Più che un documento amministrativo o fiscale, la fattura elettronica rappresenta un elemento importante per le aziende che la adottano, in quanto permette di cogliere tutte le opportunità, anche e soprattutto organizzative, della trasformazione da manuale a digitale dell’intero processo
Di Luca de Piano
Come noto, all’inizio di quest’anno è entrato in vigore lo scambio di fatture in forma telematica anche nell’ambito B2B, cioè quello aziendale, dopo che la fatturazione elettronica era già stata attivata per la pubblica amministrazione. Fatturare in formato elettronico non è obbligatorio tra privati, ma costituisce un’ottima opportunità per le aziende che intendono digitalizzare il processo di fatturazione, rendendolo più rapido e meno oneroso in termini di costi. I vantaggi pratici non mancano: abbattimento dei costi del processo, con eliminazione di stampa, spedizione e archiviazione, attività di registrazione ridotte al minimo, ricerca delle fatture in pochi secondi, e una significativa riduzione del rischio di errori. La digitalizzazione di attività che sono sostanzialmente ripetitive e a scarso valore aggiunto – come stampa e imbustamento delle fatture, interazione con i clienti, conservazione in archivio cartaceo, e di carattere burocratico, come i diversi passaggi autorizzativi – comporta notevoli vantaggi, anche di natura finanziaria.
Risparmi interessanti
Infatti, secondo quanto stimato lo scorso anno dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, il beneficio del passaggio alla fatturazione elettronica si colloca tra i 7,5 e gli 11,5 euro per ciascuna fattura, se ci si riferisce ad aziende che trattano un volume di fatture superiore alle tremila all’anno. Su scala più ampia, lo stesso ministero dell’Economia e delle Finanze (Mef), ipotizzava lo scorso anno risparmi complessivi per almeno 3 o 4 miliardi all’anno, suscettibili di arrivare nell’ordine della decina di miliardi nella prospettiva che si verifichi lo scenario migliore. Del resto, come hanno anche evidenziato tutti i vendor interpellati da Data Manager, la fatturazione elettronica è conveniente a tutti i livelli, in quanto consente un risparmio quantificabile per ciascuna fattura gestita rispetto ai modelli di fatturazione tradizionali, e questo è valido sia per le grandi aziende sia per le realtà più piccole. Non va infatti dimenticato che lo scopo della fatturazione elettronica tra privati è soprattutto quello di potenziare l’integrazione tra tutti i protagonisti della filiera del valore. Una finalità che sembra essere stata compresa dalle imprese italiane, almeno a guardare il dato del Digital Economy and Society Index 2017 (Desi), la graduatoria annuale che fa il punto sulla digitalizzazione nei paesi che compongono tuttora l’Unione Europea (Regno Unito, incluso). Se notoriamente l’Italia non si piazza spesso nelle prime posizioni rispetto a numerosi indicatori del Desi, almeno per quanto riguarda il dato del ricorso alla fatturazione elettronica le prospettive sono confortanti, visto che le imprese che la utilizzano sono il 30 per cento, un dato ben superiore alla media dell’Unione Europea che si attesta al 18 per cento. In questa sfida dalla PA al B2B, anche il Consorzio CBI, creato sotto l’egida dell’Associazione Bancaria Italiana, è in prima linea con l’obiettivo di creare – come spiega il direttore generale Liliana Fratini Passi – «una nuova cultura dell’innovazione per rimettere l’Italia tra i protagonisti a livello internazionale».
Incentivi fiscali
A far ben sperare vi sono anche gli incentivi di carattere fiscale. Infatti, è possibile adempiere al nuovo obbligo di invio dei dati Iva all’Agenzia delle Entrate a condizioni meno onerose, visto che non occorrerà più trasmettere i dati delle fatture elettroniche già inviate mediante il Sistema di interscambio (SdI) e si potrà beneficiare di vantaggi quali il rimborso Iva entro tre mesi dalla Dichiarazione, la riduzione dei termini di accertamento e l’esecuzione da remoto degli eventuali controlli fiscali, oltre a una serie di esenzioni da altrettanti obblighi di comunicazione relativi alle operazioni rilevanti ai fini Iva, il cosiddetto “Spesometro”, ai contratti di leasing e infine alle operazioni con paesi inseriti nelle “black list”. Sintetizzando l’argomento, Alfieri Voltan, presidente di Siav, non manca di sottolineare le principali novità e i nuovi obblighi, che vanno nella direzione di «spingere il sistema produttivo italiano verso la digitalizzazione dei processi amministrativi legati alla fatturazione» – spiegando che i vantaggi maggiori saranno per le aziende che «non si limitano a digitalizzare “l’ultimo miglio”, optando per esempio per la trasmissione di tutti i dati delle fatture in un contesto organizzativo invariato di gestione cartacea o ibrida dei processi. Al contrario, scegliere un uso integrato ed estensivo della fattura Xml porta i benefici maggiori in termini di standardizzazione del formato e tracciabilità, permettendo di automatizzare numerosi passaggi, come registrazione, approvazione, invio e altro, nell’interazione con clienti e fornitori e di ottimizzare l’uso delle risorse».
