Grazie ad Archiva la società ha dematerializzato il ciclo attivo e passivo, rendendo i processi più efficienti. Maurizio Faustini, responsabile amministrativo: «Nel futuro 100% automazione»
Metra è una società nata nel 1962 da un’intuizione di quattro imprenditori bresciani. L’idea di creare un’impresa specializzata in manufatti in alluminio si è trasformata in una realtà di successo, che oggi è leader di settore in Europa e che impiega 660 addetti, con un fatturato consolidato superiore ai 200 milioni di euro. «Ci rivolgiamo sia ai piccoli serramentisti che svolgono interventi nelle unità abitative sia alle grandi multinazionali che realizzano le facciate continue dei grattacieli. I nostri settori di riferimento sono l’edilizia, dove abbiamo una divisione per il mercato locale e una per l’estero che copre tutti i continenti, e l’industria, per la quale invece lavoriamo su commessa per importanti clienti come Hitachi, Finmeccanica, Siemens e grossi player del ramo trasporti» – spiega a Data Manager Maurizio Faustini, responsabile amministrativo di Metra.
La collaborazione con Archiva
L’azienda copre tutto il ciclo della filiera produttiva: dalle società per le lavorazioni industriali, alle fonderie per riciclare i materiali di scarto fino alle società per commercializzare il prodotto. Metra ha adottato da una decina d’anni le soluzioni di Archiva per la dematerializzazione documentale e la conservazione digitale. L’incontro tra il gruppo bresciano e l’azienda specializzata nell’outsourcing dei processi aziendali avviene quando il Gruppo Metra inizia a interessarsi alle soluzioni elettroniche per il ciclo attivo e passivo, che stavano iniziando a diffondersi a inizio degli anni 2000. «All’epoca, ricordo di aver letto un articolo e di aver contattato Archiva per saperne di più sulla dematerializzazione e la conservazione digitale» – racconta Faustini. «La collaborazione è stata avviata nel 2005 e ha visto diversi altri progetti concretizzarsi negli anni seguenti».
I vantaggi della soluzione
I vantaggi sono molti e immediati. «In primo luogo, l’eliminazione della carta implica maggiore efficienza e riduzione dei costi grazie all’automazione dei processi» – spiega Faustini. «Inoltre, tutto il processo del ciclo interno viene velocizzato e ottimizzato, tagliando i costi degli archivi cartacei e liberando risorse di tempo e denaro da destinarsi ad attività a maggior valore. Una stima approssimativa dei risparmi può essere quantificata tra i 50 e i 100mila euro, considerando anche il lavoro umano per gestire i processi che venivano eseguiti a mano. Abbiamo iniziato l’implementazione presso Metra Sistemi e in seguito anche presso l’azienda madre Metra spa». Oltre ad Archiva, vi era un’altra società alla quale Metra avrebbe potuto rivolgersi nel 2005. Il management ha però deciso di rivolgersi alla società di Verona perché offriva vantaggi sostanziali come un servizio erogato in modalità outsourcing (quindi senza impegno di risorse umane dedicate da parte del cliente) e la maggiore specializzazione nel core business con personale altamente competente e infrastruttura tecnologica più avanzata.
Automazione e processi
«ll futuro sarà all’insegna di un’automazione ancora più spinta. Abbiamo intenzione di implementare la soluzione Early.Archiva per integrare il ciclo passivo ed eliminare ogni “residuo” cartaceo ancora in circolazione all’interno dei dipartimenti, in modo da rendere il formato elettronico istantaneamente accessibile a tutti i nostri uffici e per adottare il prima possibile il nuovo paradigma della fattura elettronica anche tra aziende private. Grazie infine a Requiro.HUB, il servizio di Archiva dedicato alla gestione documentale web-based integrato ai servizi di Archiva, abbiamo risolto brillantemente la situazione – tra l’altro con i complimenti dell’Agenzia delle Entrate fa notare Faustini – quando abbiamo avuto i normali controlli da parte delle autorità, che hanno potuto accedere ai documenti da remoto». Il rapporto che si è sviluppato negli anni tra Metra e Archiva va oltre il solo business, tanto che Faustini parla di «amici» quando si riferisce allo staff di Archiva con cui la collaborazione dura ormai da più di dieci anni. «Non si tratta solo di persone molto qualificate ma anche molto propositive. Parlando con loro nascono nuove idee per il futuro e per rendere il business ancora più efficiente e all’altezza dell’era digitale».
