Nota Spese è l’applicativo web che supporta sia il dipendente in viaggio, sia il personale amministrativo che gestisce la missione. Si controllano i costi e si velocizza il flusso di lavoro, mentre tutte le funzioni aziendali coinvolte hanno il quadro della situazione in ogni momento
La gestione della nota spese e dei rimborsi per missioni può diventare un aspetto difficile da governare per le aziende dove sono molti gli attori coinvolti nei processi di lavoro. Non solo il dipendente che viaggia e il trasfertista, ma anche i responsabili amministrativi e quelli dell’area contabilità e controllo.
Per semplificare le attività di quest’area, nasce Nota Spese il nuovo strumento interamente dedicato al personale in missione e a chi, dall’azienda, deve avere tutto sotto controllo. «Grazie alla semplicità di utilizzo e all’automatizzazione dei processi di contabilità, le aziende, soprattutto quelle piccole e medie possono realizzare dei notevoli vantaggi e una significativa riduzione dei costi indiretti –spiega Linda Gilli, presidente e amministratore delegato di Inaz–. Tutti i software aziendali di Inaz si muovono in questa direzione, e Nota Spese ne è il perfetto completamento».
Lo sviluppo di Nota Spese è avvenuto in collaborazione con Nilobit CZ, software house di cui nel 2014 Inaz ha acquisito una quota di maggioranza. «Il nostro obiettivo di offrire il più efficace supporto possibile a tutte le funzioni aziendali coinvolte nella gestione della trasferta e nella rendicontazione e gestione dei successivi rimborsi –spiega Fabio Fantoni, amministratore e uno dei soci fondatori di Nilobit– Il nuovo software supporta la rendicontazione delle spese, la prenotazione di biglietteria e hotel, il monitoraggio dei flussi autorizzativi ed approvativi e specifici report sulle trasferte. Gestisce inoltre le auto aziendali, le ore in trasferta e il calcolo delle diarie».
Con Nota Spese si interfacciano in tempo reale tutte le persone che a vario titolo concorrono alla gestione di trasferte e missioni: l’ufficio viaggi e prenotazioni, il responsabile EDP, il responsabile paghe, la tesoreria, la segreteria amministrativa, i responsabili contabilità e finanziari. Tanti attori e una garanzia, quella della sicurezza: l’accesso alle informazioni è profilato per ciascun utente, che interagisce con il sistema in modo intuitivo e senza che siano richieste particolari competenze informatiche.
Nota Spese viene aggiornato per riflettere sempre le categorie contabili e legislative in vigore, affinché sia possibile usare i dati per fini fiscali.
Il software funziona via browser su pc, smartphone e tablet, ed e’ gia allo studio la versione mobile app.
