La produzione di documenti cartacei continua imperterrita anche nell’era della trasformazione digitale e del paperless office, in particolare quando le esigenze diventano più sofisticate e i volumi prodotti raggiungono dimensioni ragguardevoli
La tecnologia digitale ha portato innumerevoli cambiamenti in tutti i settori dell’attività umana. Possiamo dire che oggi non c’è ambito in cui il digitale non abbia modificato i processi e le modalità con sui si affrontano i compiti di tutti i giorni. A maggior ragione, quando le aree di mercato in cui ci si muove richiedono efficienza, produttività e velocità massime, come nel caso della stampa di alta produzione, la cosiddetta stampa enterprise. Quali sono le caratteristiche che definiscono con maggiore precisione il settore del digital printing di fascia professionale? Alcune le possiamo delineare subito: la necessità di muoversi in ambiti dove i processi viaggiano a velocità notevoli e non possono essere interrotti, pena immediati problemi di blocco delle attività e quindi ricadute sulla profittabilità del business. Così, la logistica, per quanto riguarda la gestione delle spedizioni, oppure la stampa di quotidiani o periodici – oppure ancora – la produzione di etichette o scatole pronte per la spedizione per comparti che hanno volumi di produzione enormi, come il chimico / farmaceutico o l’alimentare. Ancora, la produzione di stampanti speciali, in ambito tessile (tessuti complessi a colori) o edilizio (carte da parati o pannellature), oppure settori nuovi come la stampa digitale di libri, cataloghi, pubblicazioni voluminose di qualità elevata.
Un mercato sempre vitale dominato dal software
Analizzando il quadro offerto dal mercato printing in Italia, soprattutto con riferimento alla fascia enterprise, Sergio Patano, research & consulting senior manager di IDC Italia, ha spiegato che per quanto riguarda le sfide legate al printing e alla gestione documentale, le analisi IDC evidenziano un forte interessamento da parte delle aziende all’adozione di soluzioni software. Ma con quali priorità sta avvenendo questo? «Processi di digitalizzazione documentale ma anche e soprattutto di digitalizzazione dei workflow sono (e lo saranno sempre più) una grande priorità, legata soprattutto alla costante e continua crescita dell’accesso a dati, informazioni e documenti “anywhere, anytime” non solo della forza lavoro, che cresce tanto in numerosità quanto soprattutto in complessità, richiedendo di accedere ai documenti e informazioni aziendali da una varietà di dispositivi sempre maggiore». Tuttavia, sottolinea ancora Patano, ad accedere in mobilità a dati, informazioni e documenti non sono più – ormai da anni – soltanto i dipendenti, ma anche «tutto l’ecosistema di partner, fornitori e clienti, che ruota attorno all’azienda».
Che cosa implica tutto ciò in termini di IT aziendale? «Diventa ancora più stringente la necessità di dotarsi di soluzioni in grado di gestire tutto il flusso documentale in modo rapido, automatizzato e soprattutto sicuro, in linea con le nuove normative nazionali e comunitarie, GDPR in testa». In questo momento, la diffusione e l’adozione di tecnologie cloud e mobile, da questo punto di vista, hanno sicuramente aiutato le aziende a dotarsi di soluzioni flessibili e a prezzi accessibili, migliorando l’efficienza e «offrendo l’opportunità di mettere in atto strategie per differenziarsi dalla concorrenza, oltre a migliorare i risultati economici, grazie a un migliore controllo dei costi e a una crescita della produttività». Tra l’altro, l’adozione di soluzioni per «la digitalizzazione, l’automazione e l’ottimizzazione dei workflow centrati sui documenti portano a un incremento della produttività legato da una parte alla riduzione del tempo dedicato dai singoli alle attività collegate alla gestione documentale e dall’altra a una diminuzione degli errori derivanti da operazioni manuali. Si aggiungono all’elenco dei costi ridotti anche quelli collegati all’archiviazione fisica dei documenti cartacei.