La risposta dei vendor
Gli fa eco Angelo Cian, responsabile soluzioni gestionali di Zucchetti, spiegando che «la fatturazione elettronica tra privati sarà certamente un fattore di accelerazione delle imprese verso il digitale, per creare un sistema che porti maggiore efficienza a tutti gli operatori coinvolti nel processo: imprese, professionisti e Agenzia delle Entrate». Tutto questo nella consapevolezza che i vantaggi sono tanti. A parte il fatto che «produrre fatture elettroniche costa meno – continua Cian – il vantaggio principale è la possibilità di gestire documenti digitali e di attivare automatismi per il controllo e le registrazioni a livello sia contabile sia logistico. Si possono così velocizzare le attività legate a magazzino e ciclo passivo e ridurre gli errori dovuti a imputazione manuale di dati». Di fronte a questa serie di benefici, la risposta dei vendor non si è fatta attendere, e si sono moltiplicate le soluzioni per aiutare le aziende ad adottare questo nuovo approccio, permettendo soprattutto di coglierne anche le opportunità più durature in termini di trasformazione complessiva dei processi.
Il requisito dell’integrazione
Tra gli elementi da tener presente nell’adozione di una soluzione per la gestione della fatturazione elettronica, è forse al primo posto quello dell’integrazione con i sistemi già presenti in azienda. «Alcune soluzioni che si stanno affacciando sul mercato sono ancora immature sul fronte dell’integrazione e di una visione a 360 gradi del processo di fatturazione» – avverte Alfieri Voltan, spiegando che la società ritiene fondamentale il tema dell’integrazione. «Adottare una soluzione per gestire la mera fatturazione elettronica in termini di comunicazione con il SdI potrebbe essere miope e creare anzi frammentazione e inefficienza nei processi. Quello del Sistema di interscambio è solo uno dei canali adottabili da clienti e fornitori, accanto a posta tradizionale, email, PEC e altro. Questo rende imprescindibile orientarsi verso soluzioni multicanale, in grado di gestire in maniera integrata tutti i processi di lavorazione delle fatture, indipendentemente dal canale e dal formato, facilitando l’utente nella gestione ibrida di cartaceo e digitale. Questo consente di avere un unico repository e processi normalizzati per l’archiviazione e il controllo di tutte le fatture. Altrettanto importante è il tema dell’integrazione con gli Erp, sempre più strategica in modo da rendere più semplici e veloci le attività degli utenti».
Offerta modulare
Non è quindi per caso, sottolinea Angelo Cian, che «Zucchetti ha pensato di integrare nativamente la soluzione di fatturazione elettronica non solo con tutti gli Erp e gestionali che compongono la propria offerta, ma anche con servizi quali firma digitale e PEC e con le applicazioni di gestione documentale e conservazione digitale per dare al cliente un servizio completo, dalla generazione e trasmissione della fattura, sino all’archiviazione a norma di legge». Il servizio, chiamato “Zucchetti Digital hub”, consiste in «un’offerta web modulare che permette al cliente di delegare a Zucchetti tutto il processo a fronte del pagamento di un corrispettivo annuale. Naturalmente, abbiamo pensato anche alle aziende che devono gestire fatture generate da Erp non Zucchetti, con un servizio che prevede l’installazione in locale della soluzione di fatturazione elettronica e la gestione del processo in piena autonomia» – conclude Angelo Cian.
