Lo smart working introduce cambiamenti nella vita dei lavoratori e determina mutamenti nell’organizzazione aziendale e nella gestione delle risorse umane. Le imprese italiane stanno cogliendo l’importanza della collaborazione sulle performance aziendali, ma occorre andare oltre il concetto di lavoro remoto
Lo smart working sta cambiando la vita di aziende e lavoratori. I mutamenti derivati dalla diffusione di questa modalità lavorativa saranno ancora più evidenti in futuro. Come sottolinea IDC, entro il 2023, in Europa, oltre due terzi dei manager gestirà personale non più vincolato da limiti di luogo o di tempo. Già nel 2018, attestano gli analisti di IDC Italia, la spesa delle aziende italiane per applicazioni software in ambito collaborative e content workflow management è stata pari a 820 milioni di euro. Questa cifra toccherà i 970 milioni di euro nel 2020, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) intorno all’otto per cento. L’80% di tale quota sarà generata da soluzioni fruite in cloud. Intanto, dall’approvazione della normativa sullo smart working, in Italia, è trascorso ormai più di un anno. Oggi, le persone che lavorano secondo questa modalità sono sempre più, soprattutto nelle grandi aziende, mentre nelle PMI l’interesse verso lo smart working è ancora limitato. L’attenzione verso lo smart working sta crescendo anche nella pubblica amministrazione, che è all’inizio del percorso.
Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, l’adozione di modelli di lavoro agile ha potenziali benefici economico-sociali, come l’incremento della produttività, la riduzione dell’assenteismo, l’aumento della soddisfazione e della motivazione lavorativa accanto alla riduzione dei costi per imprese. Tuttavia, lo smart working è talvolta associato a criticità, come senso di isolamento e più sforzo nella programmazione delle attività per i lavoratori o a una peggiore condivisione delle informazioni.
MOBILITÀ PERVASIVA
«Le aziende italiane stanno investendo in strumenti per lo sviluppo di una mobilità sempre più pervasiva» – spiega Daniela Rao, senior director research & consulting di IDC Italia. «Nel 2018, tra le aree di spesa ICT più importanti, ci sono la connettività mobile broadband, mentre tra le spese previste più in crescita nel 2019 rientrano quelle relative a phablet e notebook ultraslim, strumenti orientati allo smart working e a creare un ambiente di lavoro flessibile e agile, con l’obiettivo di incrementare la produttività e migliorare la qualità dell’esperienza lavorativa. La ricerca condotta da IDC per Assintel su un campione di mille aziende rileva che oltre metà delle imprese intervistate ha avviato almeno un’iniziativa di smart working». Nel 2018, le attività principali volute dalle imprese in rapporto a questa modalità lavorativa sono state orientate a garantire la possibilità del lavoro da remoto (per il 26% delle imprese) e a permettere ai dipendenti l’uso di dispositivi mobili (22%). I settori che più hanno adottato politiche di questo tipo sono finanza, commercio all’ingrosso, industria, trasporti, comunicazioni, utility e altri servizi. Gli obiettivi delle iniziative intraprese sono volti a consentire più flessibilità ed efficienza delle attività lavorative, puntando sulla valutazione per obiettivi e sulla possibilità di una migliore conciliazione tra tempi lavorativi e personali. Sono principalmente le medie imprese (50-249 addetti) e le grandi imprese (500 e più addetti) ad adottare politiche di smart working. Tra le grandi imprese, ben il 53% rende possibile il lavoro da remoto; queste realtà sono orientate alla creazione di digital workspace che tendono a integrare tutti i servizi che supportano le operazioni e i processi aziendali, incluse comunicazione e collaborazione.