«Per quanto riguarda invece sicurezza e compliance normativa – continua Patano – molto deve essere ancora fatto sia in termini di educazione dei dipendenti sia riguardo alla messa in sicurezza dell’infrastruttura di stampa». Sono molte infatti ancora oggi le aziende che sottovalutano le reali criticità, considerando non necessaria – spiega Patano – la messa in sicurezza dell’ambiente di stampa. «In questo modo, si espone l’azienda a pericoli di violazioni e perdita di dati anche sensibili, con conseguenti possibili problemi economici». Per questo, molte aziende a livello europeo hanno deciso di investire in soluzioni software. IDC stima che il mercato del document solution software (gestione di device, stampanti e output) crescerà fino al 2020 a un tasso medio annuo del quattro per cento, «per un valore pari a 684 milioni di dollari». Analogamente, anche i servizi di stampa (basic print and managed print and document services) avranno un tasso di crescita medio annuo, nello stesso periodo, del 5,2 per cento, «arrivando a sfiorare un valore di 16 miliardi di dollari». Il traino di questa crescita, conclude Patano, è da ricercarsi in vari fattori, come il controllo dei costi, il miglioramento del livello di sicurezza e l’aumento dell’efficienza dei processi. «La crescente adozione di soluzioni cloud e mobile porterà le aziende a doverle integrare e gestire all’interno dell’infrastruttura di stampa, per cogliere anche in quest’area i benefici promessi di flessibilità e time-to-market».
Un mercato senza carta? Il parere delle aziende
Un mercato complesso e in costante evoluzione, quello della stampa enterprise, oggi soggetto a molteplici pressioni da parte di numerosi fattori, come per esempio il controllo dei costi, la riduzione dei volumi di produzione da parte di molti utilizzatori tipici, la crescita importante del digitale. Data Manager ha interpellato i maggiori protagonisti di questo mercato, ottenendo un quadro interessante di come i vendor stanno affrontando i trend in atto. Il software è una leva importante per il mercato, ma c’è ampio spazio anche per l’hardware, per dar vita a soluzioni complete che risolvano i problemi delle aziende. Contrariamente a quanto molti pensano, secondo Lorenzo Matteoni, senior manager marketing di Brother Italia, l’era digitale non ha decretato la fine della stampa: «Al contrario, l’ha resa più smart, veloce e funzionale». Ma in che termini? «Il documento stampato – risponde Matteoni – continua a sussistere, a causa del valore che il foglio stampato ancora possiede, in quanto output di moltissimi processi di business». Infatti, fa notare ancora Matteoni, «le aziende cercano sempre dispositivi innovativi, performanti e in grado di fornire soluzioni sempre più personalizzate, con costi di gestione contenuti». È secondo quest’ottica che Brother propone – continua Matteoni – un’ampia offerta di prodotti e servizi, in linea con le esigenze attuali del mercato per dare la possibilità di “customizzare” il prodotto, facilitare i flussi di lavoro, ottimizzare i tempi e i costi di gestione. All’interno della propria offerta, Brother può annoverare molteplici soluzioni volte alla semplificazione della gestione di un parco macchine, all’integrazione dei dispositivi e delle soluzioni software per la digitalizzazione e l’archiviazione documentale. «Inoltre – conclude Matteoni – Brother si propone anche come consulente strategico, per fornire ai propri clienti soluzioni ad hoc, in grado di ottimizzare la gestione dei processi di stampa a elevati volumi e, conseguentemente, generare nuovi profitti».
