Con WebRainbow, la ULSS 9 ottimizza la sua efficienza operativa e i tempi amministrativi
Il cliente
Attraverso due presidi ospedalieri (l’Ospedale di Treviso e l’Ospedale di Oderzo) l’ULSS 9 di Treviso opera su un territorio che comprende 37 comuni e circa 430.000 abitanti, disponendo di circa 1.200 posti letto e 5.000 dipendenti.
L’azienda ha da sempre riservato grande attenzione all’innovazione tecnologica. Nel 2008 l’area clinico-sanitaria ha intrapreso un piano di digitalizzazione, raggiungendo nel tempo un elevato grado di informatizzazione dei processi, grazie al progetto OSCAR (Ospedale Senza CARta), finalizzato all’introduzione della Cartella Clinica Elettronica.
La soluzione
A partire dal 2013, il processo di digitalizzazione ha coinvolto anche l’area amministrativa e, grazie alla collaborazione con Hitachi Systems CBT è stata introdotta in azienda la piattaforma WebRainbow per la gestione del workflow dei processi amministrativi, tra cui ad esempio quella per la dematerializzazione del ciclo passivo, che rappresenta il processo produttivo più ingente in ambito amministrativo.
Il progetto è partito in sperimentazione sul Dipartimento che comprende il Servizio Sistemi Informativi, con una fase iniziale di mappatura e analisi dei processi amministrativi esistenti e delle procedure che li regolano, in collaborazione con i referenti amministrativi del Servizio Economico-Finanziario.
L’analisi ha permesso di riprodurre i processi del Dipartimento sulla piattaforma, che integra i sistemi già presenti in azienda e garantisce la digitalizzazione non solo dei documenti, ma anche delle loro procedure di approvazione, verifica e firma remota. Grazie alla piattaforma è stato possibile inoltre gestire le delibere, la verifica degli ordini di acquisto, la registrazione dei documenti di verifica e la dematerializzazione delle fatture.
L’introduzione della soluzione è stata inoltre propedeutica all’adeguamento della ULSS alla fatturazione elettronica, obbligatoria per la PA a partire dal 31 marzo 2015, e ha permesso all’ULSS di anticipare alcuni passi per la gestione di questo cambiamento. Il processo di digitalizzazione ha, infine, portato alla completa dematerializzazione del ciclo passivo: prima dell’introduzione della piattaforma tecnologica, le fatture dei fornitori venivano trasmesse all’ULSS in versione cartacea, con un dispendio di risorse in termini di costi e tempi per chi doveva provvedere a scansionarle e introdurle nel sistema. Tramite WebRainbow la verifica e l’approvazione del ciclo sono gestiti in formato digitale e grazie alla firma dei diversi documenti la ULSS può agevolmente procedere alla conservazione a norma di legge.
La soluzione scelta dall’ULSS 9 si connota come un cloud privato, in quanto il sistema è installato sul datacenter dell’azienda sanitaria ed è accessibile via intranet dalla sola rete aziendale. La piattaforma consente inoltre di gestire e firmare in modalità remota – tramite tablet – le delibere. Attualmente la soluzione è attiva su 15 dei 25 servizi amministrativi dell’ULSS e viene utilizzata quotidianamente da oltre 550 utenti; il percorso di ampliamento, che si completerà entro la fine del 2015, prevede la gestione di circa 50.000 documenti.
I benefici
Le iniziali resistenze incontrate dal progetto, a causa degli evidenti impatti sulle procedure e sull’intera organizzazione, sono state arginate grazie al prezioso committment della Direzione Strategica, la quale ha stimato i benefici in termini di efficienza legati alla dematerializzazione del ciclo passivo con un risparmio di circa il 20-25% del tempo del personale amministrativo. La maggiore tracciabilità delle operazioni, grazie alla semplicità di controllo dell’intero processo e alla progressiva standardizzazione delle attività operative, ha fatto in modo che tale progetto sia visto con attenzione da parte di altre strutture sanitarie venete, con cui l’ULSS 9 ha in atto delle collaborazioni e con cui potrebbero essere ipotizzati meccanismi di riuso.
