A cura di David Mills, CEO di Ricoh Europe
Le medie imprese dovrebbero fare della digital transformation e dell’automazione dei processi il proprio mantra, come emerge da una ricerca commissionata da Ricoh a Coleman Parkes. Ma perché questi aspetti, e in particolare quello dell’automazione, sono così importanti?
Le medie imprese di tutta Europa hanno grandi ambizioni, ma solo in poche riescono a diventare aziende di dimensioni più rilevanti. Il 93% delle medie imprese coinvolte nella ricerca Ricoh “Medie imprese: sindrome del figlio di mezzo?” afferma di incontrare barriere che ostacolano lo sviluppo. Queste aziende sono consapevoli del fatto che la velocità sia importante per raggiungere il successo e che quanto più si riesce ad automatizzare processi ed attività, tanto più si è agili. Molte imprese di medie dimensioni puntano a rapidità ed agilità, ma non riescono ad affrontare questa sfida in modo corretto. La digital transformation consentirebbe a questa fetta di mercato di migliorare l’automazione e di beneficiare di processi più fluidi, affidabili e allineati con la velocità del mondo digitale.
Ma perché l’automazione dei processi è così importante?
1. Il business è più veloce
Grazie all’automazione dei processi è possibile risparmiare tempo eliminando procedure ripetitive e “time-consuming”. Questo non solo mette le medie imprese nella condizione di essere agili, ma permette loro di utilizzare la risorsa più preziosa – il tempo – per gestire attività strategiche per il business. Inoltre, si accelerano i processi decisionali, dal momento che la condivisione delle informazioni è più rapida.
2. Risparmi significativi grazie alla digitalizzazione
Non sapete da dove partire con l’automazione? Concentratevi sul reparto amministrativo automatizzando la gestione del cash flow e introducendo la fatturazione elettronica. In questo modo si velocizza la ricezione dei pagamenti, senza dover effettuare eccessivi investimenti. Da una ricerca Ricoh è emerso che potenzialmente il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella digitale farebbe risparmiare al settore pubblico europeo 40 miliardi di euro all’anno. Se estendiamo la riduzione dei costi a tutti i mercati l’enorme potenziale della fatturazione elettronica risulta chiaro.
3. Informazioni più integrate e riduzione degli sprechi
Complice l’aumento dei dati da gestire, negli uffici i workflow documentali diventano sempre più complessi. Allo stesso tempo per le aziende è fondamentale che i processi di scansione, copia e stampa integrino le informazioni di back-office e front-office. In questo modo l’automazione, oltre a semplificare i processi, ridurrebbe costi e sprechi derivanti dalla duplicazione delle attività.
4. Migliore accesso ai dati
I dipendenti devono poter accedere velocemente a informazioni corrette e aggiornate, dentro e fuori i confini dell’azienda. La digitalizzazione delle informazioni, insieme all’automazione dei processi di scansione e archiviazione, agevola lo smart working e la flessibilità, riducendo allo stesso tempo i costi per la creazione e il mantenimento degli archivi aziendali. Con la digitalizzazione anche la gestione dei documenti risulta semplificata, poiché ad esempio si accelerano i processi di approvazione e autorizzazione mediante l’automazione dei flussi di lavoro.
Dalla ricerca Ricoh è emerso come le medie imprese di tutta Europa stiano perdendo complessivamente 433 miliardi di euro all’anno come conseguenza di una serie di barriere che ne ostacolano lo sviluppo. Questa cifra non può essere ignorata. Le medie aziende che vogliono puntare alla crescita dovrebbero concentrarsi sulle tecnologie per la digitalizzazione implementando ad esempio fatturazione elettronica e flussi di lavoro automatizzati. Per queste aziende è arrivato il momento di dare priorità all’innovazione per affrontare le sfide poste dal mercato.