In effetti, nonostante i quarant’anni trascorsi dalla prima previsione dell’avvento del “paperless office”, la stampa continua a mantenersi viva e vitale. Non solo. Per Gianmaria Riccardi, global account director di Xerox, nell’era della trasformazione digitale è necessario ripensare il modo in cui si lavora in ufficio, riorganizzando i flussi per rendere più efficiente la gestione dei documenti e delle informazioni che contengono. Ma questo significa lavorare senza carta? «La nostra esperienza – spiega Riccardi – ci ha fatto incontrare tre tipi di impresa. La prima è quella ancora “bloccata negli anni 80”, con un uso intensivo della carta. Poi c’è quella che si trova nella “terra di mezzo”, con un mix di cartaceo e digitale. E, infine, c’è l’azienda digitale, che utilizza tecnologie digitali sia in input che in output». Spesso la realtà delle medie e grandi aziende cade nella “terra di mezzo”, offrendo «buoni margini per aumentare produttività ed efficienza». Per garantirsi il successo sul mercato Enterprise, Xerox affianca la gestione dei dispositivi di stampa con MPS Analytics Continuum, che – come spiega Riccardi – fornisce strumenti e servizi che consentono di prendere decisioni informate su dove e come migliorare l’efficienza della stampa. Per esempio, Maturity Assessment Tool, per l’analisi dello stato attuale; Service & Innovation Modelling Tool, per la valutazione del ROI di nuovi servizi; Workflow Mapping Tool, per il ridisegno dei processi documentali in ottica digitale e molti altri, tra cui MPS Direct Routemap, per consentire di tracciare il prossimo passo nel percorso di ottimizzazione della gestione dei servizi di stampa.
La vitalità del mercato della stampa enterprise è un concetto condiviso anche da Davide Balladore, product business developer manager di Canon Italia. «Le aziende continuano sicuramente a stampare, ma allo stesso tempo – spiega Balladore – sono particolarmente attente al digitale quale strumento di cost saving e per essere eco-sostenibili». Il punto di vista di Canon sull’evoluzione del mercato parte dal cambiamento registrato negli ultimi cinque anni delle modalità di stampa. «Un cambiamento – continua Balladore – attribuibile da una parte alla maggiore consapevolezza delle esigenze, per esempio si è abbandonata l’abitudine di stampare qualsiasi cosa e si ragiona sul reale bisogno, e dall’altra al fatto che la tecnologia oggi mette a disposizione modalità che chiaramente 40 anni fa non c’erano e che permettono di stampare in qualunque momento e da qualunque dispositivo». Un altro trend evidenziato da Canon è quello di un aumento del numero di scansioni digitali. «Si fa più sentita l’esigenza di dispositivi multifunzione intelligenti, in grado di adattarsi alle nuove esigenze e di essere programmati per accedere ai flussi digitali delle aziende e diventarne uno snodo strategico».
Di ufficio “paperless” si parla da anni, ma la stampa rimane un’esigenza centrale e un tema importante nell’agenda dell’IT manager – come conferma Luca Motta, print business group director di HP Italy. Non solo. «L’Italia ha ancora attiva una serie di normative che rendono necessaria la stampa su supporti fisici di alcuni documenti che devono essere trasmessi e condivisi». La questione non è l’ufficio “paperless”, ma stampare quando serve, con efficacia e in modo più sostenibile. «L’obiettivo di HP – spiega Motta – è da sempre di aiutare le aziende di ogni dimensione a stampare i documenti necessari nella maniera più efficiente, conveniente e razionale possibile, con minore impatto sia a livello ambientale che economico. Inoltre, grazie alla tecnologia, ai servizi e alle soluzioni HP, è possibile velocizzare e semplificare i processi di digitalizzazione». Per quanto riguarda prodotti e servizi, «HP ha un’offerta molto ampia, ma per le soluzioni dedicate all’office printing, la novità di quest’anno è stata il lancio di una nuova generazione di soluzioni per il mondo A3, che comprendono tre piattaforme PageWide e 13 piattaforme LaserJet, con un’ampia gamma di opzioni di finitura per tutte le esigenze». I punti di forza di HP vanno dalla stampa a colori conveniente alla velocità ed efficienza energetica (PageWide Enterprise e Pro). «HP Smart Device Services (SDS) inoltre è un set di strumenti cloud e funzionalità di rilevamento basate sul dispositivo che consentono di razionalizzare e ottimizzare anche l’assistenza post-vendita, permettendo un monitoraggio e una diagnosi su diversi parametri per migliorare la programmazione delle manutenzioni, prevenendo possibili problemi prima che insorgano, con ritorni in termini di risparmi e di costi».
