A cura di Massimo Ceresoli, Head of Business Solutions – Southern and Central Europe Orange Business Services
Sempre più aziende utilizzano app per la chat di gruppo e software per il lavoro in team per comunicare internamente. Ma questi software rendono effettivamente i team più produttivi o aumentano semplicemente il rumore di fondo?
Negli ultimi anni le imprese hanno seguito la strada segnata dal mercato consumer e hanno abbracciato i social media e le comunicazioni di gruppo. Le nuove applicazioni di comunicazione “semplici e divertenti” (cioè “frictionless”) come ad esempio Slack, Hipchat e Microsoft Teams sono cresciute in popolarità, dando ai dipendenti un nuovo modo di collaborare.
E si può star sicuri , per i lavoratori millennial la collaboration è una priorità. È l’unico mondo che conoscono, dal momento che sono nati in un mondo di social media e di connettività mobile ad alta velocità sempre connessa. Lo US Bureau of Labor Statistics prevede che i millennial rappresenteranno il 75% di tutti i dipendenti entro il 2030, il che significa che le aziende che vogliono restare competitive devono fare i conti con questa generazione mobile, che ha bisogno delle app.
Comunicazioni basate su canali
Le applicazioni frictionless organizzano la messaggistica dei singoli team in canali di gruppo per facilitare il lavoro di squadra su progetti specifici. Slack, per esempio, è stata progettata per offrire conversazioni continuative, fluide e più “naturali” sul posto di lavoro – e per sostituire l’email che richiede più tempo. Ha già oltre 5 milioni di utenti giornalieri che inviano un miliardo di messaggi al mese.
In effetti, le comunicazioni frictionless promettono “la fine della posta elettronica”. L’email sarà anche nata come nuovo modo rivoluzionario di comunicare a livello individuale e di gruppo, ma nel tempo è diventata un bel fardello. Oggi, l’impiegato medio spende il 20% del proprio tempo a leggere e a rispondere alle email, e tra i messaggi che arrivano mediamente solo il 38% è importante. Per quanto riguarda la possibilità di sostituire le email, Slack dice che gli utenti ricevono mediamente il 49% meno email interne quando adottano l’applicazione.
Microsoft Teams è un’altra proposta interessante. Il gigante di Redmond era da molto tempo legato alla sua suite di Microsoft Office, che include Outlook, un’app che è spesso la prima scelta di molti utenti per la gestione dell’email di lavoro. Convincere le persone a cambiare un’abitudine pluriennale per fare il passaggio ad un’applicazione frictionless al posto dell’email tradizionale non è un’impresa da poco. Oggi Microsoft Teams, proprio come Slack, offre canali di messaggistica personalizzabili che possono essere adattati a gruppi, progetti o esigenze specifiche, una cosa che l’email non può fare.
In termini di contenuti che le applicazioni “frictionless” consentono e incoraggiano, Hipchat ritiene che le chat di gruppo e l’uso di emoticon e emoji “aiutino i colleghi a creare legami personali”. Il provider dell’applicazione ha condotto una ricerca secondo cui il 62% delle persone ha dichiarato di sentirsi più vicino ai colleghi utilizzando emoticon in chat e conversazioni, mentre il 61% ha detto di aver impiegato emoticon per aggiungere emozione o personalità ai messaggi. Secondo il 50% di loro, utilizzare le emoticon migliora la comunicazione sul posto di lavoro. Quindi sembra che, mentre le email si trasformano in chat sul luogo di lavoro, le comunicazioni aziendali stiano abbracciando emoji ed emoticon.
Ma funzionano realmente?
È piuttosto difficile calcolare gli incrementi di produttività per capire se le applicazioni frictionless abbiano un impatto dimostrabile sull’efficienza. Ciò che sembra chiaro è che esiste un effetto certo sull’email. Slack afferma che i suoi utenti vedono una grande riduzione nell’utilizzo di posta elettronica, che è significativo, ma solo se questo tempo viene speso in modo proficuo, e non semplicemente a chattare con i colleghi su un’applicazione frictionless.
La natura istantanea delle applicazioni “frictionless” dovrebbe certamente comportare un guadagno in produttività, perché accelera il processo di comunicazione tra colleghi e team. I dipendenti hanno maggiori probabilità di ottenere una risposta istantanea da un membro del team tramite chat piuttosto che dover aspettare una risposta via posta elettronica. Inoltre, questi strumenti aiutano anche a rompere le camere stagne di informazioni che rimangono spesso intrappolate nella posta elettronica o negli allegati. Le applicazioni frictionless consentono di condividere file in chat di gruppo, in modo che tutti i partecipanti abbiano accesso.
Nonostante ciò, non esistono prove che l’email stia per essere consegnata alla storia. Gli analisti di Radicati Group prevedono che entro il 2019 il numero di utenti di posta elettronica in tutto il mondo supererà i 2,9 miliardi, in crescita del 10% rispetto al 2015. Anche le email aziendali inviate e ricevute per utente al giorno cresceranno del 14% nel mondo nello stesso periodo.
Le applicazioni frictionless stanno sicuramente avendo un impatto sull’ambiente aziendale e consentono ai team di lavorare insieme in modi completamente nuovi, ma per il momento non sono ancora nemmeno vicine al punto di far fuori l’email.
