Ritardatari? Ecco come correre al riparo con le soluzioni proposte dal mercato. La fattura elettronica come leva per la trasformazione digitale delle imprese italiane e per combattere l’evasione fiscale. L’importanza dell’intermediario accreditato per la creazione, organizzazione e invio delle fatture
Prima conclamata, poi prorogata e finalmente adottata. L’obbligo della fatturazione elettronica tra i privati, entrato in vigore il primo gennaio 2019, è una corsa all’ultima chiamata, una sorta di avviso per chi, dopo l’estate, dovrà fare i conti con le sanzioni dovute per non aver dato seguito alla novità di cui si parla oramai da tempo. È evidente che non si può più attendere per passare al modello digitale, soprattutto se questo prevede il coinvolgimento di attori e team differenti, che pure devono essere formati su ciò che cambia e le nuove modalità di intervento. Seppur dia la sensazione di essere una vera e propria rivoluzione, la novità per aziende e titolari di partita IVA, fatta eccezione per i contribuenti nel regime forfettario e dei minimi, in realtà è un’esigenza a cui si può rispondere con qualsiasi programma già presente sul mercato, purché sia idoneo agli standard previsti dalla legge. Cambiano i modi per la generazione, l’elaborazione e l’invio ma, nel concreto, il Sistema di Interscambio è un concetto semplice da seguire.
Negli anni, la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, macchine da scrivere, editor testuali o fogli di calcolo, sfruttando software gestionali più o meno avanzati. Una volta finalizzato, il documento veniva spedito al cliente via posta in formato cartaceo o digitale, comunque privo di uno standard riconosciuto. Il destinatario, per la necessità di conservare gli esemplari per almeno 10 anni, aveva l’onere di dover stampare tutto, alla faccia della digitalizzazione. Le cose sono cambiate con l’arrivo del Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, al debutto con la fatturazione elettronica della pubblica amministrazione. Come nel caso della PA, anche per la fatturazione B2B i canali messi a disposizione dal Sdl sono tre: la PEC, il portale web e l’intermediario.
I primi due però presentano delle criticità, soprattutto quando il soggetto interessato è un’azienda, anche PMI. Nel particolare, la PEC risulta essere poco automatizzabile, richiede un periodico monitoraggio, ha un alto rischio di perdita dei dati e notevoli tempi di gestione. Il portale, dal canto suo, necessita di un inserimento dei dati manuale, dunque un’operazione time-consuming esosa e non priva di errori. Ecco allora, l’importanza dell’intermediario quale scelta per la creazione, organizzazione e invio delle fatture.
Il punto di partenza è: può la fattura elettronica contribuire alla trasformazione digitale delle imprese italiane e a combattere l’evasione fiscale? Secondo Gabriele Sposato, marketing director BU Hosting e eSecurity di Aruba la risposta è sì e lo dimostra attraverso i suoi vantaggi, dalla pura semplificazione del flusso, all’eliminazione dei costi del materiale di cancelleria, dall’invio e distribuzione delle fatture all’archiviazione. «Da qui, scaturisce l’efficienza, visto che i tempi di archiviazione, acquisizione dati e ricerca sono drasticamente ridotti» – spiega Gabriele Sposato. «In merito all’evasione fiscale, per ora i pareri sono discordanti, tra chi ritiene che la fatturazione addirittura aggraverà l’attuale situazione e chi invece pensa che verrà mitigata e riuscirà in qualche modo a dissuadere dalle pratiche illegittime. Di certo, ci saranno dei privilegi per le aziende, nell’ottica della semplificazione dei processi».