RIDISEGNARE GLI SPAZI
Secondo Daniela Rao di IDC Italia, la digitalizzazione sta contribuendo a cambiare le modalità di lavoro e a ridisegnare gli spazi delle aziende: le attività lavorative diventano meno legate a un luogo fisico e a orari rigidi, ma grazie alla possibilità di accedere da qualsiasi luogo a risorse e informazioni aziendali, per i dipendenti si aprono le prospettive del lavoro agile. Già da diversi anni alcune imprese ed enti pubblici stanno adottando politiche che prevedono l’introduzione di misure flessibili che permettono di conciliare meglio vita privata e lavoro. Iniziative di questo tipo portano le imprese a riprogettare gli spazi fisici, riducendo le postazioni fisse e ampliando gli spazi di lavoro condivisi. A tutto questo si aggiunge la promozione dell’uso di tecnologie digitali da parte dei dipendenti e un rafforzamento dei sistemi di misurazione e valutazione delle performance individuali e collettive. In questo modo, oltre a responsabilizzare di più il personale, in quanto la valutazione è basata maggiormente sugli obiettivi professionali e non si limita alla presenza fisica in ufficio e a orari di lavoro rigidi, si abilita una maggiore collaborazione e condivisione delle attività.
In futuro, si prospetta una diffusione del paradigma di digital workspace, che sostituirà progressivamente quello della postazione fisica tradizionale. Grazie al crescente utilizzo di piattaforme digitali di comunicazione, oltre che di strumenti di condivisione e di terminali e applicazioni mobili, si estenderà la possibilità di lavorare da ogni luogo, di essere riconosciuti e valutati dai sistemi per obiettivi, favorendo il dialogo e la collaborazione tra le persone, innovando i processi e gli ambienti operativi. Queste evoluzioni offriranno alle aziende la possibilità di focalizzarsi di più sulle attività e sul business aziendale, migliorando la soddisfazione dei dipendenti, grazie a una maggiore flessibilità che permette di conciliare vita privata e lavoro. In un contesto in cui la rivoluzione digitale continuerà a impattare sull’organizzazione aziendale e sui mercati, trasformandoli, le piattaforme di collaborazione diventeranno un veicolo importante per costruire e diffondere la conoscenza tra le persone e stimolare e governare la circolazione delle idee frutto del lavoro condiviso.
Per IDC, la capacità di far circolare, gestire e usare le informazioni per accelerare i processi decisionali e di business è il requisito indispensabile di ogni soluzione evoluta di smart working. In questo scenario, è fondamentale che l’innovazione tecnologica sia orientata alla dimensione umana, che riguarda la comunicazione, la collaborazione, il knowledge management, l’ottimizzazione dei processi ma sia supportata anche dall’intelligenza artificiale. In molti casi, l’innovazione parte da piattaforme tecnologiche in grado di ridisegnare il cosiddetto “workplace”, mentre gli strumenti di intelligenza artificiale abilitano processi più dinamici e flessibili. L’obiettivo è creare e diffondere la conoscenza, stimolare e governare la circolazione delle informazioni tramite una collaborazione efficiente e flessibile. Le piattaforme di social management sono il motore dell’innovazione: da una parte rispecchiano il nuovo trend comunicativo social, dall’altra permettono di gestire meglio i processi, analizzare e storicizzare i flussi comunicativi, per creare una conoscenza aziendale condivisa, favorendo il coinvolgimento delle persone. Le imprese italiane stanno cogliendo l’importanza della collaborazione e dei suoi impatti sulle performance aziendali. Da una recente indagine IDC, emerge che oltre il 50% delle medie e grandi imprese italiane percepisce, come benefici dell’adozione di una piattaforma di collaborazione, la maggiore affidabilità e velocità di processi e persone.
