La gestione documentale alle prese con le nuove tecnologie: nell’evoluzione in atto, emergono paradigmi come il BPaaS e la RPA che promettono benefici interessanti
Tra i tanti risvolti dell’ormai molto prossima scadenza del 25 maggio, data nella quale come noto diventa operativo il GDPR, cioè il nuovo regolamento europeo in materia di protezione dei dati, ve ne sono di rilevanti anche per la gestione documentale. «Nell’affrontare questo tema, bisogna tenere ben presenti le complessità della tecnologia e soprattutto le sue crescenti trasformazioni, in quanto la gestione dei documenti, ai fini del GDPR, coinvolge un po’ tutte le funzioni aziendali e permette di rivedere le diverse politiche: si va dalla classificazione delle informazioni alla durata della loro conservazione, per non parlare dell’istituzione della figura del data protection officer, il DPO, che è vista anche come l’interfaccia verso le autority designate» – esordisce Giuseppe D’Amelio, director information management solutions & services di Canon Italia.
IL BLOCKCHAIN COME ABILITATORE
Nell’era della trasformazione digitale, emergono però paradigmi che consentono di affrontare questo e altri temi con approcci nuovi. È il caso, per esempio, della tecnologia blockchain, che «permette di rendere più agili transazioni che sono state concepite tanti anni fa» – fa notare D’Amelio, sottolineando che la blockchain è un «abilitatore di molte nuove frontiere, a cominciare dagli smart contract, ovvero i “contratti intelligenti”, costituiti da algoritmi e programmi software in grado di “leggere” sia le clausole concordate in fase contrattuale sia le condizioni operative nelle quali queste devono verificarsi, potendo poi auto-eseguirsi in maniera automatica una volta che i dati delle situazioni reali vengano a corrispondere ai dati previsti nelle condizioni e nelle clausole concordate».
RISVOLTI DA APPROFONDIRE
Questo è solo un esempio di come gli sviluppi in atto possono prendere direzioni del tutto nuove, portando semplificazione ma ponendo anche questioni nuove. Rimanendo nell’esempio della blockchain, «alcuni impatti sul GDPR sono tutti da approfondire, visto che per loro natura i dati delle blockchain sono pubblici, distribuiti e soprattutto non cancellabili, in quanto prevedono un’archiviazione a tempo indeterminato a garanzia della consistenza della catena: queste caratteristiche vanno contro il principio della obsolescenza e della necessità di avere una figura centrale di DPO previsti dal GDPR» – evidenzia D’Amelio. Non solo. «Gli stessi smart contract, basati su processi decisionali automatizzati, mostrano profili da approfondire in merito alle impugnazioni e contestazioni» – prosegue D’Amelio.
L’ORA DEL BPAAS E DELLA RPA
La trasformazione tecnologica in atto si riflette anche nell’offerta di soluzioni e di servizi, sempre più improntata all’automazione e alla standardizzazione, con benefici crescenti per i clienti. Non a caso, rivela D’Amelio, «Canon sta investendo molto per abilitare la propria offerta a gestire questi nuovi scenari, innanzitutto partendo dalla migrazione dei servizi di business process outsourcing verso il BPaaS, ovvero verso il BPO in modalità as-a-Service, basato su uno stack cloud e multitenant in grado di garantire una offerta di servizio atomica e standardizzata. Allo stesso tempo, si guarda con un occhio di riguardo alla robotic process automation (RPA), per ottimizzare le nostre operazioni interne e predisporci a nuovi modelli di business emergenti, come la gestione degli smart contract di cui abbiamo parlato prima. Questo significa riduzione dei costi e degli errori associati ai processi ad alta intensità di lavoro».
UN PASSO IN AVANTI
Su queste nuove iniziative, Canon sta già riscontrando un ottimo livello di interesse, ma «non si tratta di interesse solamente tecnico o per pura curiosità, quanto di un interesse di tipo fattivo, analogamente a quanto è successo a suo tempo con il cloud: oggi, i paradigmi IaaS e SaaS sono perfettamente acquisiti, e il BPaaS è solo un passo ulteriore, dove l’assunto di base è quello della standardizzazione. Una volta individuate le aree più standardizzabili, si possono cogliere i benefici in termini di minori costi, maggiore integrazione e accesso a infrastrutture più performanti» – conclude Giuseppe D’Amelio.