Davide Balladore, product business developer manager di Canon Italia conferma quanto l’obbligo di fatturazione elettronica rappresenti una vera svolta per l’Italia. Due sono i principali benefici che porta con sé: «Prima di tutto è strumento importantissimo per contrastare la lotta all’evasione fiscale perché riduce il gettito IVA non incassato. E inoltre, è una leva per la competitività delle imprese italiane. Canon vede infatti nella fatturazione elettronica un impulso a una maggiore efficienza per i processi aziendali, oltre a una spinta alla digitalizzazione delle imprese, le quali possono beneficiare di uno strumento utile per la gestione integrata, agile, snello e veloce. Nel concreto, abbiamo lanciato da poco, insieme a Credemtel, “Stampa la Fattura Elettronica”, una soluzione semplice e intuitiva, direttamente integrata nelle stampanti multifunzione a marchio Canon. La piattaforma permetterà di gestire l’invio e la conservazione digitale, tramite i servizi forniti da Credemtel (www.credemtel.it). La stampante multifunzione e il driver di stampa Canon supportano il documento nativo sia in XML che in altri formati, per poi seguire il passaggio di attivazione a norma di legge inclusi nella suite tecnologica di Credemtel. Una software documentale in cloud consentirà poi di consultare gli esiti, conciliare gli stati e verificare la corretta archiviazione». Con l’iniziativa, Canon si consolida nel segmento del mercato con prodotti e soluzioni ibride atte a gestire sia la stampa che il digitale.
Per Alberto Carrai, responsabile dello sviluppo del mercato estero di ARXivar – con la fattura elettronica siamo di fronte alla grande opportunità per le PMI di aprirsi alla gestione digitale integrata di tutte le fasi del processo: «Profilazione, distribuzione, autorizzazioni interne, validazioni, eccezioni, fino all’invio, con grandissimi vantaggi in termini di abbattimento dei tempi di esecuzione delle attività, riduzione dei costi di esercizio delle informazioni da scambiare con la controparte, fino al miglioramento nell’accuratezza delle operazioni, grazie all’eliminazione dei task manuali».
RENDERE SMART L’AZIENDA
E parlando proprio del ciclo di fatturazione, la “promessa” della digitalizzazione, come accaduto per tanti altri settori dove la tecnologia è intervenuta con il suo quid, è quella di svecchiare metodi e paradigmi che sono tangenti l’ambito di interesse. Come ci spiega Angelo Cian, responsabile commerciale servizi fiduciari di Zucchetti – «la fatturazione elettronica rappresenta un’occasione per digitalizzare tutti i processi aziendali, non solo quelli relativi il segmento contabile-fiscale. L’obiettivo dovrebbe essere la completa dematerializzazione dei documenti, perché la creazione di un flusso digitale consente l’aumento di produttività in tutte le aree».
Di certo, i passi di adozione della fatturazione elettronica non sono uguali per tutti. C’è chi ha incontrato o incontrerà più difficoltà e chi, per un’organizzazione interna già pronta, dovrà semplicemente adeguare il software e formare il personale addetto alle procedure di interfaccia verso la piattaforma di interscambio. «In tempi non sospetti, Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia ha presentato la fatturazione elettronica a una platea curiosa ma che si è trasformata rapidamente in attenta e ricettiva, dato anche l’obbligo di adeguamento alla normativa. I numeri ci dicono che la nostra Fattura Smart ha centrato in pieno l’obiettivo, con ben oltre 300mila attivazioni. Non un caso» – ci dice Pierfrancesco Angeleri, managing director di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia per il quale siamo di fronte alla prima informatizzazione di massa nel mondo B2B. «Le PMI stanno automatizzando i processi documentali e la collaborazione con il proprio commercialista sta assumendo contorni molto diversi dal recente passato. La trasformazione in atto, superate le iniziali piccole complessità, contribuirà alla ridefinizione dei ruoli e anche le piccole e medie imprese potranno usufruire delle capacità consulenziali dei loro professionisti, fino a questo momento soffocate dall’assolvere adempimenti e compilare moduli. Proprio il commercialista, grazie alla fatturazione elettronica, entra in una nuova dimensione, affrancandosi dalle operatività a basso valore aggiunto. L’automazione porta con sé una ventata di sapere che, se ben sfruttata e sostenuta, consente a tutti gli attori sul terreno di gioco un salto di qualità».