Cloud e servizi gestiti. La sicurezza è centrale
Naturalmente, le aziende del printing continuano a stare attente all’evoluzione del mercato, cercando di interpretare come i clienti stiano modificando il modo di rivolgersi alle soluzioni e ai servizi di stampa enterprise. Riccardi di Xerox, per esempio, spiega: «Mi piacerebbe pensare che il dispositivo di stampa non sia solamente una periferica, ma che diventi un assistente personale a tutti gli effetti». Per farsi capire meglio, Riccardi ricorre al paragone con lo smartphone: si tratta solo di un telefono o no? In modo analogo, «i nuovi prodotti Xerox sono forniti di un’interfaccia ad app e di un ambiente di sviluppo che abilitano la realizzazione di nuovi servizi. Abbiamo casi in cui il dispositivo di stampa agisce come rilevatore di presenze o utilizza i servizi di Poste Italiane per inviare raccomandate A/r». Xerox può offrire ai propri clienti molti vantaggi per il futuro. L’innovazione è la chiave di tutto. «Xerox ha saputo rimanere sul mercato fin dal 1906, portando costantemente nuove idee, prodotti e servizi» – afferma Riccardi. Basta citare, solo per fare qualche esempio: «L’interfaccia a finestre, ethernet, la tecnologia di stampa laser, il mouse e tante altre idee innovative sono nate in Xerox. E ancora adesso, siamo in prima fila nei managed print and document content service». Tecnologia hardware, software, servizi e consulenza sono sicuramente elementi che fanno la differenza nel patrimonio di un’azienda. Anche nel caso di Canon, prodotti e competenze sono frutto di decenni di know-how. «Canon – spiega Balladore – offre infatti soluzioni flessibili e dinamiche, che ampliano le possibilità di stampa. Ma forniamo anche soluzioni di stampa gestita completamente personalizzate e facilmente integrabili in dinamiche aziendali specifiche».
In Italia, secondo Motta di HP che cita i numeri di Asso.it, tutto il mercato del printing – dal segmento enterprise a quello SMB, fino ad arrivare a quello consumer – vale nel suo complesso circa 3,3 miliardi di euro. In tale ambito, che continua a mantenersi stabile, sussistono, aggiunge Motta, alcuni elementi di crescita come il cloud, che oggi offre numerose opportunità di sviluppo e ottimizzazione dei processi aziendali. «Il printing continua a essere un tassello strategico del percorso di trasformazione digitale delle imprese, delle priorità dell’IT manager e delle opportunità di sviluppo del business». Non solo. Secondo Motta, che cita i dati di uno studio di HP, solo il 14 per cento degli IT manager considera la stampante un end-point attaccabile e vulnerabile. Eppure, reinventando il multifunzione come «uno snodo fondamentale nella gestione dei flussi di lavoro aziendali, è evidente come sia sempre più necessario proteggere adeguatamente le informazioni che passano da esso. Per questo in HP abbiamo reso la sicurezza un elemento differenziante e altamente caratterizzante delle nostre soluzioni».
Quindi, ancora una volta, possiamo concludere che, per fortuna, i profeti di sventura per il mondo della stampa enterprise hanno sbagliato previsioni: la paventata era del “paperless office” in parte è già avviata e operante, anche se non soppianterà mai del tutto la stampa “fisica”. Il mercato del printing di fascia alta continua a crescere e prosperare, seppure con tassi diversi da quelli ai quali un più florido passato ci aveva abituati. L’evoluzione del mercato ricorda molto da vicino quello che accade in natura, dove gli organismi più adatti sopravvivono e conquistano nuovi spazi, a spese di chi non è riuscito a seguire e assecondare con successo le inevitabili trasformazioni dell’ambiente. Prendendo a prestito le parole di Darwin, anche nell’IT vige la regola della “sopravvivenza del più adatto” (survival of the fittest). E anche quando si parla di trasformazione digitale, la legge della selezione non ammette deroghe.
