Grazie ad Archiva, Eismann Italia ha dematerializzato completamente ciclo attivo e ciclo passivo, libri contabili e note spese, con un notevole risparmio sia in termini di costi che di tempi
La ricerca dell’efficienza passa anche dall’eliminazione della carta. Questo è almeno ciò che l’esperienza di Eismann Italia sembra dimostrare in modo chiaro e inconfutabile. Aiutata da un’azienda che ha fatto della dematerializzazione una delle proprie missioni: Archiva Group. Ne abbiamo parlato con Paolo Baltieri, chief financial officer di Eismann Italia: «Eismann Italia è entrata in contatto con Archiva nel 2001 e ha iniziato da lì quella che io chiamo la lotta alla carta». In che senso? «Nel senso che di solito dove c’è carta c’è spreco di risorse sia in termini di costi che di tempo».
Meno carta, più efficienza
Eismann Italia è la filiale nazionale del Gruppo tedesco Eismann, presente nel mercato europeo della vendita di alimenti surgelati da 30 anni. «Il giro d’affari di Eismann Italia è di circa 110 milioni di euro, operiamo con 850 funzionari di vendita e abbiamo un assortimento di 400 articoli, con un parco di 350mila clienti» – dichiara Baltieri. Oltre ai prodotti surgelati, che ne costituiscono il core business, Eismann ha di recente aggiunto al proprio catalogo anche altri alimenti, quali il caffè e l’olio. I venditori, alla guida degli 850 furgoni della flotta, vanno a trovare ogni due settimane i clienti, fornendo loro i prodotti ordinati a catalogo via Internet o direttamente dal funzionario che effettua le consegne (“il tuo Eismann”).
«La carta è la cartina al tornasole per scovare le inefficienze» – continua Baltieri. «Per questo, con Archiva, abbiamo cominciato già nel 2001 a dematerializzare il ciclo attivo, operando su quattro milioni di fatture nostre, che sono state portate in archiviazione digitale». In seguito, Eismann ha lavorato sul ciclo passivo, operando su circa 30mila fatture, oltre ai libri contabili e tutta la gestione delle note spese.
Una vera rivoluzione
«Attualmente, abbiamo in sede meno personale del 2001, quando abbiamo iniziato questa vera e propria rivoluzione. Questo tenendo conto che nel frattempo il nostro fatturato è raddoppiato, passando da 55 a 110 milioni di euro». Non solo. Avendo 850 furgoni continuamente in giro per l’Italia, i documenti sono moltissimi: «Un furgone refrigerato ha bisogno di vari documenti per viaggiare: oggi, li abbiamo digitalizzati, per cui non abbiamo più l’archivio in sede e la ricerca di documenti specifici è diventata molto più veloce».
Ma il vero salto di qualità, sottolinea Baltieri, è stato fatto verso il 2012, quando Eismann Italia è stato il primo cliente di Archiva ad andare su Early.Archiva, il servizio di Archiva Group che permette di dematerializzare tutti i documenti del ciclo passivo prima che entrino in azienda, integrando nei sistemi informativi aziendali le informazioni in essi contenute.
ROI e vantaggio concreto
«Oggi, tutte le nostre fatture arrivano ad Archiva, che le apre, le scansiona in modo intelligente e, collegandosi al nostro sistema SAP, fa una pre-registrazione in prima nota, in modo che le mie colleghe, la mattina, devono semplicemente controllarle e validarle». Il risultato? «Sono spariti tutti i tempi morti relativi alla gestione dei documenti. Normalmente, per gestire una fattura in distinta base ci volevano 7,7 minuti: oggi sono diventati 2,3». I vantaggi? «Molteplici» – dichiara Baltieri. «A partire dalla possibilità, offerta dalla diminuzione dei tempi di lavorazione, di riorganizzare il reparto contabilità, ridistribuendo la forza lavoro in altre aree scoperte dell’azienda. In questo genere di progetti, si ottiene successo se si ragiona in termini di ROI, con vantaggi concreti e tempi brevi».