ITALIA, AVANTI PIANO
Ma qual è la percezione dello smart working nel contesto lavorativo italiano, secondo le aziende? Per Dell EMC, come evidenzia Andrea Cavallotti, RHR (regional human resources) di Dell EMC Italia, l’approccio smart working non è nuovo e da circa nove anni la società applica questa modalità lavorativa ai propri dipendenti. «La positività dei risultati di questa gestione – spiega Cavallotti – si riscontra nella maggior parte degli indicatori di produttività e di retention dei talenti». Questo approccio, però, non è ancora stato del tutto compreso e fatto proprio da ogni impresa. «Molte aziende – dichiara Patrizia Fruzzetti, head of Italy, WEMEI (Western Europe Middle East India) sales di Fujitsu Italia – sono partite con progetti pilota, altre introducendo norme su quanto facevano da anni, anche se la mia percezione è che in Italia il concetto di smart working sia interpretato solo come la possibilità di lavorare da casa. In realtà, dovrebbe essere pensato come un approccio diverso all’organizzazione del lavoro, basato sulla motivazione e sulla fiducia reciproca». Secondo Andrea Savoia, avvocato e partner dello studio legale UNIOLEX Stucchi & Partners, specializzato in diritto del lavoro, lo smart working – che in Italia è partito dopo il decreto Madia del giugno 2017 – risente ancora di resistenze culturali anche se intorno al tema si registrano interesse e sperimentazioni crescenti, con prevalenza del settore privato sul pubblico. «In questa fase – spiega Savoia – lo smart working è percepito più come mezzo di welfare, con auspicati ritorni anche in termini di produttività, invece di essere un chiaro tassello di un progetto di trasformazione complessiva dell’organizzazione del lavoro in termini di smart organization, che presuppone un cambio culturale, per il cui avvio lo smart working potrebbe costituire un importante punto di partenza». Dalle richieste ricevute dai clienti, Domenico Uggeri, vicepresidente Zucchetti conferma che lo smart working ha interessato in primo luogo le grandi organizzazioni – «in cui i processi sono già strutturati per supportare il lavoro flessibile e la gestione delle attività tramite dispositivi mobili».
BENEFICI E CRITICITÀ
Lo smart working è percepito come una modalità lavorativa con molti benefici e qualche criticità. «Tra i benefici, il principale è che, senza di esso, è sempre più difficile attrarre talenti in azienda» – spiega Paolo Pelloni, head of marketing and communication di Axians Sirecom. «Per le nuove generazioni, e non solo, è una componente cruciale per lavorare con efficienza e raggiungere gli obiettivi, mantenendo l’equilibrio tra lavoro e vita privata». Tuttavia – secondo Pelloni – esistono criticità culturali, su almeno quattro aspetti operativi: l’orario di lavoro stabilito dai contratti, l’utilizzo delle tecnologie digitali (intese come lo spazio di lavoro), il layout degli uffici e i modelli di leadership. «Lo smart working – dichiara Andrea Cavallotti di Dell EMC Italia – è la conseguenza di una gestione delle risorse umane basata sulla fiducia e sul raggiungimento dei risultati individuali e di team. I principali benefici stanno nell’aumento della produttività, nel basso turn over e nella attrattività dell’azienda verso un mercato del lavoro sempre competitivo. Le criticità riguardano gli aspetti relazionali e di coinvolgimento nella vita dell’impresa. La gestione manageriale è fondamentale per limitare questi effetti». Per Patrizia Fruzzetti di Fujitsu Italia, tra i vantaggi dello smart working ci sono un miglior bilanciamento della vita lavorativa e personale, l’incentivo a usare strumenti tecnologici nuovi, a organizzare il proprio tempo in ufficio in modo più produttivo e un approccio all’organizzazione meno gerarchico. Tra le criticità, c’è la necessità che sia l’area HR a guidare questo cambio di paradigma monitorando l’adozione e suggerendo best practice durante le prime fasi.