Ci chiediamo allora quali siano le maggiori complicazioni che le imprese devono affrontare nel passaggio alla fatturazione digitale? Per Piergiorgio Licciardello, business developer supply chain Di.Tech, il problema riguarda soprattutto l’aspetto organizzativo. «E questo perché la fatturazione elettronica coinvolge più attori aziendali, spingendo la struttura amministrativa a standardizzare un processo consolidato da anni e condotto manualmente. Per i sistemi informativi, la complessità è collegare tanti sistemi diversi con numerose sedi e utenti, che garantiscano la corretta gestione di grandi volumi di dati».
Diversa l’esperienza affermata da Siav, la prima azienda italiana nel settore dell’enterprise content management (ECM), con prodotti per la gestione elettronica dei documenti, il workflow management e la conservazione digitale. «La sfida deriva dalla difficoltà di armonizzare le nuove regole con il modo di lavorare in essere nelle aziende, senza frammentare la gestione operativa dei processi di fatturazione» – spiega Alfieri Voltan, presidente di Siav. «Ricorrere a un intermediario per il solo invio e ricezione delle fatture elettroniche non risolve infatti la complessità di una operatività ibrida – dal B2C alle fatture estere non veicolate dal SdI, alle transazioni con i soggetti esonerati dall’obbligo – e di tutti i documenti correlati. La prova dunque è mantenere una gestione efficiente e unificata di tutte le fatture e di tutta la documentazione a corredo, cogliendo al tempo stesso le opportunità offerte dalla elaborazione digitale in XML».
Ma la difficoltà di portare a termine l’adeguamento dipende, in gran parte, dal numero di fattori che prende in considerazione. «Quanto più ampia è la parte di processo che si vuole digitalizzare, tanto maggiori sono i fattori da tenere sotto controllo in fase di progettazione e, quindi, le potenziali criticità» – ci ricorda Pablo Pellegrini, BU manager, document management, workflow & services di SB Italia. «Non bisogna farsi scoraggiare da questi impedimenti. Digitalizzare tutte le lavorazioni che sono a corollario della registrazione dei documenti porta benefici misurabili in termini di riduzione di tempi e di ottimizzazione delle attività. Questi vantaggi sono ancora più evidenti quando la rilettura dei processi interni diviene capace di sfruttare al cento per cento la disponibilità del dato certo fornito dal tracciato ministeriale, grazie alla multicanalità a cui tutti siamo abituati».
INTERMEDIARI ACCREDITATI
Come anticipato, con il nuovo obbligo normativo la fatturazione non è più soltanto un tema fiscale ma anche tecnologico. In questo caso, è l’intermediario a giocare un ruolo determinante. Il motivo? È lui che può sgravare le aziende da attività ripetitive e logoranti, almeno nella quotidianità, garantendo la conformità normativa del dialogo con il Sistema di Interscambio. Per questo, gli intermediari accreditati possono dar seguito a un passaggio verso la digitalizzazione delle fatture semplice e automatico, senza impattare sul business giornaliero. Perché dunque scegliere un intermediario a supporto delle procedure di fatturazione elettronica? «Affidarsi a un intermediario consente di beneficiare di tutti i vantaggi della digitalizzazione, quali abbattimento dei tempi di contabilizzazione e riduzione dell’attività manuale di registrazione, e questo delegando a un terzo le responsabilità della gestione dei flussi documentali in formato elettronico e il colloquio con il Sistema di Interscambio. Il soggetto non deve più tecnicamente accreditare il proprio canale di emissione e di ricezione al SdI visto che è l’intermediario a prendere in carico le fatture elettroniche costruite in formato XML, a verificarle, firmarle e, possibilmente, conservarle a norma. Sempre a lui spetta la trasmissione delle fatture elettroniche attive e passive, nonché la verifica del loro stato di avanzamento (tracking) attraverso le notifiche inviate. Chi si affida a un intermediario può contare sul fatto che i servizi di fatturazione erogati siano sempre allineati e aggiornati alle modifiche normative e tecniche dettate dall’Agenzia delle Entrate» – spiega Giuseppe Tusa, product marketing manager di InfoCert – Tinexta Group.
