Come migliorare l’affidabilità dei dati finanziari e il processo di reporting su 20 controllate in 42 paesi rispondendo alle diverse esigenze di sicurezza, performance e produttività
A cura di Bernd Stangl, CFO di Alcatel-Lucent Enterprise
Alcatel-Lucent Enterprise è un’azienda leader nel settore delle comunicazioni in Francia e in Europa ed è tra i principali fornitori di soluzioni e servizi di comunicazione, dal desktop al cloud, con 20 controllate in 42 paesi. Da quando è diventata un’azienda indipendente, nel 2014, Alcatel riscontrava problemi a livello di affidabilità dei dati finanziari, difficoltà nel processo di reporting, nel consolidamento multivaluta e nella contabilità multi-standard. Inizialmente, abbiamo scelto di effettuare il reporting di gruppo utilizzando Excel, sulla base dei dati emessi dai software contabili delle varie aziende. Tuttavia, dovendo gestire 20 controllate in 42 paesi, l’azienda si è trovata a fare i conti con particolari esigenze a livello di sicurezza, performance e produttività a seguito delle quali era necessario semplificare gli strumenti e i processi di consolidamento, e accelerare la realizzazione di un reporting affidabile. Rischiavamo di commettere errori in fase di inserimento dei dati, applicare formule sbagliate, utilizzare una versione datata dei file di reporting, o di compilare in maniera errata le varie informazioni finanziarie trasmesse dalle nostre aziende. Quando ci accorgevamo di un errore nel conto economico consolidato, impiegavamo circa due o tre ore per correggerlo. Non avevamo visibilità dell’ordine e della riconciliazione delle fatture compilate dai crediti, pertanto avevamo difficoltà a risalire all’origine dell’errore e analizzare le discrepanze.
ANALISI DELLE ESIGENZE
Il nuovo sistema basato su cloud doveva fornire la flessibilità utile a permettere a ogni azienda di configurare in maniera indipendente le regole specifiche del proprio paese e rispondere alle relative esigenze di reporting. Allo stesso tempo, la soluzione doveva essere in grado di tracciare e verificare i dati emessi da ogni azienda al fine di rispondere alle esigenze di consolidamento a livello di gruppo. Inoltre, il sistema avrebbe dovuto far risparmiare al team ore di lavoro manuale, migliorare l’accuratezza e i tempi di produzione del reporting ed essere semplice da implementare, usare e manutenere. Infine, il nuovo sistema doveva accelerare e semplificare la comunicazione dei dati alla Direzione Generale in modo da rendere le tabelle immediatamente accessibili e disponibili nei meeting.
Dopo aver analizzato diverse offerte, Alcatel-Lucent Enterprise ha scelto CCH Tagetik. A convincerci che questa era la giusta soluzione per i nostri problemi sono state diverse variabili: la lunga storia di CCH Tagetik, la sua forte presenza internazionale, le referenze dei suoi clienti, la definizione di obiettivi funzionali alle attività di business del Gruppo, la metodologia progettuale proposta, l’impegno contrattuale e l’approccio finanziario. A ottobre 2016, CCH Tagetik è entrata nel dipartimento finanziario e abbiamo deciso di collocare le nostre informazioni finanziarie e tutti i processi di reporting e consolidamento sul cloud, questo perché la soluzione si collega ai software contabili di tutte le nostre aziende e fornisce una visione completa delle informazioni finanziarie del gruppo. Queste informazioni vengono poi inserite nel nostro report annuale.
LA SCELTA GIUSTA
Inoltre, gli elementi estratti da questa piattaforma finanziaria unificata sul cloud possono essere utilizzati dai revisori contabili, che apprezzano molto la semplicità con cui è possibile tracciare ogni singolo importo. Con CCH Tagetik, siamo in grado di definire il reporting mensile in 8 giorni invece di 10, e di portare a termine la standardizzazione di tutti i report con una settimana di anticipo, fornendo dati sempre affidabili. La soluzione sul cloud ci fa risparmiare più di due mesi nella chiusura dei conti annuali e il team dedicato è passato da 6 a 4 persone. Inoltre, anche l’aspetto economico non è da sottovalutare, CCH Tagetik Cloud permetterà infatti ad Alcatel-Lucent Enterprise di risparmiare annualmente un costo di circa 500mila euro, che verrà ammortizzato in meno di un anno. Per tutti questi motivi, possiamo affermare che CCH Tagetik è stata la scelta vincente!