Gestione corretta
Per Giuseppe Tusa, product marketing manager di InfoCert tra le prime tre società accreditate come gestore di identità digitale SPID, e che fa parte del Gruppo Tecnoinvestimenti, bisogna puntare l’attenzione sul fatto che «la normativa prevede che le fatture siano inviate in allegato alla mail certificata in formato Xml che non è direttamente leggibile dal destinatario senza un opportuno software per la visualizzazione. Ma l’individuazione, lo smistamento e l’immediata leggibilità delle fatture passive costituiscono elementi preziosi per la loro corretta gestione. È per questa ragione che in InfoCert abbiamo realizzato il nuovo servizio “FattureBtoB”, che consente agli utenti della casella Legalmail di individuare rapidamente la posta certificata in ingresso contenente fatture elettroniche e di poterle visualizzare correttamente, scongiurando così non solo il rischio di trascurarle o addirittura di percepirle come spam o virus, ma evitando di poter apparire insolvente o coinvolto in potenziali contenziosi. Il servizio, che al momento del suo lancio, a febbraio, è stato il primo sul mercato a essere direttamente integrato nella Pec, offre molti vantaggi in più: per esempio la possibilità, per i titolari della casella certificata, di accettare o rifiutare le fatture elettroniche passive in arrivo, generando automaticamente l’allegato in formato Xml necessario al dialogo con il sistema di interscambio di Sogei».
Piattaforma in cloud
«Per consentire al mercato di cogliere appieno i vantaggi offerti dalla fattura elettronica, che semplifica i processi interni, permettendo di digitalizzare operazioni che richiedono passaggi onerosi per l’organizzazione, TeamSystem ha dato vita ad Agyo, la piattaforma in cloud che permette scambi digitali tra clienti, fornitori, Sistema di interscambio, professionisti e circuiti bancari» – spiega Renato Ottina, product management – responsabile Enterprise Market di TeamSystem. Più in dettaglio, «attraverso Agyo le aziende possono inviare le fatture elettroniche ai propri clienti e allo SDI. Nel caso di utilizzo di gestionali TeamSystem la generazione delle fatture e il loro invio sono gestiti automaticamente. Le informazioni sono disponibili anche agli studi professionali su cui si appoggia l’azienda, estendendo così la collaborazione anche a questi attori. Ma è nel ricevimento delle fatture elettroniche passive che l’azienda può trarre il massimo vantaggio. La fattura passiva, attraverso Agyo, viene importata nel gestionale dell’azienda, verificata e automaticamente contabilizzata» – prosegue Ottina, evidenziando il «notevole risparmio in termini di tempo e l’eliminazione del rischio di errori nell’inserimento dei dati», unitamente alla «piattaforma collaborativa che permette di allargare costantemente gli attori coinvolti e le informazioni che si possono scambiare. TeamSystem permette per esempio di estendere la collaborazione al circuito bancario per la spunta automatica degli estratti conto bancari e la loro contabilizzazione in azienda. Anche in questo caso, evitando processi onerosi e rischi di errore».
Automatizzare il flusso di lavoro
«Gli sviluppi normativi di fine 2016 hanno purtroppo depotenziato i vantaggi fiscali previsti per chi decide di adottare la fatturazione elettronica B2B. Dagli ultimi dati, risultano pochissimi aderenti al regime premiale. Questa situazione rischia d’altra parte di offuscare gli indubbi vantaggi che ne derivano invece a livello di processo. Sono finalmente disponibili, infatti, standard e tracciati in grado di automatizzare il flusso di lavoro» – fa notare Simone Casadei Valentini, direttore progettazione, assistenza, formazione area Aziende e Professionisti di Passepartout. Per la società, «il documentale è sempre stato parte integrante del gestionale e allo stesso modo lo è la fattura elettronica. Il documento ha una valenza in dati gestibili dal software e quindi utilizzabili dal sistema», prosegue il manager, spiegando che «nell’ottica della fatturazione elettronica, tutto questo permette di partire dal documento ricevuto per chiudere il ciclo di magazzino con il carico automatico e la trasformazione dei documenti alla fattura stessa collegati. Allo stesso tempo, consente di avviare la registrazione contabile in un circolo virtuoso dove il sistema è in grado di apprendere le informazioni presenti in fattura per raggiungere un livello di automazione dei processi sempre maggiore. Riteniamo quindi che si siano in parte persi i vantaggi normativi prospettati inizialmente, ma rimangono indubbiamente quelli di processo, a patto di avere un gestionale in grado di sfruttare questi vantaggi».
