Nuove soluzioni, partnership strategiche e uno sguardo al futuro. La società attiva nei sistemi innovativi e integrati di digital document management si avvia a concludere un anno sicuramente importante
L’ottimismo regna in casa Optimo Next. La società, attiva nella progettazione, sviluppo e gestione di sistemi innovativi e integrati di digital document management, si avvia alla conclusione del 2016 potendo contare su numerosi traguardi importanti, come racconta in una conversazione con Data Manager Fabrizio Tudisco, CEO di Optimo Next. L’esordio è giustamente incentrato su quali siano stati i fatti salienti che hanno caratterizzato l’anno. «Questo 2016 è stato per noi intenso e positivo: siamo partiti con una squadra nuova sia per l’area vendite sia per quella R&D, che ha dimostrato di sapersi muovere con flessibilità e velocità nel mercato del digital document management» – racconta Tudisco, sottolineando che «siamo stati in grado di intercettare trend e necessità che stavano iniziando a emergere in quel momento sul mercato e a trasformarli in soluzioni semplici e user-friendly, adattabili ai processi dei clienti, grazie al nostro team di ricerca e sviluppo». Si tratta di «soluzioni diverse, che rispondono a un’unica esigenza: quella di digitalizzare i processi, rendendoli ancora più smart. Un esempio tra tutti: trasformare il processo di approvazione e firma di documenti tra attori interni o anche esterni all’azienda, come fornitori, partner e consulenti, con una soluzione web, accessibile anche in mobilità. È così che è nata la nostra soluzione NextSign» – rivela Tudisco.
Novità su tutta la linea
Sempre nel 2016, «abbiamo lavorato per aggiungere valore anche ai servizi di business process outsourcing. Immaginiamo di poter rendere “intelligente” la raccolta di documentazione, fisica o digitale, distribuita su un territorio dove agenzie e dealer producono documenti e hanno la possibilità di monitorare, anche in mobilità, lo stato della documentazione elaborata, rispondere e sanare le eventuali anomalie. Infine, i dati possono essere analizzati e riprodotti graficamente secondo variabili spazio temporali e integrati con altre fonti dati interne o esterne all’azienda, ed ecco Web tool con analytics» – spiega Tudisco. Gli analytics, sempre più al centro dell’attenzione, hanno trovato anche altre applicazioni: «Con la soluzione Digital Mailroom 2.0 abbiamo innovato, grazie al modulo analytics, servizi consolidati, con la gestione multicanale dei flussi di posta, compresi quelli relativi alla PEC» – prosegue Tudisco. Da segnalare, tra le novità 2016, anche la soluzione che «migliora notevolmente il processo di entrata e uscita di ospiti in azienda: si tratta di NextOne, uno strumento interamente digitale per la gestione dei visitatori in azienda, firme incluse, che permette di eliminare i fogli Excel e i registri cartacei, oltre al non dover più ripetere sempre gli stessi dati alla reception» – fa sapere Tudisco.
Partnership di rilievo
Guardando più da vicino al mercato italiano, «dal lato comunicazione e marketing avevamo due obiettivi: migliorare il posizionamento del brand Optimo Next nel mondo del digital document management ed espandere la nostra base clienti in settori specifici» – rivela Tudisco, spiegando che «questo si è tradotto in campagne di comunicazione su media a copertura nazionale, in partecipazione a eventi di settore rivolti a interlocutori delle line of business, e una sempre maggiore presenza e coerenza online, a partire da piattaforme social come Twitter e LinkedIn». Importante anche il capitolo delle alleanze: «Questo primo anno di vita è stato essenziale per stringere partnership strategiche, non solo tecnologiche ma anche commerciali, con realtà di eccellenza come Aruba e Boole Server. Aruba ci ha permesso di potenziare le nostre capacità in termini di data center e di costruire un miglior piano di business continuity e disaster recovery da poter offrire ai nostri clienti, mentre Boole Server ci ha consentito di completare il nostro portafoglio, in quanto offre una soluzione che permette una protezione “data centrica” dei documenti, agevolando la collaborazione e condivisione in real time» – prosegue Tudisco. Sullo stesso piano anche la collaborazione con il Politecnico di Milano, nello specifico con l’Osservatorio sulla Dematerializzazione, che «ci ha reso possibile comprendere meglio la normativa in tema di fatturazione elettronica, conservazione a norma e dematerializzazione e capire in che direzione si stanno muovendo le aziende per digitalizzare i propri processi» – evidenzia Tudisco.
