La trasformazione del lavoro procede di pari passo con la crescente digitalizzazione dei processi in azienda. Accompagnare e gestire i cambiamenti, ridefinendo le modalità organizzative e valorizzando il potenziale delle persone in azienda: questa la sfida imposta alla funzione HR dal nuovo scenario
Non c’è dubbio che fenomeni quali collaboration, digital workplace, mobility, smart working o altro, stiano cambiando i connotati al classico panorama organizzativo delle aziende, con importanti risvolti anche per la funzione HR. È un fatto che la trasformazione del lavoro stia procedendo di pari passo con la crescente digitalizzazione dei processi in azienda, chiamando la funzione HR a coniugare un necessario cambiamento organizzativo con una gestione sempre più sofisticata del capitale umano, anche in ragione della crescente complessità dello scenario economico e tecnologico. Va però detto che quelli che sono i vendor più attenti e innovativi nell’ambito delle soluzioni HR hanno provveduto a realizzare nuovi strumenti a supporto di chi si occupa di risorse umane, proprio con l’intento di favorire e affrontare i cambiamenti.
TALENT ACQUISITION SUGLI SCUDI
Cambiamenti che in molti casi sono di vasta portata, come spiega a Data Manager Daniela Rao, senior research & consulting director di IDC Italia, nell’inquadrare i fenomeni in atto, che oggi vedono la digital transformation «mostrare impatti evidenti sulle strategie e sui processi delle aziende, soprattutto nell’area dell’acquisizione e della gestione dei talenti». Proprio il segmento delle tecnologie di talent acquisition risulta infatti per IDC quello più dinamico, in contrapposizione a quello dello human capital management (HCM) visto nel suo insieme, che si dimostra più maturo. In sostanza, avverte IDC, «best practice in continua evoluzione stanno facendo rapidamente evolvere la funzione talent acquisition dall’essere un classico centro di costo delle HR verso un driver di business di forte impatto. Inoltre, dato che si tratta di cambiamenti molto rapidi, la domanda per le tecnologie e i servizi che possano supportare al meglio la nuova funzione di talent acquisition è in forte crescita, così come i budget destinati a queste soluzioni». Secondo la stima di IDC a livello globale, questo specifico mercato è destinato a una «crescita continua al tasso del 5,1 per cento fino al 2021, spinto in particolare dalla domanda di nuove tecnologie e di strategie di sourcing globali, oltre che di analytics specifici sempre più raffinati».
NUOVI PARADIGMI
Allargando il discorso a fenomeni legati alla trasformazione del lavoro come smart working, mobility o collaboration, le dinamiche che si vanno delineando sono più articolate. Infatti, «se fino al 2016, le imprese italiane identificavano il paradigma dello smart working come un insieme di soluzioni di comunicazione e di dispositivi per lavorare in movimento e fuori dalle sedi fisiche aziendali, ora il panorama si è ampliato» – sottolinea Diego Pandolfi, research & consulting manager di IDC Italia, spiegando che questo «lascia intravedere nuove prospettive in cui il lavoro in mobilità o da remoto entra nella prassi quotidiana, mentre le soluzioni tecnologiche di enterprise mobility si estendono, includendo funzioni per la gestione di nuovi processi aziendali e la digitalizzazione degli ambienti fisici di lavoro». Come è da tempo evidente a tutti, «portare con sé ovunque le proprie informazioni di lavoro è essenziale: smartphone e tablet con Internet e posta elettronica integrata sono stati il primo passo, mentre ora la nuova frontiera è quella della digitalizzazione del posto di lavoro, dove le piattaforme di comunicazione aziendale si evolvono diventando parte delle tecnologie per gestire gli ambienti di lavoro fisici e operativi, cambiando regole di comunicazione e di interazione in tutta la business community aziendale» – prosegue Pandolfi.
CRESCE L’UNIFIED WORKSPACE MANAGEMENT
Ecco perché, sempre secondo IDC, «nei prossimi tre anni la domanda di soluzioni di enterprise mobility affronterà una nuova fase evolutiva in cui le piattaforme di comunicazione integrano funzioni di mobilità, collaborazione, social e processi, diventando soluzioni di unified workspace management (UWM)». In questo scenario, viene meno la necessità di avere la postazione “fisica” di lavoro, sostituita dal concetto di “workspace”, ovvero dalla disponibilità di uno spazio di lavoro online o di una piattaforma che permetta a ciascun lavoratore di accedere in maniera univoca alle proprie informazioni di lavoro, come posta, messaggi, dati, contenuti e così via, indipendentemente dal luogo o dal device utilizzati per l’accesso.
