La cooperativa del Consorzio Conad implementa soluzioni di efficientamento e dematerializzazione con l’obiettivo di razionalizzare i processi e migliorare il business
CIA – ovvero Commercianti Indipendenti Associati – è una cooperativa facente parte del Consorzio Conad e che presidia i territori di Romagna, Marche, Friuli e Veneto con 230 punti vendita in 5 canali di distribuzione, di cui fanno parte Conad Ipermercati, Superstore Conad, Supermercati Conad e Conad City. CIA sta mettendo in campo una soluzione software per rendere più efficienti i processi di fatturazione dei punti vendita e digitalizzare i processi anche del centro distributivo, sostituendo l’informatica alla carta. Partner tecnologico in questa iniziativa è Di.Tech, leader nei sistemi informativi e nella consulenza per il mondo della distribuzione, i produttori di beni di largo consumo e gli operatori logistici. Il progetto è iniziato a ottobre dello scorso anno ed è previsto che venga implementato per moduli, arrivando a completamento nel 2017.
PROGETTO SU MISURA
«Abbiamo pensato fin dall’inizio in maniera globale, affinché il progetto rispondesse a tutte le esigenze aziendali che avevamo definito – spiega a Data Manager, Sandro De Matteis, direttore dei sistemi informativi di CIA. Siamo partiti dalle necessità del punto vendita per arrivare fino ai processi di cooperativa, analizzando il percorso “a ritroso”, in tutte le componenti e i punti critici». I temi dell’efficienza e della riduzione dei costi sono centrali per qualsiasi business, e la tecnologia può essere un formidabile strumento in questo senso. Per le performance aziendali, occorre ottimizzare i processi e informatizzarli, applicando la tecnologia ed eliminando così costi e sprechi di tempo. Le esigenze specifiche alla base dell’implementazione del nuovo sistema sono di carattere amministrativo, in particolare per quanto riguarda la conservazione sostitutiva di alcuni registri contabili, e la protocollazione e archiviazione dei documenti fiscali: «Devo dire che in entrambi i casi – continua De Matteis – le aree aziendali coinvolte hanno accolto favorevolmente l’introduzione di strumenti in grado di semplificare la gestione dei documenti».
OBIETTIVI E PRIORITA’
Proseguendo nel percorso della gestione informatizzata, CIA ha avviato progetti di dematerializzazione delle relazioni con i fornitori. «Per il momento, in cooperativa ci limiteremo a gestire ordini e conferme EDI (Electronic Data Interchange) con i fornitori, oltre agli avvisi di spedizione (Despatch Advice) specifici per la gestione della tracciabilità in ricezione merci». Secondo Giuseppe Corazza, direttore della progettazione e produzione in Di.Tech e key account per CIA, gli aspetti fondamentali del progetto sono legati al recupero di efficienza grazie al digitale ma anche al change management. «La soluzione implementata presso il cliente è composta da due moduli» – spiega il manager. «Il primo, implementato presso la società di servizi contabili, riguarda il processo di gestione delle fatture fornitori dei punti vendita integrata con il sistema contabile e l’archiviazione elettronica e il secondo, installato in CIA, riguarda la gestione di tutti i processi del centro distributivo (ciclo attivo e passivo) e la archiviazione sostitutiva». Il progetto è iniziato con l’assessment dei processi interni e la definizione delle priorità. Poi, è seguita la fase di implementazione della soluzione, mentre adesso è in corso il roll-out nei punti vendita di CIA, che verrà ultimato nel giro dei prossimi mesi. Gli obiettivi da conseguire nel corso di quest’anno comprendono l’archiviazione sostitutiva dei registri contabili e l’estensione dell’EDI tra i fornitori e il centro distributivo. «Ho visto grande attenzione da parte di CIA alla delicata gestione del change management che non riguarda solamente l’aspetto tecnologico, ma soprattutto quello culturale». L’ascolto da parte del top management dei bisogni dei collaboratori e la comunicazione interna sui vantaggi del nuovo sistema sono molto importanti per la riuscita del progetto: «Siamo orgogliosi di essere partner tecnologico di CIA e di supportare l’azienda nel suo viaggio verso il digitale».
