Alla scoperta di Next Sign, il modulo ideato dalla società, attiva nel document management da molti anni, per digitalizzare l’intero processo di firma, e della nuova soluzione di data analytics sviluppata ad hoc
Tra digitalizzazione del processo di firma e soluzioni di data analytics, non conosce soste l’innovazione targata Optimo Next. La società, la cui missione è da tempo quella di progettare, sviluppare e gestire sistemi innovativi e integrati di digital document management, migliorando processi già esistenti e rendendoli più utili ed efficienti, ha fatto dell’innovazione continua uno dei propri elementi più distintivi. L’obiettivo della società è di guardare ai processi di business specifici dei clienti, per poter intervenire con soluzioni ad hoc. La proposta di Optimo Next si articola in un’integrazione continua di servizi: da un lato il business process outsourcing e dall’altro la system integration, offrendo “in cloud” o “on premise” piattaforme di document management integrabili con tutte le piattaforme preesistenti presso i clienti. In un’ottica d’innovazione continua, «recentemente abbiamo concentrato i nostri sforzi di ricerca e sviluppo anche nella digitalizzazione del processo di firma, sulla base della constatazione di come in azienda si tenda ancora a usare molto la firma “fisica”, cioè cartacea, e nelle soluzioni di data analytics, per fornire ai nostri clienti un cruscotto di monitoraggio e una reportistica specifica» – spiega Enzo Capilli, sales & marketing director di Optimo Next.
Oltre 300 contratti all’anno
Riguardo alla digitalizzazione del processo di firma, è un fatto che «nell’ambito del procurement, cioè della direzione acquisti, soprattutto nei settori con i quali siamo più in contatto, come Insurance, Financial Services, Telco e Utilities, si gestiscono moli notevoli di contratti di fornitura, anche più di 300 ogni anno, con soggetti diversi che prendono parte al processo di firma. Ecco che il flusso diventa così un iter corposo, ulteriormente complicato nel caso di aziende con più sedi e uffici, senza dimenticare che, ovviamente, il contratto dovrà poi essere trasmesso al fornitore, che avrà lato suo processi analoghi di firma» – spiega Capilli. In questo ambito, la digitalizzazione non può che portare vantaggi, ed è per questo che «a partire dall’anno scorso, abbiamo concepito un nuovo processo ad hoc, nato anche in base ad alcuni test e al confronto con i nostri clienti, presso i quali abbiamo trovato ottimi riscontri» – precisa Capilli.
La nascita di Next Sign
Ha così visto la luce Next Sign, che nello scorso gennaio ha avuto il suo primo proof of concept per poi essere installata presso i primi clienti. Più in dettaglio, la soluzione segue «tutto il workflow approvativo tipico della direzione acquisti, con i documenti caricati sempre nell’ultima versione, e ingaggia i diversi colleghi coinvolti nel processo di firma. Inoltre, il sistema è in grado di gestire la firma remota tramite token, che oggi è soprattutto tramite SMS e su smartphone abilitati, quindi senza più la necessità del piccolo dispositivo che si usava fino a poco tempo fa» – sottolinea Capilli, facendo notare che il sistema opera sia in modalità desktop sia in mobilità: «L’avvio del percorso è su desktop ma è perfettamente in grado di procedere su dispositivi mobili». Questo permette la massima flessibilità anche verso i fornitori, che potranno collegarsi e autenticarsi sulla piattaforma NextSign, dove vengono censiti e accreditati e dove potranno firmare con la loro firma digitale. Come noto, oggi quasi tutte le aziende dispongono di una firma digitale, per esempio in quanto si tratta da tempo di un requisito indispensabile per siglare i bilanci. Grazie alle funzionalità di NextSign, un modulo in grado di operare anche autonomamente, «il processo di firma nell’ambito del procurement non vede più la presenza di alcun foglio di carta, e il contratto trova il suo momento di cristallizzazione con l’archiviazione a norma di legge, che sanziona definitivamente l’autenticità e l’immodificabilità» – sintetizza Capilli.
L’ora dei data analytics
Passando a esaminare più da vicino le novità di Optimo Next in ambito data analytics, Enzo Capilli non ha dubbi: «Crediamo che una delle premesse fondamentali oggi sia quella di avere una conoscenza più completa possibile dei processi che gestiamo, con correlazioni dinamiche di fonti di dati differenti, interne all’azienda e anche con basi dati esterne». Le tipologie di analisi possono essere le più disparate. «Per fare un solo esempio – continua Capilli – si possono analizzare i dati relativi ai contratti di assicurazione, suddividerli per provincia in modo da capire i trend interni all’azienda, oppure incrociarli con i dati generali relativi a dati ISTAT del territorio, presentandoli in una maniera grafica immediata, utile a far comprendere rapidamente i diversi fenomeni» – prosegue Capilli.
La conoscenza dei processi specifici di ciascun settore e di ogni cliente permette di analizzare ed estrarre informazioni “parlanti” in grado di aiutare a ottimizzare il processo in sé oppure a capire i punti di miglioramento delle performance, soprattutto se si considerano aziende distribuite con migliaia di uffici nel territorio. «Spesso questi dati difficilmente vengono aggregati – spiega Capilli – sia perché distribuiti per pertinenza a diverse aree aziendali che non necessariamente dialogano in real-time tra loro, sia perché risulta difficile immaginare delle associazioni tra fonti di dati interne ed esterne. I nostri clienti ci aiutano a capire quali valori sono punti di miglioramento utili per loro e Optimo Next realizza una dashboard in real-time che li aiuta a vedere oltre il singolo processo e oltre la loro BU».
Duecento milioni di documenti
Le potenzialità di questo tipo di analisi sono molto interessanti, anche perché la mole di dati da correlare è piuttosto significativa, visto che Optimo Next gestisce attualmente più di 200 milioni di documenti all’anno, una buona metà dei quali è già nativamente digitale. Non solo. A tendere, la quota digitale sarà sempre maggiore: solo lo scorso anno era pari al 35% del totale, mentre oggi è attorno al 50%. C’è però un problema: «Ci siamo accorti che non sono molte le aziende che utilizzano gli analytics anche nella loro area di gestione documentale, forse perché vengono sempre associati alle vendite, al marketing o a indagini statistiche che poco si integrano con i processi cartacei e digitali dei documenti aziendali. Quello della gestione documentale è invece uno dei nostri core business, ed è per questo che abbiamo deciso di aggiungere ai nostri sistemi di business process outsourcing un modulo di data analytics, in grado di agire su elementi e parametri concordati di volta in volta con i clienti».
Alla ricerca del nome
Il successo non manca. «I clienti hanno già mostrato notevole interesse, scoprendo correlazioni e collegamenti che prima non erano facilmente percepibili, così da affinare ulteriormente l’attività di business» – spiega Capilli, rivelando che «attualmente, i moduli di data analytics sono finora stati applicati su alcuni clienti importanti nell’ambito Telco, iniziando dall’area delle operations post-vendita per poi estenderli ad altri servizi, ma la soluzione si sta facendo strada anche ad altre tipologie di processi in settori differenti. Infine, una curiosità è che il sistema di data analytics, essendo di nascita recente, non ha ancora un proprio nome specifico. Ma è solo questione di tempo» – assicura Enzo Capilli.
