Soluzioni per il ciclo attivo e passivo e la conservazione digitale. Il colosso dell’agroalimentare: «Il futuro è all’insegna dell’automazione»
Gruppo Veronesi è la quarta realtà italiana nell’agroalimentare, che annovera marchi di spicco come Aia e Negroni, mentre i numeri dell’azienda parlano di un fatturato 2015 che sfiora i 2,8 miliardi di euro, 7.700 dipendenti, 15 siti produttivi, 7 mangimifici, 14 tra aziende agricole e incubatoi e una rete logistica che garantisce la distribuzione sul territorio nazionale e d’oltralpe. «Si tratta evidentemente di un soggetto imprenditoriale molto articolato e vasto, composto da una holding, una divisione alimentare e una agrozootecnica, compresi incubatoi e allevamenti. Il gruppo controlla tutta la filiera, dalla produzione dei mangimi, agli animali allevati fino alla macellazione e alla trasformazione in prodotto finito» – spiega a Data Manager Stefano Zampollo, direttore contabilità clienti e gestione crediti di Gruppo Veronesi. L’azienda realizza il 16% del fatturato, corrispondente a circa mezzo miliardo di euro, attraverso le esportazioni in 70 paesi nel mondo.
Archiva è il partner tecnologico di riferimento dell’azienda per tutto ciò che riguarda la dematerializzazione documentale del ciclo attivo e passivo e la conservazione digitale. La collaborazione è nata nei primi anni 2000 e da allora sono stati sviluppati diversi progetti che mirano a una maggiore efficienza amministrativa e quindi a un uso più razionale delle risorse disponibili, portando a un aumento della produttività annua per dipendente amministrativo da 19,6 milioni di euro nel 2003 a 65,8 milioni nel 2013. «All’origine della nostra partnership con Archiva vi è stata l’esigenza di dotarsi di sistemi per la conservazione a norma dei documenti, passando al digitale per una gestione non più manuale ma informatizzata e negli anni ci si è poi posti l’obiettivo di efficientare alcuni processi» – prosegue il manager. Per la gestione del ciclo passivo, ad esempio, il Gruppo Veronesi ha adottato il servizio Early.Archiva, automatizzando le procedure aziendali di riferimento. Da un anno a questa parte, ha messo in campo anche la soluzione Archiva.Export pensata appositamente per le esportazioni nei paesi fuori dalla Comunità Economica Europea.
L’automazione del ciclo passivo
Early.Archiva è la soluzione adottata per dematerializzare parte dei documenti del ciclo passivo, rendendo i processi più “fluidi” e armonizzandoli tra loro. Dalla ricezione dei documenti in forma cartacea o elettronica alla registrazione e protocollazione, dall’archiviazione digitale presso Archiva all’inserimento in un ciclo autorizzativo automatizzato per procedere al pagamento: tutto è gestito attraverso un servizio in outsourcing. «Grazie al sistema di Archiva – continua Zampollo – la fattura può arrivare direttamente a noi ma possiamo anche autorizzare lo stesso fornitore a inoltrarla ad Archiva. Attraverso la tecnologia OCR vengono individuati all’interno di quel documento i campi delle informazioni salienti – partita IVA, numero, data, importo, numero di ordine – e viene inviata all’operatore una proposta di documento da registrare. Se tutto corrisponde, il documento viene completato, confermato e protocollato e infine passato in Archiva per l’archiviazione. «Si tratta di un processo completo di automazione, che garantisce ancora una volta zero errori, tempi ridotti e maggior controllo grazie all’inserimento del documento nei nostri workflow autorizzativi». Tutto questo ha permesso di ottenere una reale riduzione del 43% dei costi amministrativi.
Gestione delle pratiche doganali
Il comparto agroalimentare italiano, in generale, ha un forte interesse nell’export dei propri prodotti. Una delle mission aziendali è di sviluppare il più possibile queste opportunità di business e ciò comporta anche la necessità di informatizzare al meglio le procedure e i relativi workflow documentali che gestiscono il controllo delle merci in uscita, anche per ottemperare alle normative fiscali che, non ultime, impattano significativamente nella scelta delle soluzioni più idonee allo scopo. «Archiva ci aiuta a controllare opportunamente la documentazione amministrativa, nella fattispecie a garantire la conformità del “visto uscire” della dogana con i valori riportati nei nostri documenti, in modo da poter dimostrare, in caso di verifiche, che le merci sono effettivamente state esportate fuori dai confini della Comunità europea. È questo il punto centrale per cui abbiamo implementato la soluzione Archiva.Export, ossia rendere più efficiente e puntuale la gestione di migliaia di documenti, anche a distanza di tempo, relativi all’export dei nostri prodotti, sostituendo l’informatica al lavoro manuale e, al contempo, garantire un maggior controllo delle pratiche aperte, anche attraverso opportuni alert automatici, nel puntuale rispetto delle norme di legge». Per il futuro, Gruppo Veronesi vuole continuare a puntare sull’informatizzazione delle procedure e sull’automazione dei processi, delle modalità di produzione e del controllo qualità.
