Grazie al progetto di digital transformation condotto anche con SB Italia, Randstad è in grado di gestire oltre 10 milioni di documenti senza ricorrere alla carta
Randstad, secondo player al mondo nei servizi HR, ha un forte radicamento in Italia, dove conta 300 filiali e oltre 2.000 dipendenti. La sua business proposition punta radicalmente sull’innovazione, sia di portafoglio sia nell’utilizzo di strumenti per una migliore gestione dei processi di business, che mette al centro la persona – il candidato, il manager, il dipendente.
Randstad offre un portafoglio ampio di servizi che vanno oltre quelli tradizionalmente offerti dalle agenzie per il lavoro e spaziano dalla formazione, alla somministrazione, dalla ricerca e selezione fino all’outplacement, così che le aziende clienti possano contare su un unico fornitore per molteplici processi HR e i candidati possano essere accompagnati nella loro ricerca in modo qualificato e con il massimo del supporto.
La strategia è vincente e il successo di mercato lo prova, ma per mantenere posizioni di leadership è necessario un lavoro di innovazione continua, alla ricerca di livelli di efficienza e di efficacia superiori.
La collaborazione con SB Italia va in questa direzione. Per Randstad, SB Italia – società specializzata in soluzioni IT per la gestione, l’integrazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali – ha realizzato una soluzione che combina applicazioni e servizi, declinata in diversi progetti che hanno impattato i processi amministrativi e la gestione in chiave paperless delle filiali sul territorio. Questi progetti, nati man mano che si consolidava il successo dei precedenti, si collocano all’interno di un più ampio percorso di digital transformation, che è per sua natura continuo.
L’ESIGENZA
Obiettivo di Randstad è garantire i migliori livelli di servizio a clienti e talenti e, pertanto, adotta un approccio molto orientato all’innovazione – anche con il supporto delle tecnologie digitali – nella gestione dei processi.
Attorno a questo obiettivo, si sviluppa l’organizzazione dell’azienda, fatta di persone e di processi, che devono essere gestiti in modo flessibile e snello, riducendo il più possibile i tempi, i ‘costi’ e le attività che non portano valore aggiunto, in modo da permettere agli stakeholder di concentrarsi sulle attività importanti. Il ricorso alla digitalizzazione e al ridisegno dei processi si è quindi tradotto nell’esigenza di una vera a propria trasformazione in chiave digitale dell’organizzazione, per introdurre nuovi e ulteriori servizi sia per i clienti che per i dipendenti.
Randstad, relativamente all’ambito documentale, si è quindi rivolta a SB Italia, che ha il giusto mix di competenze tecnologiche e conoscenze del settore specifico, maturate anche grazie a progetti analoghi con altri primari operatori del settore. In questo modo, è stato possibile disegnare soluzioni ad hoc per le esigenze di Randstad, implementarle ed integrarle con le altre piattaforme oggetto di digital transformation in tempi rapidi, con risultati visibili e misurabili fin da subito.
LA SOLUZIONE
Cuore della soluzione tecnologica è Docsweb di SB Italia, una delle piattaforme di document, workflow & process management più diffuse sul mercato. Grazie a questa piattaforma, utilizzabile anche in mobilità e disponibile sempre, Randstad ha digitalizzato la gestione dei flussi verso i clienti e verso i candidati e alcuni processi interni.
Grazie a Docsweb è possibile gestire la documentazione di filiale in modo totalmente digitale, sia che si tratti di documenti cartacei (acquisiti e digitalizzati da Docsweb) sia che si tratti di documenti nativamente elettronici.
I processi amministrativi verso clienti e candidati (es contratti) vengono gestiti da remoto e telematicamente: grazie alla digitalizzazione delle firme dei responsabili aziendali e dei lavoratori, si riducono notevolmente i tempi e i passaggi burocratici.
I progetti realizzati in ambito HR sono ancora più emblematici dei vantaggi della digitalizzazione. SB Italia ha in carico la gestione dei documenti verso i dipendenti, sia in termini di invio che di conservazione, nel rispetto della normativa vigente: cedolini, LUL, CUD, … digitalizzati sono più facilmente accessibili e possono essere conservati a costi minori rispetto alle versioni cartacee.
Un’altra attività rivista in chiave digitale è stata la gestione delle note spese, tradizionalmente time consuming sia per chi la fa che per chi la controlla. Con Docsweb, è possibile acquisire, in mobilità, l’immagine dello scontrino o della ricevuta, nel momento stesso in cui si effettua la spesa. L’immagine può essere poi trattata per la predisposizione del report delle spese, che, a sua volta, viene trasmesso immediatamente al personale HR incaricato della verifica.
Inoltre – in largo anticipo sui tempi imposti dalla normativa – ha iniziato a gestire la fatturazione elettronica verso tutti i suoi interlocutori, sia in ambito pubblico che privato. Per Randstad, SB Italia gestisce il ciclo attivo e passivo, su varie piattaforme (es Sogei, Tungsten, …), la conservazione sostitutiva e l’archiviazione a norma di legge.
IL RISULTATO
Grazie al progetto di digital transformation condotto anche con SB Italia, Randstad ora è in grado di gestire oltre 10 milioni di documenti (contratti cliente, contatti candidati, fatture, documenti HR, altro …) senza ricorrere alla carta e sono circa 1 milione le firme raccolte elettronicamente, da remoto, da pc o da device mobile. La soluzione è scalabile e pertanto in grado di supportare ulteriori implementazioni per gestire altre attività.
“Randstad sta vivendo una importante trasformazione digitale, e dei sistemi informativi in modo più ampio, per vincere le nuove sfide del mercato, – commenta Daniele Spatari, ICT director di Randstad Italia – l’obiettivo è di porsi come partner di riferimento nel mercato HR e l’information Technology è una delle leve strategiche per raggiungerlo. In questo complesso programma di trasformazione, SB Italia è uno dei principali partner ICT che Randstad ha individuato, in particolare per tutta la gestione documentale e relativa archiviazione, delle firme digitali sia interne che esterne, delle attività amministrative come ad esempio la fatturazione elettronica. La complessità è elevata, ma grazie all’efficace collaborazione e governance che abbiamo impostato con la squadra SBI stiamo raggiungendo i vari traguardi. Siamo molto soddisfatti della collaborazione impostata e del supporto e consulenza caratterizzata da contenuti altamente specializzati che riceviamo.
“E’ una soddisfazione poter lavorare con clienti come Randstad che vivono la tecnologia come una leva strategica” dichiara Massimo Missaglia, Amministratore Delegato di SB Italia. “Questi sono i progetti nei quali, dal confronto con le parti coinvolte, nascono le migliori sinergie tra tecnologia e processi. La nostra esperienza ci insegna quanto sia fondamentale impostare bene i progetti, sin dalle prime fasi, proprio nell’ottica di porsi non solo come fornitori tecnologici, ma come partner in grado di offrire il massimo supporto e consulenza”.
