Le 12.000 aziende, associate a Lapam, possono ora gestire fatture, documenti, buste paga, utilizzare la pec e molto altro da pc e da smartphone
Lapam Federimpresa, un organismo territoriale che fornisce servizi amministrativi e gestionali a oltre 12mila aziende del territorio di Modena e Reggio Emilia, desiderava offrire ai propri associati un servizio che li accompagnasse e li supportasse nel proprio personale percorso di trasformazione digitale, ponendo inoltre le basi per affrontare la nuova sfida della fatturazione elettronica obbligatoria tra privati.
L’idea era quella di rendere totalmente digitali i processi per la gestione dei documenti e delle informazioni delle aziende associate, eliminando ogni vincolo di spazio, tempo e gestione della carta.
Lapam ha deciso di affidarsi ad SB Italia, società specializzata in soluzioni IT per la gestione, l’integrazione e la digitalizzazione dei processi aziendali, per avvalersi della sua expertise nel campo del document management.
Con l’obiettivo quindi di offrire agli associati l’ “ufficio in tasca”, nasce Digital Lapam. La piattaforma sviluppata da SB Italia integra i servizi di consulenza con quelli di gestione e archiviazione dei documenti. In pratica, l’associato ha a disposizione un sistema integrato dedicato, per gestire i documenti amministrativi della sua azienda. È possibile scambiare documenti, emettere fatture, utilizzare la PEC, redigere report grafici, gestire le buste paga, eliminare gli archivi e molto altro, semplicemente attraverso una app disponibile su smartphone, tablet o PC.
Cuore della soluzione è Docsweb, la piattaforma di Enterprise Content Management (ECM) di SB Italia, per la gestione documentale e la conservazione sostitutiva, utilizzata da migliaia di utenti per gestire i documenti e i contenuti strutturati e destrutturati processati quotidianamente dalle aziende.
È stata innanzitutto predisposta la piattaforma Docsweb, che costituisce la base per la gestione dei contenuti e del repository. Docsweb e Docsweb Mobile sono installati e gestiti centralmente all’interno del datacenter di Lapam, garantendo una gestione sicura e certificata dei contenuti e la fruizione del servizio da parte degli associati attraverso un portale Web e un’App.
Sono stati successivamente automatizzati i processi interni Lapam ed è stata implementata la piattaforma tecnologica di OCR (Optical Character Recognition), che consente di riconoscere automaticamente i dati dei documenti analogici – sia carta che pdf – caricati dagli associati.
La soluzione ha permesso l’integrazione con i sistemi informativi contabili utilizzati da Lapam e prevede un servizio di conservazione sostitutiva e digitale per i documenti che devono essere obbligatoriamente conservati.
Dopo aver implementato la piattaforma di reporting, è stato infine realizzato il Portale dell’Associato e la App.
Per quanto riguarda la tecnologia utilizzata, la soluzione prevede due diversi canali di comunicazione tra Lapam e l’azienda associata: un portale web e un’App, strumenti utilizzati quotidianamente nel lavoro e nella vita privata. Anche grazie a questa scelta, la piattaforma non necessita di una formazione specifica per il suo utilizzo.
Digital Lapam prevede, inoltre, la fatturazione elettronica BTB, obbligatoria dal 1 gennaio 2019: l’artigiano che opera attraverso Digital Lapam può già emettere fattura ai propri clienti in formato elettronico con estrema semplicità, grazie ad una interfaccia intuitiva, mentre la gestione è affidata completamente alla piattaforma.
Il prossimo step vedrà l’introduzione della Firma Elettronica, che consentirà alle aziende associate di perfezionare le transazioni anche in mobilità.
Pablo Pellegrini, BU manager di SB Italia, dichiara: “Da oggi, accedere ai servizi di Lapam Federimprese è ancora più semplice. Inoltre, con Digital Lapam l’offerta di servizi agli associati è ancora più ampia. Gli associati possono usufruire di un unico canale per gestire i propri documenti in modo semplice, pratico ed intuitivo, anche in mobilità. Stiamo parlando di un servizio evoluto, con circa 2 anni di vantaggio competitivo rispetto alle soluzioni offerte dalle aziende concorrenti di Lapam: abbiamo portato sul mercato una soluzione realmente innovativa, che consente di operare con la massima flessibilità anche in presenza di situazioni burocraticamente complesse”.
Luca Puccini, Responsabile progetto Digital Lapam: “Con Digital Lapam la nostra associazione ha intenzione di sfruttare le opportunità offerte dalle nuove tecnologie digitali e l’utilizzo sempre più diffuso da parte dei cittadini dei moderni supporti infirmatici (smartphone, tablet, …) per innovare la proposta dei propri servizi, non solo core, e renderli distintivi rispetto alle proposte tradizionali dei player di mercato. Con Digital Lapam ci poniamo tre obiettivi principali: aumentare la qualità e l’efficacia della consulenza alle imprese, digitalizzare e portare in conservazione sostitutiva tutta la documentazione fiscale delle aziende, rendere disponibili sul web i principali applicativi utilizzati nella gestione amministrativa delle imprese”.
