La digitalizzazione dei processi documentali è alla base della semplificazione nelle organizzazioni connesse. Anche la fatturazione elettronica deve seguire questo percorso
Per un’azienda, conoscere e ottimizzare il funzionamento dei propri processi documentali è l’unico modo per monitorare l’avanzamento, misurare le performance e migliorare le prestazioni dei propri processi produttivi a qualunque livello. La parola d’ordine è semplificare i flussi di dati, che sono un vero e proprio patrimonio messo a disposizione delle organizzazioni dalle nuove tecnologie. Partiamo, proponendo una definizione di processo: sistema di attività che utilizza risorse per trasformare elementi in ingresso in elementi in uscita (con valore aggiunto). In un’impresa ben strutturata, i processi – nel senso più generico del termine – andrebbero sempre mappati e documentati. Tutto deve essere assimilabile a un processo: dalle attività più ripetitive a quelle che richiedono più creatività (tipicamente attività strategiche o gestionali). I processi sono, tuttavia, sempre accompagnati dai dati sui quali agiscono e tramite i quali sono monitorati, per cui un vero Process Reengineering in un’azienda implica tre step fondamentali. Il primo è la mappatura dei processi come correntemente implementati. Il secondo è rappresentato dalla corretta analisi degli attori coinvolti, dei punti di decisione e delle attività che sono eseguite serialmente. Il terzo è una proposta di nuovi flussi di azioni ottenuti con l’ottimizzazione dell’operato degli attori coinvolti e con la parallelizzazione delle attività seriali. Durante questi passaggi, volta per volta, ci saranno sempre dati elaborati dai processi e, dunque, il loro corretto trattamento – inteso come produzione, gestione, condivisione e protezione – diventa cruciale per parlare di reingegnerizzazione dei processi. Di questi dati, fanno parte a tutti gli effetti i documenti, che spesso rappresentano l’intero patrimonio informativo di un’azienda. Conoscere i propri processi documentali e averne una mappatura veritiera, e per quanto possibile dettagliata, è un modo per procedere alla loro reingegnerizzazione in modo da passare da una situazione corrente (as is) alla situazione voluta (as to be).
Innanzitutto, risulta indispensabile avere un modello, una mappa, che descriva con accuratezza quello che accade realmente, qual è il flusso dei dati e come lavorano le persone all’interno dell’organizzazione, tenendo presente che l’opera di reingegnerizzazione può portare dei cambiamenti anche sulla stessa struttura organizzativa, per esempio in ottica Industria 4.0. Altro passaggio fondamentale: dati e documenti trattati devono essere in formato digitale, che consente la condivisione delle informazioni, il loro scambio in tempo reale, il tracciamento puntuale delle attività e, conseguentemente, la parallelizzazione di una serie di procedure e attività altrimenti sequenziali o comunque fortemente interdipendenti. Quindi diventa necessario digitalizzare i processi. Il medesimo approccio deve essere utilizzato anche per la fatturazione elettronica B2B, che non deve essere vista soltanto come un file XML da inviare tramite il sistema di interscambio e successivamente da conservare come obbligo normativo: l’approccio corretto è sempre quello della digitalizzazione del processo. Solo così possono essere valorizzati i veri vantaggi della fatturazione elettronica per aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni. La fattura è trasversale a tantissimi processi in azienda, per esempio, all’offerta commerciale o a un ordine che scaturisce poi in una fattura elettronica, o a tutte le e-mail, informazioni, sistemi che gestiscono i dati che poi vengono fatturati e resi informatici. Questo approccio molto più ampio permette di osservare come la fatturazione elettronica verso un cliente o verso la pubblica amministrazione possa essere inserita in un sistema complesso, formato da tutti gli stakeholder impegnati nel flusso di fatturazione e dai sistemi informativi (CRM, gestionale, piattaforma di marketing), con il coinvolgimento di tutti i documenti e le informazioni che l’impresa gestisce. Sono sicuro che la maggior parte dei lettori abbia ancora un sistema ibrido, fatto un po’ da digitale e un po’ da analogico, e magari vede la fattura elettronica come quel maledetto file XML che fa perdere tempo rispetto al comodissimo file PDF. Ritengo invece utile sfruttare l’occasione rappresentata dalla legge che incentiva la fatturazione elettronica B2B per intraprendere un percorso di digitalizzazione completo, che porti a dematerializzare non solo un semplice documento ma l’intero procedimento.
Nicola Savino, esperto per la digitalizzazione dei processi aziendali
