Un’azienda moderna con un progetto importante di crescita, che considera il sistema ERP un elemento centrale per avere successo nel mercato.
Stiamo parlando di Next Digital Wave, una società di servizi ICT che ha scelto di investire sull’innovazione dei processi gestionali dotandosi di una piattaforma ERP in Cloud a supporto di tutta la gestione aziendale.
“Un investimento strategico che sta dando risultati notevoli”: Stefano Brambilla, CFO di NDW ci racconta il suo primo anno con Starty Erp Cloud.
Chi è Next Digital Wave?
L’azienda milanese NDW (Next Digital Wave) nasce dal progetto di tre soci: Elia Moscatelli, presidente; Oscar Macchi, Amministratore delegato e responsabile dell’organizzazione e Stefano Brambilla, Responsabile amministrativo e finanziario.
Accomunati dalla passione per le nuove tecnologie e forti della collaborazione di un team composto di circa 30 professionisti con oltre 20 anni di esperienza nel mercato digitale, la mission è “diventare uno dei leader di mercato nel settore IT,” racconta Brambilla.
“Abbiamo un giro d’affari intorno ai 3 milioni di Euro e offriamo le nostre competenze a quelle medie e grandi imprese interessate a sfruttare le nuove opportunità delle tecnologie digitali” per operare con successo in qualsiasi mercato. Con l’intenzione di “diventare interlocutore unico per questo tipo di aziende, la nostra offerta copre una vasta gamma di soluzioni, su cui ogni collaboratore è certificato”:
- ICT: servizi che vanno dalla connettività internet (fibra, rame, radio, LTE), alla video e data security, fino al domain management e l’SSL certifcation management;
- BPS: sviluppo dei processi di business attraverso soluzioni CRM, SFA, DSS e DOC;
- DEV: sviluppo software custom;
- WEB: sviluppo siti internet, e-commerce e campagne di Web Marketing;
- ART: realizzazione progetti creativi di brand e corporate identity, advertising, grafica siti web e applicazioni mobile.
La ricerca del software ERP
Cosa vi ha portati a cercare un ERP?
“La forte crescita del volume d’affari e la complessità nella gestione di un team importante di professionisti, ci ha obbligati a ripensare la nostra gestione organizzativa. Da qui, il passo verso un sistema ERP è molto breve,” racconta Brambilla.
Inizia quindi la ricerca di un sistema ERP “in Cloud (e solo in Cloud)”: d’altronde, in quanto sostenitori delle nuove tecnologie conoscono i numerosi vantaggi del lavorare sulla nuvola e non considerano nemmeno eventuali soluzioni on premises, in quanto ormai obsolete e limitanti.
Inizialmente, “abbiamo provato alcune delle soluzioni online entry level, ma le abbiamo trovate troppo basic e poco adatte alle nostre esigenze. Abbiamo valutato soluzioni più tradizionali, ma non ci convinceva la tecnologia in quanto non nativamente web based, e con un’interfaccia utente poco intuitiva e piuttosto complessa,” continua Brambilla.
I requisiti del sistema Erp integrato
“Abbiamo cominciato a capire di aver bisogno un software strutturato, ma di semplice utilizzo, dall’interfaccia grafica intuitiva, e, soprattutto, flessibile e in grado di adattarsi ai nostri processi.”
Comincia quindi la ricerca di un ERP che sia:
- In Cloud,
- Completo delle funzionalità per tutta l’azienda,
- Semplice da usare,
- Con un’interfaccia utente moderna e intuitiva,
- Flessibile e personalizzabile secondo le esigenze.
La ricerca del prodotto/partner
“Nel nostro percorso di ricerca, ci siamo rivolti ai nostri partner e abbiamo svolto diverse ricerche online. Qui, abbiamo incontrato la società Mayking, che ci presentava una soluzione Erp Cloud moderna e completa.
Con le persone di Mayking abbiamo iniziato un percorso di analisi dei nostri processi: insieme abbiamo identificato le aree oggetto di personalizzazioni e siamo giunti alla definizione di un progetto di implementazione molto strutturato, in linea con le nostre aspettative.
Nel 2015 abbiamo scelto di migrare tutti i nostri dati sul sistema Erp Cloud di Mayking, e siamo partiti con l’utilizzo delle funzionalità standard dell’ERP e contestualmente con lo sviluppo di alcune personalizzazioni per noi fondamentali.”
Avviamento e sviluppo
Come è avvenuta l’implementazione?
“L’avviamento è stato veloce ed eravamo operativi in poco tempo, ma, come per ogni progetto di implementazione, non è stato indolore: all’inizio ci sono state delle difficoltà,” afferma Brambilla.