La risposta del mercato
Nel valutare quale è stata la risposta del mercato, il CEO di Optimo Next non ha dubbi: «Quest’anno siamo riusciti a espandere il nostro raggio d’azione, entrando in contatto con settori e clienti che non avevamo mai incontrato prima. Questo ci ha permesso di portare la nostra esperienza in altri contesti e applicare i casi di successo dei settori industriali che conosciamo meglio, a procedure similari presenti in altri settori verticali di mercato. Inoltre, il nostro impegno in comunicazione e marketing ha aumentato la nostra brand awareness nel mercato italiano, consentendoci di iniziare un percorso di digitalizzazione in aziende che prima ci percepivano come puro outsourcer di processi cartacei. I nostri stessi clienti “storici” hanno percepito questa spinta innovativa che ha portato ulteriori benefici nei processi che abbiamo in gestione». Un feedback decisamente positivo, quindi, «anche se abbiamo percepito ancora più forte il divario tra le aziende in Italia: molte realtà sono coscienti del potenziale del digitale e cercano di andare sempre “a step forward” nel digitalizzare i propri processi. Molte altre invece continuano a fare fatica ad abbandonare la carta e i processi come sono sempre stati eseguiti. In Optimo Next, il lavoro più intenso è cercare di portare le aziende, anche le più scettiche, ad apprezzare tutti i benefici che le nuove tecnologie di digitalizzazione alla fonte permettono. Il vero gap non è tecnologico, ma culturale» – sottolinea Tudisco.
Lezioni da apprendere
Una conversazione a tutto campo non può prescindere anche dagli aspetti che non hanno corrisposto in pieno alle attese, magari perché troppo in anticipo sui tempi. Al riguardo, Fabrizio Tudisco ritiene che «le lezioni più importanti siano apprese facendo tentativi, sbagliando e migliorando le proprie scelte per poterne fare altre più informate. Quindi anche ciò che non ha funzionato secondo le nostre intenzioni è stato utile per noi. Il modulo di analytics sviluppato come sezione aggiuntiva al nostro Web tool non è stato semplice da elaborare e soprattutto da far capire. I clienti non ci percepiscono come player in quest’area di business intelligence e soprattutto non sanno come poter rielaborare i milioni di dati in loro possesso per trasformarli in informazioni effettivamente per loro utili. Ma c’è anche un’altra sfida: quella di cercare di dirimere i diversi pareri normativi che forniscono i legali delle aziende, soprattutto in tema di firma elettronica. Questa varietà d’opinione, unita a un contesto normativo italiano non sempre coerente con quello europeo, sicuramente non aiuta chi vuole fare innovazione digitale a norma di legge».
Uno sguardo al futuro
Guardando al prossimo anno, Optimo Next è al lavoro su più fronti: «Da un lato puntiamo a sviluppare nuovi servizi digitali che permettano di digitalizzare alla fonte diversi processi di business, e dall’altro lato vogliamo rendere sempre più “intelligenti” i servizi che offriamo, legando nuovi moduli tecnologici al nostro BPO. In tutto questo, il nostro ruolo di system integrator continua a evolvere con l’acquisizione di competenze sempre nuove e sempre più affini ai processi che gestiamo per i clienti. Siamo consci che le giuste relazioni di partnership sono essenziali per essere efficaci sul mercato con una value proposition completa, e per questo continueremo a potenziare il nostro network, non solo commerciale ma anche tecnologico, per completare ulteriormente il nostro portafoglio soluzioni» – conclude Fabrizio Tudisco.