FOCUS SULLA SICUREZZA
Anche perché, prosegue Daniela Rao, «in ambienti popolati da dispositivi e applicazioni sempre più numerosi ed eterogenei le soluzioni di UWM, che mettono in relazione il lavoratore con il suo spazio di lavoro e i suoi device aziendali, centralizzando la gestione dei dispositivi, delle applicazioni e degli accessi, sono destinate ad ampliare le funzioni delle attuali soluzioni di enterprise mobile management e di mobile device management, includendo anche strumenti per la gestione di altri endpoint, come i pc o gli oggetti connessi, per la distribuzione delle applicazioni e delle policy di sicurezza». A questo proposito, «in un contesto in cui la rivoluzione digitale continuerà a cambiare il panorama IT, a partire dall’edge delle reti aziendali e dai mobile worker che avranno a disposizione nuovi dispositivi, applicazioni, oggetti connessi e wearable, la centralizzazione della gestione dello spazio di lavoro virtuale sembra poter diventare l’unica chiave per mantenere il controllo sugli asset e sugli addetti aziendali, spostando il focus su “chi sei/cosa fai” rispetto al classico “quando entri/quando esci/dove sei” che sta un po’ mostrando le corde» – fa notare Pandolfi.
NUMERI INTERESSANTI
Lo scenario tracciato da IDC prevede numeri interessanti, con un mercato italiano delle soluzioni di human capital management e di payroll che crescerà dagli attuali 202 milioni di euro a 254 milioni di euro nel 2020, con un tasso di crescita annuo composto pari all’otto per cento. Un exploit dovuto ai fattori visti fin qui, che si completa anche con «l’integrazione di strumenti di analytics e di artificial intelligence nelle soluzioni che governano reti e asset aziendali, sia fisici sia virtuali, che permetterà di avere informazioni sul funzionamento dei processi aziendali, consentendo azioni migliorative. In quest’ambito si vedranno strumenti di intelligence preventiva per rendere più efficienti i processi, mettere in sicurezza dati e dispositivi, distribuire le applicazioni, e per registrare dati sull’attività dei mobile worker, mantenendo il rispetto della privacy dei lavoratori» – conclude Daniela Rao.
LA PAROLA AI VENDOR
È Domenico Uggeri, vicepresidente di Zucchetti, ad aprire la carrellata sul punto di vista dei vendor, mai così dinamici nel proporre soluzioni innovative come in questo momento. Anche perché «con la digitalizzazione non si gestiscono più dati, ma flussi di informazioni, con la necessità di integrare processi amministrativi e organizzativi affinché le risorse umane possano esprimere tutto il proprio potenziale» – fa notare Uggeri, spiegando che «per questo motivo Zucchetti ha sposato la logica della soluzione-piattaforma, nella quale la suite HR Infinity Global Solution unisce applicazioni amministrative come paghe e presenze a quelle gestionali come il workforce management, la gestione delle trasferte e note spese, il talent management, nonché gli aspetti legati alla sicurezza sul lavoro». Non solo: «Le soluzioni Zucchetti in tecnologia web sono proprio improntate al lavoro collaborativo. Per esempio, mediante una app il dipendente, direttamente dallo smartphone, può accedere al portale aziendale e segnalare le disponibilità per i turni di lavoro, richiedere ferie o permessi e consultare il proprio cedolino paga. A livello di sviluppo, abbiamo investito molto per rendere l’interfaccia delle nostre applicazioni estremamente user-friendly, per navigare nelle informazioni in modo facile e veloce da qualsiasi dispositivo». Il riscontro del mercato non si sta facendo attendere: «Nelle medie e grandi aziende, il grado di adozione è buono, spesso proprio gli HR manager sono stati i pionieri dell’innovazione digitale perché hanno compreso prima di altre funzioni i vantaggi che essa comporta in termini di produttività. Però, nelle piccole imprese c’è ancora la necessità di fare cultura su questi temi, ma anch’esse dovranno inevitabilmente affrontare il percorso di trasformazione digitale. Per agevolarle, Zucchetti ha realizzato un’altra piattaforma di soluzioni HR, studiata su misura per le loro specifiche esigenze».
