La vera dematerializzazione in realtà non può ridursi ai processi di digitalizzazione dei documenti, bensì consiste nel complesso intervento di semplificazione dei processi decisionali
Una bella giornata di inizio maggio accoglie Omat Forum sul suolo fiorentino, per la tappa dedicata al tema “Privacy, sicurezza e dematerializzazione”. Apre e modera i lavori l’esperto di privacy e divulgatore Stefano Gorla: suo è il compito di condurre il pubblico attraverso norme, scadenze e punti di riflessione sui processi di digitalizzazione e innovazione. Interviene Michele Iaselli, professore di Informatica Giuridica e funzionario del Ministero della Difesa: «Lo sviluppo di strumenti quali la firma elettronica e il protocollo informatico, unito all’espansione dell’uso della posta elettronica, rende possibile la realizzazione di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalità di lavoro delle unità organizzative». È indispensabile, ai fini di una valida ed efficace informatizzazione delle attività, adeguare le procedure amministrative alle esigenze dell’informatizzazione: la vera dematerializzazione in realtà non può ridursi ai processi di digitalizzazione dei documenti, bensì consiste nel complesso intervento di semplificazione dei processi decisionali.
Nicola Savino, esperto di dematerializzazione, affronta con entusiasmo e pragmatismo la questione: «La complessità di norme e di tecnologie è volta a garantire che le informazioni siano integre e autentiche nel tempo e che quello che gestiamo e conserviamo oggi sia recuperabile domani. Digitalizzare i processi, e non i documenti, è la via maestra!». In realtà è lo stesso concetto di record a essere cambiato. Prima, col termine si faceva riferimento ai soli documenti e file, mentre oggi creiamo e conserviamo i record in tantissimi modi. Ma che si tratti di dati, documenti o altre forme di informazioni, il lavoro resta quello di contestualizzarli nella maniera più indicata e gestirli efficacemente nel tempo. La conservazione digitale è un processo: un esempio pratico di come automatizzare i processi viene illustrato in maniera precisa e puntuale da Riccardo Camiciottoli, technical manager di Aeffegroup, che ci aiuta a fare un passo dalla teoria alla pratica, con una soluzione di gestione documentale per la condivisione e distribuzione dei contenuti in maniera sicura e conforme alla nuova normativa sulla privacy. «Occorrerà un’attenta attività di gestione e conservazione della documentazione – sottolinea l’esperto Alberto Befani – per far fronte alle incombenze richieste dal Regolamento UE 679/2016». Rispondere alle richieste degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali e alle misure di sicurezza adottate, dimostrare l’ottemperanza al regolamento, informare in tempo reale l’Autorità di controllo e/o gli interessati: le esigenze delle organizzazioni impongono un’analisi dei processi interni e l’utilizzo di un sistema documentale efficiente.
Riccardo Abeti, avvocato esperto di Diritto ICT, ci conduce con passione alla scoperta di nuovi termini introdotti dal Nuovo Regolamento Europeo Privacy UE: Privacy by Design, Accountability, Risk Assessment e Data Breach. «Le aziende dovranno adeguarsi alle nuove disposizioni, non solo per evitare pesanti sanzioni, ma anche per essere più competitive in un mercato unico digitale». Chiude il workshop Luca Livrieri, manager sales engineering di Forcepoint, che affronta il tema della sicurezza da un punto di vista particolarmente interessante: la centralità del comportamento umano. È necessario abbandonare la vecchia strategia, secondo la quale «continuiamo a parlare di prodotti applicando strategie che rispondono a vecchie esigenze e che non affrontano la realtà». La soluzione è un’analisi che parta da un inventory dei dati personali (siano essi in azienda, su dispositivi o sul cloud) per mappare i processi e gestire i flussi di informazione rispondendo alle minacce in maniera conforme alla normativa. Insomma, una mattinata davvero intensa e piena di soddisfazione per tutti coloro che vi hanno preso parte. Grazie e alla prossima iniziativa!
Annalisa Ghiglia managing director, ITER
Per conoscere le prossime tappe di Omat Forum, il workshop dedicato alle nuove frontiere della gestione delle informazioni digitali: www.omatforum.it