Secondo Andrea Savoia di UNIOLEX, tra i benefici per le aziende ci sono la maggior produttività (derivante da maggior motivazione, concentrazione e tempo utile dedicato dagli smart worker), la riduzione dei costi (per il maggior tempo di lavoro svolto a parità di retribuzione e per la possibile ottimizzazione degli spazi), il rafforzamento dell’employer branding (attrattività di talenti) e delle politiche di corporate social responsibility (per il minor inquinamento). «Le criticità – rileva Savoia – possono derivare da mancanze nella fase di pianificazione e implementazione dei progetti di smart working, anche in termini legali (per esempio sulla ripartizione degli oneri di dotazione strumentale e sui rischi e responsabilità per eventuali infortuni). Infine, l’obbligo di caricamento sul sistema delle comunicazioni obbligatorie dei contratti individuali di smart working di ogni loro modifica, anche piccola, è percepito come un eccessivo aggravio burocratico. Su questo e altri temi si dovrebbe avviare un confronto con le istituzioni». Massimiliano Favoti, product marketing manager, Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia sostiene che lo smart working faccia convergere i benefici per l’azienda e per il collaboratore, che aumenta in produttività, quando assume la gestione del suo tempo. «Le performance aziendali non si misurano più con il metro della presenza, ma dei risultati raggiunti dal singolo. La libera scelta nella gestione del proprio tempo favorisce l’imprenditorialità del collaboratore e il risultato è spesso una produttività di qualità elevata unita a soddisfazione personale. Di contro, lo smart working può trasformarsi in solitudine lavorativa e questa non è la situazione ideale per gran parte dei ruoli aziendali».
HR IN EVOLUZIONE
Quando si introduce lo smart working, cambia il modello di gestione delle risorse umane. «Le competenze manageriali devono evolvere di pari passo con la trasformazione digitale» – spiega Cavallotti di Dell EMC. «La gestione di un team virtuale o remoto pone nuove sfide ai manager, che devono applicare modalità di interazione e gestione capaci di considerare le diversità culturali e geografiche e la mancanza di una relazione fisica». La gestione delle risorse sulla base di obiettivi chiari e misurabili è un elemento chiave di successo. «I people manager – spiega Fruzzetti di Fujitsu Italia – devono organizzare e pianificare il lavoro dei loro riporti e molti task di controllo passano ai manager diretti, che devono imparare aspetti nuovi di gestione delle persone». Un cambiamento organizzativo e di gestione delle HR, che per Savoia di UNIOLEX, passa attraverso un indispensabile – «salto culturale che investe l’area legale, la maggior focalizzazione sulla pianificazione del modo di lavorare, i sistemi di valutazione delle performance, la capacità di applicare modelli di smart working personalizzati, il supporto ad HR analyst in grado di analizzare la popolazione aziendale per creare gruppi omogenei che consentano di offrire soluzioni organizzative su misura».
CLOUD, MOBILE E NON SOLO
Le soluzioni cloud e mobile, oltre che gli strumenti di collaborazione a distanza, sono fondamentali. Inoltre concetti di self service e l’evoluzione di soluzioni digitali sono strumenti irrinunciabili – come ci spiega Cavallotti di Dell EMC – «soprattutto per la gestione delle attività transazionali, focalizzando così le risorse umane su tematiche a maggiore valore aggiunto e consulenziali». Per Savoia di UNIOLEX le soluzioni più interessanti a supporto dell’area risorse umane impegnata a gestire gli smart worker sono quelle che – con un approccio olistico (culturale, organizzativo e legale) – «permettono di coniugare agilità e produttività, anche in vista dell’ulteriore trasformazione dell’organizzazione secondo i paradigmi della smart organization». E Uggeri di Zucchetti ci racconta che la richiesta più frequente da parte degli HR manager – «è quella di dotare i dipendenti di strumenti digitali provvisti di automatismi che permettano di ottemperare al rispetto dei processi aziendali in termini di pianificazione, gestione e consuntivazione delle attività svolte in smart working, con tutti i procedimenti amministrativi HR connessi. In questo scenario, saranno fondamentali tecnologie completamente web e mobile pensate per soddisfare esigenze specifiche dei clienti e per gestire solo dati e attività davvero necessarie in mobilità».