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Molto spesso si tirano in ballo, nel merito della fatturazione elettronica, concetti come risparmio, riduzione dei costi e degli archivi cartacei. Ma l’adozione della pratica va anche oltre. «Ci sono una serie di agevolazioni a livello legale, evidenti con l’utilizzo di una soluzione conforme alle disposizioni normative e agli standard tecnici richiesti» – riprende Gabriele Sposato di Aruba, che garantisce i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti. «In più, offre una massima sicurezza durante il processo, impedendo la perdita o l’alterazione non autorizzata delle informazioni. La conservazione viene infatti gestita tramite l’infrastruttura ospitata presso i nostri data center, che rispondono al Rating 4, quello di più alta resilienza e funzionalità». Per Aruba la semplicità è un fattore importante. «Avere un software semplice, progettato e realizzato per essere usato anche da chi ha un bassissimo livello di informatizzazione è essenziale» – afferma Sposato. «Uno strumento cioè che consenta di eseguire le fasi di creazione e invio fatture con la stessa facilità con cui si compila un documento cartaceo».
Anche la proposta di Siav predilige la semplicità dei processi, logica multicanale e multiformato. «Siamo un unicum sul mercato – afferma il presidente Voltan – perché permettiamo, sia on-premise che in cloud o come servizio, di gestire in maniera unificata tutte le fatture in una logica multicanale e multiformato (SdI, PEC, email, portale e ulteriori canali custom in base alle esigenze), automatizzando e monitorando le regole di lavorazione, invio e ricezione di ciascun flusso. Le numerose opzioni dedicate al B2B rendono la nostra soluzione efficiente e completa anche in caso di grandi volumi scambiati. Al contempo, la logica documentale abilita la creazione di una repository integrabile con gli ERP e in grado di governare tutti i processi in digitale, dai workflow approvativi alla condivisione tramite task collaborativi, alla pubblicazione su portale documentale, alla conservazione digitale».
ARXivar punta su un servizio web, con innumerevoli integrazioni native ai sistemi gestionali ed ERP più diffusi e ad ARXivar, come piattaforma di information & process management. «I workflow di ARXivar permettono di gestire eventuali eccezioni in automatico» – spiega Alberto Carrai. «In caso di ricezione di una notifica di scarto, la piattaforma ne assegna la priorità a un utente predefinito affinché ne verifichi la motivazione e corregga l’anomalia nei tempi di competenza dell’IVA. Oppure, in caso di mancata consegna, un processo automatizzato invia una mail al cliente, allegando il file PDF della fattura emessa per informarlo della mancata ricezione e per richiedere di scaricare l’originale dal sito dell’Agenzia delle Entrate».
A completamento del servizio, due strumenti opzionali: «Uno per le aziende che non sono in grado di produrre file XML, DB Invoice Reader con cui generare fatture in formato XML conforme, accedendo alle informazioni di un database, e un altro, IX-Agent per garantire la comunicazione tra sistemi gestionali e SdI, con l’intermediazione di IX-FE, in maniera intuitiva e rapida, senza necessità di ulteriori applicativi e di sviluppo di codice».
Interessante l’esperienza con i retailer che Di.Tech ha messo a frutto per realizzare un approccio verticale sulla singola procedura e una visione allargata sull’intero processo. Ed è quanto ribadito da Piergiorgio Licciardello: «Questa è la principale differenza con altri operatori, che spesso tendono a specializzarsi su alcune fasi dei processi. Per la fatturazione elettronica, affianchiamo i clienti a partire dalla generazione della fattura, in centrale o in punto di vendita, fino alla gestione documentale e all’inoltro allo SdI come intermediari. Semplifichiamo l’operatività e normalizziamo le procedure manuali che nel tempo hanno subito stratificazioni dovute alle abitudini».
