La semplicità è l’unico antidoto possibile alla complessità crescente. Come semplificare principi e regole per ridurre il rischio e garantire la continuità operativa dei processi
Solo dopo che si è verificata un’emergenza imprevista, si stabiliscono le regole per governarla. La storia dei disastri e delle crisi lo dimostra. Spesso si procede per tentativi e aggiustamenti, senza considerare che i piani di emergenza si scrivono a partire da un obiettivo ben definito: garantire che un determinato evento non ci danneggi. Il cambiamento obbliga a uscire dalla propria comfort zone, per guardare gli eventi dall’esterno e non solo dal nostro punto di vista. Ma da dove si comincia per scrivere un business continuity plan (BCP) efficiente?
Il segreto è “allenarsi” a prevedere l’imprevedibile, fine del mondo compresa! L’improvvisazione non è ammessa. Questo è un lavoro da professionisti dotati di un certo spirito d’avanguardia e molta fantasia. Non avere accesso alle informazioni per un periodo di tempo indeterminato può avere delle conseguenze inimmaginabili. La simulazione di un blocco dell’infrastruttura IT può consentire di analizzare le conseguenze e di valutare le azioni da intraprendere. Lo stop di un’ora può essere facilmente calcolato: si parte dai costi fissi annuali e si dividono per le ore di lavoro effettive.
In questo modo, si ottiene una grandezza che può essere utilizzata come coefficiente per determinare l’impatto economico di un ipotetico guasto improvviso. A questo dato di base – però – si dovrebbero aggiungere i costi di ripristino e altri valori più complessi che dipendono dal tipo di industry. Inoltre, ci sono da considerare il danno d’immagine, la perdita di credibilità e di clienti, i costi indotti per le attività procrastinate, per le attività che si basano su web, l’interruzione della tracciabilità per la logistica, la rapidità di opzione per la finanza, la mancata recezione di ordini per la produzione e così via…
Mai sfidare la sorte
Non si tratta di calcolare la probabilità che un evento imprevisto possa tradursi in un danno per l’azienda. La questione fondamentale è essere pronti quando questo succederà. Il fatto che un evento sia improbabile non significa che non possa verificarsi oppure che non possa ripetersi immediatamente dopo la prima volta. Un’importante azienda italiana che si occupa di colorazione del pellame a livello mondiale, con sedi negli USA, Asia e Africa, ha perfezionato un business continuity plan (BCP) dei sistemi informatici e lo ha approvato nel 2014, testandolo con switch del sistema principale verso un sistema di soccorso. A marzo di quest’anno, si è verificato un blocco improvviso del sistema informatico principale. L’azienda ha affrontato subito l’evento senza conseguenze, a parte il fatto di dover riparare il sistema principale. Dopo aver accertato – però – che la riparazione non aveva tempi certi, la possibilità di essere colpiti da un fermo della macchina di soccorso in uso ha spinto l’impresa a dotarsi di un secondo BCP, che si è subito rivelato provvidenziale, a causa della caduta del sistema di soccorso a poche ore di distanza dall’adozione del nuovo piano.
Quando il caso diventa caos
Sono quattro i pilastri fondamentali di un BCP efficiente, più un elemento essenziale: 1) l’analisi dettagliata; 2) l’obiettivo del piano; 3) le persone coinvolte; 4) la documentazione descrittiva delle procedure. E infine, c’è il vero trucco: la semplicità d’esecuzione.
Inoltre, in qualsiasi situazione d’emergenza, il panico e la possibilità di commettere errori rappresentano due variabili inversamente proporzionali. Per eliminare l’errore umano che già deve confrontarsi con l’imprevisto, è fondamentale che il BCP sia “semplice” affinché possa essere eseguito facilmente, e non meno importante che vi sia un “complice” (detto anche partner) che comprovi il piano con test e occhio critico.
Se decidete d’implementare un business continuity plan in grado di mettervi al riparo da eventi imprevisti e di essere davvero utile al momento del bisogno, ponetevi nelle condizioni di accettare i suggerimenti del vostro partner “complice”, anche quando vi sembreranno banali o scontati. Non affidatevi mai al caso, perché è un pozzo pieno di sorprese sulle quali è meglio non fare affidamento.
Vincenzo Todisco, managing director – QSL Italia