SOLUZIONI AD HOC
Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia ha sviluppato il software Giotto, che permette di collegare tramite il portale di collaborazione e condivisione gli attori del processo di gestione del personale. «Questa soluzione – spiega il product marketing manager Favoti – contribuisce ad accorciare la distanza tra azienda e dipendente. La collaborazione digitale tra studio di consulenza, impresa e lavoratore rende più efficiente il servizio, per esempio con l’eliminazione della stampa dei cedolini, recapitati sul portale riservato e protetto dell’azienda e di ogni singolo dipendente, avvisato con una notifica. La rilevazione delle presenze anche in mobilità o l’autonomia del collaboratore nella modifica di suoi dati sono esempi di quanto uno strumento di gestione HR efficiente possa favorire lo smart working». Uggeri di Zucchetti evidenzia che l’azienda è all’avanguardia sul fronte dello smart working, grazie a moduli web e mobile della piattaforma HR Infinity come ZConnect, innovativa applicazione mobile, compatibile con sistemi Android e iOS, che rende disponibili tutte le funzionalità di un portale HR aziendale.
«Con ZConnect – dice Uggeri – la forza lavoro che l’impresa deve gestire può avere accesso in forma interattiva ai processi aziendali e alle mansioni da fare in base a quanto l’impresa ha stabilito per il modello smart working e nel rispetto della privacy e in totale sicurezza». Per Cavallotti di Dell EMC il concetto di smart working si sviluppa coniugando le esigenze di cambiamento organizzativo con i dispositivi che permettono di scaricare a terra i nuovi modelli di produttività del lavoro. La sicurezza svolge sempre un ruolo di primo piano. Dell EMC – dice Cavallotti – offre soluzioni digitali avanzate per la gestione remota, oltre a strumenti di comunicazione e metodologie manageriali finalizzate allo sviluppo degli ambienti collaborativi. Processi e usabilità devono essere il focus delle infrastrutture che devono accompagnare le aziende nella trasformazione digitale, soprattutto quando devono abilitare nuovi modelli di organizzazione del lavoro come lo smart working. Le parole d’ordine devono essere sicurezza, apertura, versatilità e convergenza. «La nostra sfida, che è anche quella dei clienti – spiega Pelloni di Axians Sirecom – è ammodernare le infrastrutture esistenti. L’obiettivo è rendere disponibili anywhere, anytime, anydevice i dati dell’azienda, trasmettendoli in sicurezza, sia per obblighi di legge, ma soprattutto perché sono il patrimonio distintivo delle organizzazioni. Questa versatilità è estesa ai servizi di gestione delle infrastrutture di smart working. La piattaforma di servizi remoti Georeting sviluppata da Axians, è diventata poliedrica per rispondere all’evolvere di richieste da diverse funzioni aziendali». Fujitsu supporta le imprese nella gestione integrata del workplace, offrendo servizi di digital workplace management. «L’approccio – evidenzia Fruzzetti – parte dal considerare che la trasformazione del luogo di lavoro non si traduce in una sola riduzione dei costi, ma abilita le capacità digitali delle aziende. Per Fujitsu, le aziende impegnate a trasformarsi devono migliorare le potenzialità del proprio personale, e questo passa anche dalla capacità di offrire soluzioni capaci di supportare le aspettative dei dipendenti in termini di efficacia nell’esercizio del proprio ruolo insieme a più flessibilità e bilanciamento della vita professionale e personale.
Agilità, produttività e commitment rappresentano le coordinate spaziali per definire una roadmap per lo smart working. Le persone con le loro esigenze, le loro storie, il loro talento restano però il punto di partenza. Dalla fine del 2018, UNIOLEX ha avviato con Variazioni, azienda specializzata nella realizzazione di progetti innovativi di smart working e smart organization, un percorso comune per offrire alle aziende quell’approccio globale alle soluzioni dedicate a questa modalità lavorativa, per coniugare agilità e produttività. «L’adozione dello smart working – spiega Savoia di UNIOLEX – si dimostra vincente solo se risponde alla logica di piena soddisfazione delle esigenze sia delle aziende sia dei lavoratori interessati. Fermi restando i requisiti minimi stabiliti dalla legge, le aziende sono libere di concordare con i lavoratori interessati termini e condizioni. Si inizia dal settore industriale, dalla definizione delle aree di intervento, dalle professionalità coinvolte per arrivare all’elaborazione del progetto pilota. Il nostro studio ha aiutato molte aziende ad affrontare a 360 gradi le questioni legali che, partendo dalla pianificazione, attraversando ove ritenuto opportuno le relazioni sindacali, giungano alla definizione di contratti che rispondano alle esigenze di ogni impresa e possano aiutare a prevenire e gestire le potenziali criticità – non solo economiche e disciplinari, ma anche di sicurezza e privacy – del rapporto di lavoro in smart working».
