L’automazione di DocFinance ha permesso di ottimizzare i processi, contribuendo all’ottenimento di un dato di qualità, che rappresenta la base di partenza per integrazioni future
Il Gruppo Sapio opera nel campo della produzione, sviluppo e commercializzazione di gas industriali e medicinali. Il core business è l’offerta di prodotti e servizi di qualità basati sulla fornitura di un’ampia gamma di gas tecnici: dall’ossigeno, all’azoto, passando per l’argon, l’idrogeno, l’anidride carbonica, gas rari e speciali. Nel mondo della sanità pubblica e privata, tramite Sapio Life, il Gruppo si dedica alla creazione, lavorazione e distribuzione di prodotti e tecnologie per la salute, la sicurezza e la qualità della vita, sia in ambito domiciliare che ospedaliero. Con oltre 50 società, più di 1.600 dipendenti e un fatturato annuo superiore ai 500 milioni di euro, in costante crescita, la gestione finanziaria è l’elemento essenziale che tiene in piedi la solida piramide nata a Monza nel 1922.
SISTEMA DI TESORERIA DINAMICO
Nel percorso di trasformazione digitale, è arrivato un momento in cui il Gruppo Sapio ha sentito l’esigenza di adottare un sistema di tesoreria dinamico e al passo con i tempi. La scelta è ricaduta su DocFinance, soluzione che permette di implementare una programmazione tecnica e un controllo superiore sui processi finanziari di aziende di qualsiasi dimensione. Per capire cosa abbia spinto il Gruppo Sapio ad abbracciare le soluzioni di DocFinance, e insieme comprendere le sfide e i benefici ottenuti, abbiamo ascoltato la testimonianza di Alberto Marchesi, responsabile Tesoreria & Finanza di Sapio Produzione Idrogeno Ossigeno. «Siamo da sempre una società attenta alla gestione finanziaria. Per Sapio, la tesoreria aziendale è considerata il fulcro del management operativo del cash flow, dove ogni giorno convoglia un articolato ed elevato volume di transazioni e informazioni, provenienti da diverse fonti. Pertanto, un concreto aggiornamento lato IT rappresentava una risposta efficace per accogliere la complessità dei flussi finanziari in ingresso e in uscita» – spiega Marchesi.
PROCESSI DATA DRIVEN
Sono circa 100mila le operazioni che il reparto finance di Sapio registra ogni anno. Farlo in modalità manuale, seppur possibile, comporta un impegno di tempo e un rischio di errore evidente. L’automazione di DocFinance ha permesso di ottimizzare il lavoro del personale, velocizzandolo e contribuendo all’ottenimento di un dato migliore, di qualità, che rappresenta un punto di partenza per integrazioni future. È lo stesso responsabile a dircelo: «Lo spunto di DocFinance è stato determinante per portare su un più elevato livello il sistema di tesoreria ma non solo. Una volta automatizzate alcune attività, ci si è chiesto perché non metterle in comunicazione con altri sistemi sicuramente affini, come il budget, la gestione del medio e lungo periodo, all’andamento delle spese, delle valute estere e quindi essere a supporto dell’internazionalizzazione. Insomma, la punta di un cambiamento più ampio, da intraprendere gradualmente».
PIÙ FLESSIBILITÀ E TRASPARENZA
Non a caso, lo sbarco in azienda del software ha comportato comunque un certo riassetto, mettendo in risalto il personale addetto alla gestione dei ticket, alla risoluzione dei problemi tecnici o al rapporto con i fornitori. E proprio in tale ambito, di assoluta importanza è stata l’adozione di FinDynamic, con cui DocFinance si integra, e che spinge molto verso un più stretto legame con i fornitori. Ancora Alberto Marchesi: «FinDynamic è stata la risposta migliore alle ulteriori necessità di gestire gli incassi e i pagamenti nei diversi momenti del ciclo della tesoreria, dalla previsione alla disposizione, alla verifica e al controllo. FinDynamic realizza un’interfaccia condivisa con Sapio e il fornitore con cui seguire anche il flusso di una fatturazione, magari chiedendo un pagamento anticipato e andando così incontro alle esigenze di chi contribuisce alla nostra crescita giorno dopo giorno». Trasparenza quindi ma anche una certa flessibilità nei processi, per cogliere un’evoluzione che non sempre è solo tecnica ma spesso culturale e organizzativa.