Ottica europea
«La fatturazione elettronica tra privati è un ulteriore passo verso la rivoluzione digitale che sta investendo non solo l’Italia ma l’Europa intera» – spiega Alberto Carrai della direzione marketing e commerciale di AbleTech, sottolineando che «entro il 2020, si prevede che quella elettronica diventerà l’unica fatturazione esistente nell’Unione Europea. Le aziende italiane hanno quindi qualche anno per prepararsi a questa svolta. I benefici della gestione digitale delle fatture sono quantificabili sia in termini economici sia utilizzando un servizio come “Invoice Xchange”, in termini di maggiore affidabilità nel processo di conservazione, nella ricerca semplificata di qualsiasi documento, e soprattutto nel senso di un percorso di ottimizzazione dei processi aziendali che può partire proprio da qui». È anche per questo che, sempre secondo Alberto Carrai, rispetto ad altre soluzioni “one-shot”, Invoice Xchange è «integrabile ai sistemi gestionali e Erp in uso». Infatti, la grande opportunità della fatturazione elettronica, ben oltre la pura dematerializzazione, sta nell’aprire le imprese alla gestione digitale integrata di tutte le sue fasi. Stiamo parlando di «profilazione, distribuzione, autorizzazioni interne, validazioni, fino all’invio, che rappresentano solo la punta dell’iceberg – puntualizza Carrai – con notevoli vantaggi in termini di abbattimento dei tempi di esecuzione delle attività, riduzione dei costi di gestione delle informazioni da scambiare con la controparte, e miglioramento nell’accuratezza del processo grazie all’eliminazione delle attività a forte contenuto manuale».
Dematerializzare la filiera
Al di là delle incentivazioni fiscali, ancora in fase di definizione, la vera opportunità per le imprese è che saranno spinte a usare la gestione elettronica dei documenti nei processi aziendali. «Non basta impiegare il software gestionale per creare la fattura elettronica – spiega Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult – questa va passata a un sistema documentale evoluto come quello Top Consult che provvede ad archiviarla, spedirla, conservarla digitalmente». In altre parole, «occorre dematerializzare tutta la filiera documentale dall’ordine fino al pagamento, in modo da ottemperare agli obblighi di legge e creare maggiore efficienza». Ci sarà inoltre un periodo di transizione, in cui coesistono fatture Xml, documenti Pdf allegati alle e-mail, cartacee: «Solo la gestione documentale è in grado di gestirle tutte al meglio». Ed è anche per questo che «le soluzioni per la fatturazione elettronica, sia B2B sia PA, devono essere ampie e complete, per digitalizzare i processi aziendali legati alla fattura e integrarli con i sistemi gestionali e informativi. Nei suoi 30 anni di attività, Top Consult ha sempre progettato sistemi documentali capaci di integrarsi con tutti i gestionali e gli Erp: in questo modo, nei nuovi scenari del documento informatico, il sistema documentale diventa l’asse portante del sistema informativo aziendale. Per questo, abbiamo progettato la nuova suite “TopMedia Social Ned” che consente anche alle PMI di iniziare velocemente la gestione della fattura elettronica e dei processi lavorativi in cui è inserita mediante soluzioni già pronte all’uso».
Ottimizzare i processi
«Non siamo solo noi a pensarlo, in quanto ormai tutti gli attori coinvolti nei processi amministrativi aziendali ritengono che la fatturazione elettronica sia uno strumento imprescindibile, una necessità oggettiva non solo per le grandi imprese che ricevono e inviano numeriche elevate di documenti, ma anche per le piccole aziende che si trovano a gestire poche centinaia di documenti» – commenta Gianmario Mollea, marketing and sales manager di Tesisquare. Anche perché «la fatturazione elettronica tra privati rappresenta, soprattutto per i soggetti passivi di Iva, un mezzo per ottimizzare i processi amministrativi interni, tanto in termini di costi quanto di velocità nella gestione dei documenti. Infatti, consente di ottenere una consistente riduzione dei costi per ogni fattura gestita, grazie all’azzeramento dell’utilizzo della carta e alla diminuzione del personale dedicato a gestire manualmente il processo di fatturazione, con la sua ricollocazione in attività a maggior valore aggiunto» – prosegue Mollea, sottolineando che «l’ottimizzazione dei processi avviene anche grazie ad alcune importanti agevolazioni fiscali, come i rimborsi IVA eseguiti in via prioritaria, le verifiche, i controlli e gli accertamenti fiscali ridotti, e infine un programma di assistenza per gli esercenti arti e professioni e per le imprese in semplificata».