INAZ, il ruolo centrale delle HR
L’organizzazione intelligente del lavoro diventa una leva strategica
Secondo i dati dell’Osservatorio Imprese Lavoro di INAZ, il 38% delle imprese prevede di introdurre lo smart working non solo come forma di efficienza per aumentare la produttività ma anche per migliorare il benessere aziendale dei dipendenti. Per Linda Gilli, presidente e AD di Inaz, la trasformazione digitale ha rotto molti equilibri. Il digitale è il fattore abilitante del cambiamento, anche in ambito HR ma al centro di ogni progetto di sviluppo c’è il fattore umano. Il lavoratore non può essere ridotto a uno degli elementi che compongono il flusso della produttività, ma deve rimanere protagonista dello sviluppo e della crescita umana e professionale. «Per cogliere in pieno tutti i vantaggi del lavoro agile (sul fronte del risparmio, della produttività, della conciliazione famiglia-lavoro) e superarne le criticità (un cambio di paradigma di tale portata implica sempre delle difficoltà di adattamento) è necessario in primo luogo un grande lavoro sulla cultura aziendale e sulla modalità di gestire le risorse umane» – spiega Linda Gilli. L’organizzazione intelligente del lavoro diventa una leva strategica: «Qualsiasi progetto di smart working deve essere adattato a ogni specifica realtà ed è fondamentale quindi affidarsi al partner giusto per la consulenza in materia». Gli elementi chiave che abilitano lo smart working sono tre: «Mobile, cloud e strumenti per la collaboration. In tutti questi ambiti, INAZ sviluppa soluzioni software e servizi che vengono personalizzati per ogni cliente, con particolare attenzione alla consulenza su misura».
Il lavoro 4.0 secondo Lenovo
Smart working, intelligent transformation e nuovi spazi lavorativi sempre più interconnessi
Per inquadrare lo scenario dell’evoluzione dello smart working, Emanuele Baldi, general manager e AD di Lenovo Italia, parte da tre considerazioni: la disponibilità di dispositivi sempre più intelligenti che facilitano un nuovo modo di collaborare tra colleghi; il dato demografico che vede il massiccio ingresso in azienda della generazione dei Millennials, che raggiungeranno il 75% della forza lavoro nel 2015; e la tendenza verso una costante riduzione delle superfici degli ambienti lavorativi. «In Lenovo – spiega Baldi – guardiamo a queste tendenze nel contesto della nostra strategia di Intelligent Transformation, che vede la tecnologia come fattore abilitante nel migliorare la collaborazione all’interno dei team di lavoro». Le aziende più moderne – continua Baldi – stanno già lavorando per concepire spazi di lavoro che favoriscano la collaborazione e il contatto umano, grazie anche a soluzioni di smart meeting quali Lenovo ThinkSmart Hub 500, che consente di cambiare per sempre il modo in cui le aziende gestiscono le riunioni». Tuttavia, la tendenza a lavorare in remoto porta con sé un rischio legato alla sicurezza dei dati. «Lo scorso anno – rileva Baldi – sono stati registrati 2,6 miliardi di violazioni di dati personali e aziendali. Per affrontare questa situazione, Lenovo propone ThinkShield, un approccio rivoluzionario per proteggere i dispositivi durante il loro intero ciclo di vita che riunisce, in una singola suite di soluzioni, salvaguardia dei dati, protezione dei dispositivi e tutela dell’identità e delle credenziali degli utenti».