LE RISPOSTE AL CAMBIAMENTO
Nicola Uva, senior director EMEA marketing program di ADP, pone l’accento sul ruolo insostituibile della funzione HR: «Il primo riflesso alla trasformazione digitale è la risposta che i dipendenti stessi ne danno, quasi sempre negativa: temono di perdere il lavoro – a causa per esempio – dell’automazione, e finiscono quindi per resistere al cambiamento. Chi si occupa di HR deve quindi, come prima cosa, capire come gestire questa negatività per convertirla in positività. L’HR è l’artefice del cambiamento, non il team IT». In questo quadro, fenomeni come «lo smart working o la mobility sono solo alcuni aspetti di un ampio discorso di trasformazione del modo di lavorare. La vera capacità delle aziende sta nell’individuare le esigenze del singolo dipendente ed essere in grado di proporgli una soluzione personalizzata. Se si conoscono bene i propri dipendenti, si è in grado di metterli nella condizione di produrre di più e meglio». Non stupisce quindi il livello di adozione delle nuove soluzioni HR nelle aziende italiane, che in quelle «medio-grandi risulta essere intorno al 50 per cento, mentre nelle multinazionali è verso il 100 per cento. Le aziende tendono a scegliere diversi provider, ma la soluzione migliore è avere un unico fornitore per agevolare i processi. Tramite un sondaggio nell’ambito dell’human capital management, abbiamo chiesto a duemila HR manager europei di spiegarci i loro desideri. È emerso che il 50 per cento degli HR manager desidera strumenti ad alta tecnologia che siano di aiuto nella “formazione e sviluppo” del dipendente, il 48 per cento nel recruiting e il 43 per cento nella gestione del talento».
SVILUPPARE LE COMPETENZE
Anche Linda Gilli, presidente e amministratore delegato di Inaz, nota che «la digital transformation sta cambiando tutta la nostra quotidianità: i trend globali, come le città intelligenti, l’Industria 4.0, l’agricoltura smart, la sanità digitale e altro, ci indicano una nuova prospettiva che appare immediatamente innovativa e tecnologica, a portata di mano. Robotica e intelligenze artificiali proiettano il lavoro in un futuro avveniristico», sottolineando però che «tutto questo, seppur affascinante, stenterà a realizzarsi se non si svilupperanno, di pari passo, le necessarie competenze digitali. Senza una corretta considerazione del capitale umano, non ci potrà essere una vera trasformazione digitale». Il punto di partenza, per Linda Gilli, «rimane quindi la questione culturale: occorre che le imprese lavorino con scuole e università, con progetti congiunti, con l’individuazione di nuovi talenti, sostenendo formazione e startup, vere incubatrici dell’open innovation».
RICONFIGURARE I SAPERI
In questo scenario, «la gestione delle risorse umane in azienda assume quindi un ruolo fondamentale: al loro interno, le imprese devono saper e poter riconfigurare i saperi tecnici e le attitudini personali della forza lavoro, trasformando i processi produttivi e organizzativi in modo da tenere conto di nuovi modelli, come le organizzazioni collaborative, il lavoro per obiettivi, i sistemi di welfare aziendale» – prosegue Linda Gilli, che non manca di sottolineare come la nuova piattaforma HExperience di Inaz comprenda «innovative soluzioni HR web-based improntate alla massima flessibilità e semplicità d’uso, utilizzabili sia da remoto sia da dispositivi mobili». Con questo duplice obiettivo, sono state sviluppate app dedicate e strumenti di social collaboration «proprio per rendere l’organizzazione del lavoro sempre fluida ed efficiente, in particolar modo quando le persone coinvolte – siano essi dipendenti, responsabili, dirigenti – operano fuori sede».