Abitudini che trovano riscontro nell’offering che Zucchetti dedica a vaste esigenze del mercato. «Abbiamo pacchetti “a consumo” che si acquistano dal sito Zucchetti Store (www.zucchettistore.it) e consentono una gestione delle fatture sia attive (invio allo SdI) che passive (ricevute dallo SdI). Le fatture inviate sono firmate digitalmente da Zucchetti quale emittente, con il servizio che comprende la conservazione digitale» – spiega Angelo Cian. «Tieni Il Conto + pacchetto di fatture è l’offerta dedicata ad artigiani e piccoli imprenditori e permette di avere una movimentazione di entrate e uscite con un’agenda dove sono presenti le scadenze e sempre aggiornata, per monitorare i propri flussi finanziari; + Digital Hub è per la gestione completa del processo di fatturazione sia attiva che passiva, dalla creazione della fattura alla sua trasmissione e conservazione a norma di legge, declinata in una versione contabile per professionisti che si rivolge a commercialisti e associazioni di categoria».
L’importanza è nel dialogo diretto con il Sistema di Interscambio (SdI), necessario ma non per questo abilitato da tutti. InfoCert, per esempio, è intermediario accreditato presso il Sistema di Interscambio e tutte le sue soluzioni di fatturazione elettronica includono costruzione, firma digitale, trasmissione (invio e ricezione), monitoraggio dello stato di avanzamento e conservazione a norma. Per rispondere alle diverse esigenze, InfoCert ha realizzato una suite di prodotti, Legalinvoice, disponibile in quattro declinazioni diverse – come ci spiega Giuseppe Tusa. «A professionisti e microimprese, che spesso non dispongono di software gestionali e sono abituati a generare fatture in Word o Excel, Legalinvoice Start offre in cloud non solo il servizio di fatturazione elettronica, ma anche tutte le funzioni base per gestire e inviare preventivi, documento di trasporto e registrare le spese sostenute. Il tutto con la massima semplicità. Legalinvoice Pro risponde alle esigenze delle PMI, che hanno già un gestionale in grado di produrre fatture in formato XML o in formato PDF, ma non dispongono della necessaria integrazione con il SdI. Legalinvoice Hub, invece, è la soluzione giusta anche per le grandi aziende, che possono integrare la soluzione direttamente nei propri sistemi. Infine, Legalinvoice è disponibile anche come framework “white label” per essere utilizzato con un brand proprio: questa modalità è già stata adottata da varie associazioni di categoria».
Le competenze integrate sono invece il punto di forza dell’offerta di SB Italia: «La nostra soluzione Fattura Semplice fa leva sulle competenze interne e sull’esperienza pluridecennale nella realizzazione di progetti in ambito di gestione documentale e workflow ed è pertanto disegnata per favorire la transizione verso la digitalizzazione dei processi. Cuore della soluzione è la piattaforma Docsweb Enterprise, disponibile anche in versione mobile, altamente scalabile e che consente di gestire diverse fasi grazie a componenti software dedicati e specifici».
Infine, dando uno sguardo al futuro, non poi così lontano, il pensiero va al 2020, quando entrerà in vigore la trasmissione telematica dei corrispettivi. Di cosa si tratta? È Di.Tech a toglierci ogni dubbio a proposito: «Il decreto legislativo 127/2015 ha introdotto l’opzione per le aziende di inviare in via telematica i dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. La nuova disciplina avviata dalla Legge di Bilancio 2019 trasforma questa opzione in obbligo. Dal primo luglio 2019, per i soggetti con volume d’affari superiore a 400mila euro, sarà obbligatorio l’invio giornaliero dei dati all’Agenzia. Per tutti gli altri, l’obbligo decorrerà dal primo gennaio 2020. Sarà un passaggio impattante per le aziende, soprattutto quelle retail, perché finora poche avevano effettivamente esercitato l’opzione prevista dalla legge».
