simili eventualità siano lontane anni luce da te e dalla tua quotidianità, sappi che non è così. Purtroppo. La consapevolezza delle persone sulle possibili falle normative cui appellarsi per truffare imprese – o venire meno ai propri impegni formali – è in forte aumento.
Ciò determina – per te – l’importanza di mettere in sicurezza i tuoi processi di acquisizione e produzione ordini, consapevole di non poter gestire il problema regredendo verso procedure di raccolta ed elaborazione ordini in cartaceo, e recapito tramite posta ordinaria. L’evoluzione dei mercati e degli standard odierni non permette una gestione così farraginosa delle tue procedure. Una volta chiuso un accordo, sai meglio di me quanto sia determinante affrontare subito la corsa contro il tempo per chiudere delivery, emettere fattura e preservare i tuoi margini. Non puoi mettere in mano tutti questi obiettivi a procedure antiquate, anacronistiche e comunque piene di variabili (una su tutte, i tempi di consegna). Ancora una volta, ecco una dimostrazione di come una gestione promiscua “digitale-analogica” dei tuoi processi debba per forza avere vita breve. Per questo motivo, devi sempre più considerare l’importanza di essere affiancato da un dematerializzatore, capace di mettere in sicurezza i tuoi processi documentali nella nuova dimensione digitale dove siamo stati tutti catapultati negli ultimi 10 anni. Che il Digitale sia con te!
Nicola Savino CEO di Savino Solution – www.savinosolution.com