CONIUGARE SEMPLICITÀ E PERFORMANCE
«Collaboration tramite chat, app per lavorare da smartphone, scanner da mobile e tanto altro: il lavoro agile, se supportato dalle giuste tecnologie, può diventare una concreta opportunità per le aziende» – esordisce Alberto Carrai, chief sales officer di ARXivar International, spiegando che «il mobile può far evolvere le organizzazioni verso forme più dinamiche e produttive di lavoro: l’efficienza e la qualità dei sistemi gestionali alla base delle attività aziendali passano dalla continuità operativa abilitata dalla possibilità di lavorare e interagire ovunque e con livelli di semplicità e performance in precedenza inimmaginabili». Un esempio? «Io stesso, grazie alla nostra piattaforma ARXivar NEXT disponibile da qualunque device, approvo richieste, comunico e firmo documenti anche in assenza di connettività dal mio smartphone con un tocco. Questo tipo di accessibilità multidevice, oltre a permettere di non bloccare alcun iter processuale, qualora non mi trovi in ufficio, ha diminuito considerevolmente gli scambi di mail, spesso causa di rallentamenti operativi. La procedura stessa diventa un gesto su smartphone, con grandissimi vantaggi in termini di efficienza». Per Alberto Carrai, in sostanza, «il mobile working è un concetto concreto, l’evoluzione naturale dell’ottimizzazione e semplificazione del modo di lavorare: il nostro obiettivo è di fornire a chiunque la possibilità di avere l’ufficio sul proprio device grazie a funzionalità che permettono di operare direttamente nel sistema di gestione documentale, con un elevato standard di sicurezza, accessibilità e semplicità».
PIATTAFORME COMPLETE
«La piattaforma Siav offre un insieme completo di soluzioni e di servizi in outsourcing per rendere più semplice ed efficace il lavoro quotidiano» – sottolinea Alfieri Voltan, presidente di Siav, spiegando che «la app mobile e web BlueXpense consente una gestione completamente digitale della nota spese, partendo dalla raccolta in mobilità di giustificativi, attività e percorsi chilometrici, fino all’approvazione della nota spese e alla conservazione digitale degli scontrini». Questa soluzione HR Digital Workplace rende «semplice ed efficace il lavoro dell’ufficio HR, aiuta a organizzare e gestire le attività da svolgere suggerendo in modo proattivo le cose da fare e le scadenze da rispettare. Workflow specifici velocizzano l’inserimento di nuovo personale, gestendo i curriculum a partire dalla selezione, tracciando esperienze, avanzamenti di carriera e attività formative. Informazioni e documenti vengono gestiti nel pieno rispetto del GDPR, dando la possibilità al collaboratore di accedere alla sua documentazione tramite un portale semplice e intuitivo o con l’app mobile dedicata» – prosegue Voltan, precisando che «i servizi di business process outsourcing consentono alle risorse umane di focalizzarsi sulle attività di valore, demandando a Siav la digitalizzazione del fascicolo del personale che viene indicizzato, reso disponibile nella cartella virtuale del collaboratore e sottoposto a conservazione digitale».
MAGGIORE EFFICIENZA
«La trasformazione digitale delle attività HR è senza ombra di dubbio un vantaggio enorme per tutte le parti in causa». Non ha dubbi Pierfrancesco Angeleri, managing director di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia, per il quale trasformazione digitale per la funzione HR significa maggiore precisione, tracciabilità, connessione, efficienza, mentre per il dipendente significa accessibilità, flessibilità, ordine, anche in mobilità. «Per l’azienda nel suo complesso la digital transformation è invece la logica conseguenza di un processo evolutivo che coinvolge l’intero corpo aziendale in tutte le sue funzionalità. La trasformazione digitale sta portando efficacia ed efficienza». Su queste premesse, prosegue Angeleri, «sviluppare software e tecnologia innovativa nel campo della gestione HR è un modo per sostenere la crescita delle aziende italiane, offrendo un contributo all’ottimizzazione del lavoro. Non si può prescindere dal processo di digitalizzazione che coinvolge l’intero tessuto produttivo del Paese. Anche le PMI, che spesso si rivolgono a una gestione del personale in outsourcing, trovano studi attrezzati a una gestione digitale che in definitiva aumenta l’efficienza e l’efficacia delle imprese. La digitalizzazione è come il vento, non si può fermare». In questo scenario, Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia «punta molto su Giotto, una soluzione che sintetizza tutti i fenomeni legati alla trasformazione del lavoro, come per esempio smart working, mobility o collaboration. La nostra soluzione software significa flessibilità, semplicità d’uso e precisione. Una soluzione sempre aggiornata perché collegata alle banche dati Wolters Kluwer, quindi intelligente, con servizi web che facilitano il rapporto con l’azienda, collaborativa perché collega, attraverso il portale di collaborazione e condivisione, tutti gli attori del processo di gestione del personale» – conclude Pierfrancesco Angeleri.