Imparare ad usare un prodotto nuovo richiede sempre un periodo di rodaggio e impegno anche da parte degli utenti, ma “la semplicità di utilizzo e l’intuitività dell’interfaccia ha giocato a favore di un’implementazione rapida e agile.”
Altro elemento che ha facilitato il processo sono state “le persone di Mayking”, afferma poi Brambilla. Le dimensioni di una realtà come Mayking, infatti, ha consentito “un’attenzione alle nostre esigenze difficilmente riscontrabile con i grandi fornitori,” troppo strutturati per venire incontro alle necessità di piccole e medie imprese.
Questo ha permesso di “interfacciarsi sempre con le stesse persone, senza venire rimbalzati da un operatore all’altro come spesso accade nelle grandi realtà”. “Si è venuto a creare un rapporto umano,” continua Brambilla, “noi conosciamo le persone di Mayking e loro conoscono noi, i nostri processi e le nostre necessità; in poche parole hanno una visione d’insieme e sono quindi in grado di comprendere le nostre richieste e trovare la giusta soluzione.”
Come è stato sviluppato il vostro progetto?
“Abbiamo trovato in Mayking un partner strategico, in grado di adattare il gestionale alle nostre esigenze, e in Starty Erp un abito su misura”.
Uno degli aspetti più apprezzati della collaborazione con Mayking, racconta Brambilla, è stata “la flessibilità della piattaforma e la velocità degli sviluppi delle personalizzazioni” che ne deriva.
I processi gestionali di un’azienda come NDW, che fornisce una vasta gamma non solo di prodotti, ma anche servizi e consulenze, implicano, infatti, una riflessione attenta sulle modalità di gestione della loro offerta.
In particolare, l’erogazione dei servizi è uno degli aspetti fondamentali e più delicati da gestire, soprattutto per quanto riguarda la loro ricorsività. L’esigenza è stata risolta grazie ad un personalizzazione del modulo progetti, che consente ora di controllare e gestire le varie tipologie di servizio, la loro ricorsività, la durata dei contratti e la gestione della fatturazione (altro aspetto fondamentale e di gestione non banale, in quanto, prima di poter procedere con la fatturazione, NDW conduce una serie di attività preliminari).
Altro aspetto su cui NDW e Mayking stanno lavorando è la gestione della rendicontazione dei tempi degli interventi dei loro professionisti. Questo è un processo delicato e la gestione cartacea può risultare rischiosa, in quanto gli step possono essere molti. La soluzione? Con la personalizzazione del modulo Webstore, i collaboratori di NDW potranno semplicemente mettere online il rapporto dell’intervento presso il cliente, il quale potrà accedere al portale, visualizzare e accettare il “rapportino”, dopodichè potrà partire la fatturazione: uno snellimento del processo non indifferente.
Quali sono i vostri progetti futuri?
“Il prossimo passo sarà il CRM” afferma Brambilla, “abbiamo deciso di dotare la nostra organizzazione dell’applicazione CRM di Starty ERP, per fornire ai nostri agenti uno strumento per tracciare e gestire le interazioni con i clienti.”
I risultati
Quali benefici avete riscontrato grazie all’ERP?
“Essendo una società di servizi, i nostri progetti si svolgono tipicamente su più fasi tra loro collegate. Tenere traccia dell’andamento non solo di ciascuna fase, ma avere anche una visione globale non è cosa banale, soprattutto con progetti strutturati come i nostri. Prima di dotare la nostra azienda di un ERP, ogni fase era scollegata e gestita separatamente, con conseguenze facilmente intuibili sulle nostre performance,” spiega Brambilla.
“Con Starty ERP, invece,” continua “abbiamo un processo unico per la gestione dei progetti, dal preventivo alla fatturazione: ogni fase è gestita in un’ottica globale, fornendoci quella accountability che prima ci mancava. Questo ci permette di velocizzare i nostri tempi di gestione, elemento che fa spesso la differenza in un mercato competitivo come quello IT.
Nello specifico, abbiamo abbattuto i tempi di gestione della contabilità: un notevole risparmio di tempo, tempo prezioso che ora possiamo dedicare ad attività più strategiche per la nostra crescita. Non solo, ma grazie all’ERP abbiamo una visione amministrativa e contabile completa che risulta in un maggiore controllo, in particolare sulla marginalità delle commesse, cosa che ci consente di individuare possibili aree di miglioramento.”
Conclusione
Sig. Brambilla, quali sono dunque le sue considerazioni finali?
“Crediamo in Mayking e crediamo in Starty Erp: è un investimento importante, che ci dà un vantaggio notevole, vantaggio che sarà sempre maggiore grazie ai nuovi sviluppi”.
“Consigliamo Starty Erp a chi cerca un gestionale completo e non complesso, una soluzione snella, flessibile e versatile, dall’interfaccia grafica intuitiva e user-friendly”.
